Manual: Kontrollera och publicera studentuppsats

Examensarbeten som produceras vid Umeå universitet ska registreras i DiVA (Digitala vetenskapliga arkivet) och en pdf av uppsatsen ska laddas upp för att arkiveras. Med studentens godkännande kan uppsatsen också publiceras i fulltext och bli öppet tillgänglig i DiVA.

Blankett för medgivande till fulltextpublicering

Studenten lämnar sitt medgivande till fulltextpublicering genom att godkänna publiceringsvillkoret när hen registrerar sin uppsats i DiVA. Om uppsatsen har flera författare måste alla författare lämna sitt medgivande genom att fylla i en blankett som också ska arkiveras i DiVA. Blanketten finns på svenska och engelska. Om institutionen har en egen medgivandeblankett kan den användas istället.

Börja kontrollen

När en student har registrerat sin uppsats i DiVA ska du kontrollera registreringen och publicera uppsatsposten i DiVA. Detta görs i tre steg:

1. Du kontrollerar att uppgifterna som studenten registrerat i DiVA överensstämmer med de som finns i uppsatsen och kompletterar uppgifterna vid behov.
2. Du arkiverar eller publicerar filen med uppsatsen. Om uppsatsen har flera författare och ska publiceras i fulltext, ska en blankett med studenternas medgivande till fulltextpublicering arkiveras i DiVA.
3. Du kontrollerar att allt är korrekt och publicerar uppsatsposten i DiVA.

Logga in i DiVA med ditt Umu-id. 

Klicka på Publicera. Här finns en lista med de uppsatsposter som du har rätt att administrera.

Klicka på den post som du vill kontrollera.
Om en uppsatspost som du ska kontrollera saknas kan det bero på att:

• Studenten inte har angett rätt institution (och eventuellt program) vid registreringen. Då syns inte posten för dig som administratör.
• Posten redan är publicerad. Kontrollera detta genom att söka efter uppsatsen i DiVA.

Kontakta biblioteket om du inte hittar uppsatsposten i DiVA.

1. Kontrollera uppgifter

Du ska nu kontrollera att uppgifterna som studenten angett i DiVA överensstämmer med de uppgifter som finns i uppsatsen. Om uppgifter saknas kompletterar du dessa.

• Klicka på fulltext högst upp i fältet till vänster för att öppna filen med uppsatsen.
• Kontrollera att filen innehåller den godkända versionen av uppsatsen.
  Om filen inte går att öppna, eller det är fel version av uppsatsen, be studenten skicka en ny fil. Studenten kan inte i efterhand själv ändra i DiVA-posten.
• Kontrollera att uppsatsen inte innehåller några känsliga personuppgifter.

Nedanstående uppgifter bör vara registrerade i DiVA-posten. Institutionen kan ha bestämt att andra uppgifter utöver dessa ska finnas med.

• Författare (namn och institution)
• Titel
• Examen (uppsatsnivå och antal högskolepoäng)
• År
• Antal sidor
• Nationell ämneskategori

När du kontrollerat uppgifterna, klicka på Fortsätt.

2. Hantera filer

I det här steget ska du antingen arkivera eller publicera filen med uppsatsen. Om uppsatsen har flera författare och ska publiceras i fulltext, ska en blankett med studenternas medgivande till fulltextpublicering arkiveras i DiVA. 

Endast arkivering

Godkänn arkiveringen genom att klicka på den gråa pilen till höger om fulltexten.

Klicka på Fortsätt.

Fulltextpublicering

Publicera fulltexten genom att klicka på den gröna pilen till höger om fulltexten.

Uppsatser med flera författare:

Om medgivandeblanketten är uppladdad av studenten arkiverar du den genom att klicka på den gråa pilen till höger om blanketten.

Om det inte finns någon medgivandeblankett laddar du upp och arkiverar en sådan (se avsnittet Ladda upp medgivandeblankett).

Ladda upp medgivandeblankett

Klicka på Ladda upp fler filer

När ska filen göras fritt tillgänglig?*

• Välj ”Endast arkivering”.

Typ*

• Välj ”bilaga” och ”pdf”.

Klicka på Bläddra och välj filen med studenternas medgivande till fulltextpublicering. När filen är uppladdad visas den i listan “Uppladdade filer”.

Klicka på Fortsätt.

Radera fil

Klicka på det röda krysset till höger om filen för att radera den.

Ladda upp ny fulltext

Klicka på Ladda upp fler filer

När ska filen göras fritt tillgänglig?*

• Välj om filen med uppsatsen ska göras fritt tillgänglig eller om den endast ska arkiveras i DiVA.

Typ*

• Välj ”fulltext” och ”pdf”

Klicka på Bläddra och välj filen med uppsatsen. När filen är uppladdad visas den i listan “Uppladdade filer”.

Om uppsatsen endast ska arkiveras: Gå vidare till nästa steg genom att klicka på Fortsätt.

Om uppsatsen ska göras fritt tillgänglig: Klicka på den gröna pilen till höger om filen för att publicera den. Bocka i rutan ”Jag godkänner publiceringsvillkoret”.

Klicka på Fortsätt.

3. Granska och publicera

Här ser du en sammanställning av de uppgifter som är registrerade.

Kontrollera att allt blivit rätt. Om du vill ändra något klickar du på Ändra uppgifter eller Tillbaka.

När ska posten publiceras i DiVA?

I fältet ”Tillgänglig från” kan du välja du datum (och eventuellt tid) för när uppsatsposten ska publiceras i DiVA. Om posten ska publiceras direkt lämnar du fältet tomt.

Ändra en publicerad post

Du kan göra ändringar i poster i DiVA som du har administratörsrättigheter till. Du kan till exempel ändra uppgifter i posten, radera posten eller avpublicera den.

Om du behöver göra ändringar, logga in i DiVA och klicka på Ändra/Radera post.

Skriva ut manualen

Sidan går att skriva ut eller spara som pdf via webbläsarens utskriftsalternativ.