När forskningsdata ska lagras långsiktigt så bör den kopplas till en utförlig metadatabeskrivning, enligt de standarder som är aktuella inom forskningsområdet. En bra metadatabeskrivning är centralt för att uppfylla FAIR-principerna. Metadatabeskrivningarna bör finnas öppet tillgängliga även om åtkomsten till forskningsdata är begränsad och metadata ska finnas kvar även om data gallras.
Metadata beskriver det viktigaste
Metadata är information om en annan resurs, i det här fallet forskningsdata. Genom metadata blir resursen möjlig att hitta och förstå utan att en användare eller en maskin behöver hantera resursen som sådan.
Metadata har ett värde i sig och ska finnas kvar även om forskningsdata gallras. Genom metadata är det möjligt att förstå sammanhanget som ligger till grund för projektets publikationer och att använda liknande metoder för att göra liknande studier, även om forskningsdata inte är möjlig att dela eller inte längre finns. Det är ofta betydligt mindre resurskrävande att långtidslagra metadata än vad det är att lagra stora mängder forskningsdata.
Utförliga metadatabeskrivningar av hög kvalitet är centralt för att uppfylla FAIR-principerna. Forskningsdata behöver inte göras fritt tillgängliga för att uppfylla FAIR, men om tillgången till data är begränsad på något sätt ska detta anges i beskrivningen.
När forskningsprojektet är slut och projektets data ska långtidslagras i ett arkiv eller ett repositorium så är det dags att göra en utförlig metadatabeskrivning av projektets data. Metadatabeskrivningen görs enligt de standarder och med de kontrollerade nyckelord som är aktuella inom forskningsområdet.
Arbetet underlättas om du redan vid projektets start funderar över vilken metadatastandard du troligen kommer att använda dig av. Metadatastandarden kan ge dig information om vilken information som kommer att behövas, så att du kan samla, dokumentera och sammanställa underlag till metadata fortlöpande.
Det finns olika typer av metadata. Tillsammans gör de så att det är möjligt att förstå en resurs på ett komprimerat sätt, utan att ha direkt tillgång till den. Metadata bör, så långt det är möjligt, vara läsbar både för människor och för maskiner. Då blir resursen sökbar genom så många kanaler som möjligt. Ju generösare information i metadatabeskrivningen, desto bättre.
Strukturen på hur metadata presenteras kan se olika ut beroende på vilken metadatastandard som används. Det finns flera etablerade metadatastandarder. Använd en metadatastandard som är etablerad inom ditt forskningsfält och som passar dina data och publikationer.
En utförlig metadatabeskrivning kan innehålla information om:
Resursens innehåll och struktur
Data som beskriver resursens innehåll. Det kan till exempel vara:
Nyckelord
Sammanfattning eller abstract
Sidnummer
Innehållsförteckning
Relationer mellan material och data som bygger på varandra, till exempel kodnycklar och databaser
Resursens upphov
Data som beskriver resursens upphov. Till exempel information om:
Författare eller upphovspersoner
Lärosäte
Forskningsinfrastrukturer
Samarbeten
Kontaktuppgifter
Finansiärer
Resursens uppkomst
Data som ger information om och beskriver resursens uppkomst och härkomst. Till exempel information om:
Metod
Process
Källa
Källtyp
Sammanhang, eller faktorer som kan ha påverkat utfallet
Tidpunkten när data skapades och senast uppdaterades
Andra datakällor som har använts.
Andra datakällor kan till exempel bestå av återanvänd data från egna eller andras tidigare forskningsprojekt eller data från offentliga datakällor. När data från andra källor än forskningsprojektet har använts så ska referens och utförlig hänvisning till dessa datakällor också finnas beskrivna i metadata.
Det är viktigt att beskriva hur olika data och delar av den information som rör forskningsdata bygger på varandra. Till exempel:
information om vilka kodnycklar som gäller för vilka dokument
vilka dokument som beskriver enheter och kategorier som gäller för mätningar
hur olika versioner av frågebatterier bygger på varandra
hur olika sätt att hämta information från informanter bygger på varandra
vilka data som har använts för att berika andra data
vilka inspelningar som hör till vilka transkriberingar.
Administrativa uppgifter, åtkomst och begränsningar
Administrativ och teknisk metadata om tillgång till resursen, till exempel information om:
När metadata skapades och senast uppdaterades
Rättigheter och licenser
Är data tillgänglig att läsa och sprida ?
Är det ok att återanvända data eller behövs tillstånd?
Tillgång till materialet och hur det går till
Behövs särskilda tillstånd och hur ansöker man om det?
Vem har ansvar för lagringen av data?
Administrativa kontaktuppgifter, till exempel till arkiv eller kontaktperson
Teknisk åtkomst
Beständiga länkar
Tekniska protokoll för åtkomst
Resursens placering i det fysiska rummet
Registrera forskningsdata hos SND
Universitetet använder sig av Svensk nationell datatjänsts nationella katalog för forskningsdata. Bibliotekets forskningsdatateam granskar de registreringar som universitetets forskare gör i SND:s tjänst Doris för att se till att registreringen uppfyller kraven för registrering i katalogen samt FAIR-principerna. Logga in på "Mina sidor" hos SND för att registrera forskningsdata.
Du som är forskare kan få hjälp både från biblioteket och från SND om du har frågor som rör registrering och metadata.
