När du ska beskriva forskningsdata för att dela dessa data i den nationella katalogen är det bra att först förbereda vissa saker. På denna sida finns en guide som hjälper dig steg för steg i processen. Här hittar du även svar på vanliga frågor om att beskriva data i systemet Doris och att dela data via SND:s katalog.
Vad är Doris och SND:s katalog?
Svensk nationell datatjänst (SND) driver den nationella katalogen för forskningsdata. När du ska publicera forskningsdata i SND:s katalog använder du ett system som heter Doris (SND:s dataorganiserings- och informationssystem). Efter att du beskrivit dina data i Doris granskas informationen innan den publiceras i katalogen.
Sök forskningsdata i den nationella katalogen från Svensk nationell datatjänst.
Guide för att beskriva forskningsdata i Doris
Doris är uppdelad i sju avsnitt. För att spara tid och underlätta arbetet är det en god idé att förbereda dig utifrån nedanstående guide innan du går in i Doris för att börja beskriva forskningsdata.
1. Tillgänglighet, ansvar och roller
Vilket lärosäte är huvudman för forskningen? Om det är ett samarbete mellan flera organisationer måste ni bestämma vilken organisation som äger vilka data. Ägaren av data ansvarar också för tillgängliggörandet.
Gör i ordning en lista med namn och organisatorisk tillhörighet på alla skapare (upphovspersoner) samt en kontaktperson.
Var kommer era data att lagras?
Kommer era data vara öppet tillgängliga och möjliga att ladda ner? Innehåller era data personuppgifter eller annan skyddsvärd information som inte får göras öppet tillgänglig?
2. Allmän beskrivning
Ange titel på både svenska och engelska. Om det inte finns en vedertagen svensk titel går det bra att titeln endast är på engelska.
Beskriv era forskningsdata så ingående som möjligt så att det blir lätt för andra att förstå vilken sorts data det är samt hur den är framtagen och bearbetad.
Tänk på att samordna den svenska och den engelska beskrivningen. Vilken beskrivning läsaren ser beror på vilket visningsspråk hen valt i SND:s katalog. Det går bra att skriva en förkortad beskrivning på svenska, men i så fall är det viktigt att referera till den engelska beskrivningen för de detaljer som saknas i den svenska versionen.
3. Ämnesområden och nyckelord
Välj ämnesområde och nyckelord.
Du kan välja nyckelord från kontrollerade vokabulär och även komplettera med egna nyckelord. Ju fler nyckelord du använder, desto lättare blir det för andra intresserade att hitta till din databeskrivning.
4. Geografisk täckning
Om lämpligt, välj ett geografiskt område för studien.
5. Data, insamling och åtkomst
Organisera och beskriv era uppsättningar av data på svenska och engelska.
Vilka uppsättningar av data ingår?
Har varje uppsättning av data en informativ titel? Titeln är viktig, därför att den syns tillsammans med DOI i citeringsförslaget.
Vilka datafiler ingår i en enskild uppsättning av data?
Vilka dataformat har filerna? Använd så långt som möjligt dataformat med öppen källkod och pdf/a-format. Om en uppsättning data innehåller icke-öppna filformat, beskriv gärna hur filerna kan öppnas.
Hur skapades datafilerna, vad innehåller de och vad kan de användas till?
Vem har skapat vilka uppsättningar av data?
Vilken upphovsrättslicens ska olika delar av era forskningsdata ha?
6. Publikationer
Ange referenser till publikationer med resultat som bygger på era data. Var noga med att ange DOI och andra permanenta identifikatorer. Det går bra att komplettera med fler publikationer i efterhand.
Bifoga en eller flera filer som beskriver delar eller hela uppsättningar av data. Det kan till exempel vara en eller flera beskrivande textfiler. Filerna med dokumentation är viktiga eftersom de innehåller information som behövs för att andra ska kunna förstå och återanvända era forskningsdata.
Vanliga frågor om Doris och SND:s katalog
Vad räknas som forskningsdata?
Material som ligger till grund för vetenskaplig analys räknas som forskningsdata. Det kan till exempel vara:
textdokument
kalkyldokument
ljudsekvenser
bilder
filmer
register
databaser
webbsidor.
Ur ett arkivperspektiv räknas handlingar, så som de definieras i tryckfrihetsförordningen, som forskningsdata. Det innebär att allt som är fäst på ett medium som går att ta del av upprepade gånger är en handling.
Vilka forskningsdata kan beskrivas i SND:s katalog?
Alla forskningsdata som har tagits fram i enlighet med gällande lagstiftning, med god etik och forskningssed kan publiceras i SND:s katalog. Forskningsdata som innehåller personuppgifter får INTE laddas upp utan måste lagras lokalt vid Umeå universitet.
Hur lång tid tar det innan beskrivningen i Doris publiceras i SND:s katalog?
Biblioteket granskar forskningsdata och dess beskrivning enligt SND:s policy för granskning av data och metadata. Hur lång tid det tar att publicera en katalogpost beror på hur väl forskningsdata är dokumenterade sedan tidigare och du får vara förberedd på att det kan ta lite tid.
Databeskrivningen går igenom en granskningsprocess i flera led. Processen påminner om den granskningsprocess som sker när en artikel skickas till en vetenskaplig tidskrift. Minst två sakkunniga personer granskar beskrivningen och de gör det oberoende av varandra i två steg:
Beskrivningen och uppsättningar av data granskas av medarbetare vid Umeå universitetsbibliotek.
Reviderad version skickas vidare till SND centralt för ytterligare kvalitetskontroll.
Databeskrivningen behöver vanligtvis revideras en eller flera gånger innan den publiceras.
Vi väntar på att en artikel som bygger på våra data ska publiceras. Kan vi göra beskrivningen av forskningsdata men vänta med att publicera den?
Ja, det är möjligt att beskriva data i förväg. Det är bara en fördel att beskriva forskningsdata i god tid innan beskrivningen faktiskt ska publiceras.
Databeskrivningen publiceras först när den ansvariga forskaren har godkänt det. Om granskningen av en databeskrivning blir klar medan en artikel fortfarande genomgår referentgranskning så väntar SND med publicering av databeskrivningen tills forskaren meddelar att det är dags att publicera. Samma sak gäller när forskningsdata genomgår en sluten referentgranskning hos tidskriften.
Kan jag lagra forskningsdata hos SND?
Forskningsdata utan personuppgifter SND kan lagra forskningsdata som inte innehåller personuppgifter eller annan skyddsvärd information. Som forskare kan du själv ladda upp datafiler upp till 500 MB direkt via Doris. Om du har datafiler som är större än 500 MB kan du få hjälp med att ladda upp dem. Kontakta i så fall SND.
På sikt kommer alla forskningsdata lagras lokalt vid lärosätet och endast beskrivas i SND:s katalog.
Forskningsdata som innehåller personuppgifter
Forskningsdata som innehåller personuppgifter kan du enbart beskriva i SND:s katalog. Lagringen av känsliga data måste ske på en säker lagringsplats på det lärosäte där forskningen har utförts.
Kan jag beskriva forskningsdata i SND:s katalog om de redan finns registrerade i en annan katalog eller repositorium?
Det går utmärkt att beskriva forskningsdata i SND:s katalog även när de redan finns i ett annat repositorium. Tänk bara på att samordna metadatabeskrivningarna så att uppgifterna stämmer överens. Du kan länka från posten i SND:s katalog till databeskrivningar i andra källor genom att ange en permanent identifikator som länk, till exempel en maskinläsbar DOI.
