Information till studenter och medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 31 mars 2020)

Hoppa direkt till innehållet
printicon

För medarbetare

(Uppdaterad 2020-03-30, kl. 17.05) Umeå universitet uppmanar medarbetare att i överenskommelse med närmsta chef helt eller delvis arbeta hemma med de arbetsuppgifter som är möjliga att utföra på distans. Medarbetare som upplever symptom – även lindriga – ska stanna hemma och uppmanas undvika sociala kontakter.

Medarbetare över 70 år uppmanas att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer och begränsa sina nära kontakter med andra, och därmed undvika besök på universitetets campus. 

Frågor och svar för medarbetare

Är det tillåtet att ta med sig datorskärm för bättre arbetsmiljö vid hemarbete?

Om berörd chef så godkänner är det tillåtet att ta med sig datorskärm för bättre arbetsmiljö vid hemarbete.

Hur bör transporten hanteras?

Transporten ordnar man i så fall med själv. Om du inte har möjlighet att transportera hem skärmen på egen hand kan du be en kollega om hjälp.

Vad händer om skärmen skulle gå sönder?

Skulle skärmen gå sönder står arbetsgivaren för kostnaden, under förutsättning att normal försiktighet har iakttagits.

Hur övergår jag till digitala former för undervisning och möten?

För medarbetare som kan och har behov av att gå över till digital undervisning och digitala mötesformer finns en sammanställning av de alternativa tekniska lösningar som universitetet rekommenderar.

Läs mer om digital undervisning

Läs mer om digitala mötesformer

Jag har nyligen varit utomlands – vad ska jag göra?

Alla medarbetare ska arbeta hemifrån i två veckor efter återkomst till Sverige, oavsett hälsotillstånd. Beslutet gäller oavsett land som besökts och även om du inte har symptom. Kom överens med din chef om dina arbetsuppgifter under perioden.

Hur ska jag agera om jag är förkyld eller har andra sjukdomssymptom?

Om du har sjukdomssymptom – även lindriga – ska du stanna hemma och undvika sociala kontakter. Kom överens med din chef om dina arbetsuppgifter under perioden. När du har varit symptomfri i två dagar kan du återgå till arbetet om det krävs att du är på plats. Även när du är frisk uppmanas du att, helt eller delvis, arbeta hemifrån om det är möjligt och i samråd med din chef.

Om en person i din närhet eller familj är sjuk, behöver du inte vara hemma på grund av detta om du själv är symptomfri. Fortsatt gäller dock att medarbetare uppmanas att arbeta hemma med de arbetsuppgifter som är möliga att utföra på distans.

Om du är för sjuk för att arbeta ska du anmäla sjukfrånvaro. Läs mer om sjukersättning och läkarintyg.

Behöver jag ett läkarintyg?

Tillfälliga rutiner från 13 mars 2020: Om du är sjuk längre än sju dagar behöver du i nuläget inte lämna in ett läkarintyg till din lönespecialist. Först om du blir hemma sjuk i mer än 21 dagar behöver du kontakta hälso- och sjukvården för att få ett läkarintyg.

Läs mer om sjukersättning och läkarintyg

Får jag lön som vanligt om jag måste jobba hemifrån?

Ja, eftersom du är i arbete.

Om dina arbetsuppgifter inte lämpar sig att utföras i hemmet har du ändå rätt till full lön utan avdrag i upp till fjorton dagar om du tvingas hålla dig ifrån ditt arbete på grund av lättare sjukdomssymptom eller för att du nyligen har varit utomlands. Om du däremot är för sjuk för att arbeta ska du sjukanmäla dig.

Jag vågar inte komma till jobbet eftersom jag är orolig för att bli smittad. Kan jag jobba hemifrån?

Medarbetare uppmanas att arbeta hemifrån om det är möjligt för att minska risken för smittspridning. Kom överens med ansvarig chef om att sköta arbetet hemifrån.

Jag tillhör en riskgrupp och är orolig – vad kan jag göra?

Medarbetare som tillhör riskgrupper utifrån sjukdom uppmanas kontakta sin närmaste chef för att diskutera möjligheterna att arbeta hemifrån.

Medarbetare över 70 år uppmanas att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer och begränsa sina nära kontakter med andra, och därmed undvika besök på universitetets campus.

En kollega hostar och verkar sjuk men är ändå på jobbet. Vad kan jag göra?

Universitetet följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer och uppmanar alla med symptom på sjukdom att stanna hemma. Alla individer är skyldiga att vidta försiktighetsåtgärder för att minska risken för smittspridning. Om du är orolig – påtala detta för din chef som kan samtala med den berörda kollegan.

Finns det extra (samtals)stöd och hjälp att få från företagshälsovården just nu?

Ja, kontakta Feelgood.

Vad gäller angående interna möten?

Fysiska möten ska så långt som möjligt ställs in eller ersätts med alternativa mötesformer. Ansvarig chef har att bedöma val av mötesformer i de fall det krävs.

Vad gäller angående att ta emot försändelser och leveranser till universitetet från utländska leverantörer?

Universitetet har inga planer på att begränsa leveranser från utländska leverantörer i nuläget.

Vad gäller för mig med klinisk kombinationstjänst?

Läs mer på sidan Covid-19-information till medarbetare med kliniska kombinationsanställningar

Förskolan/skolan är stängd. Vad gör jag som medarbetare och vårdnadshavare? 

Du ska i första hand, efter överenskommelse med chef, utföra arbetet hemifrån. Om detta inte är möjligt kan medarbetaren, efter överenskommelse med närmaste chef, vara hemma med bibehållen lön fram till dess att förskolan/skolan öppnas, dock längst i 14 dagar. 

Mitt barn är sjuk eller smittbärare. Vad gör jag som medarbetare och vårdnadshavare? 

Om ditt barn är sjuk eller smittbärare så gäller reglerna vid vård av barn (vab). För mer information se Försäkringskassans information om det nya coronaviruset.

Regeringen har aviserat att karensavdraget slopas. Vad innebär det för mig som medarbetare?

Umeå universitet har i dagsläget inte fått information om hur detta är tänkt att fungera. Inte heller Försäkringskassan har mer information att lämna. Innan vi fått klarläggande kring detta är det inte möjligt att genomföra eventuella ändringar på ett riktigt sätt. Vi kommer därför att fortsätta med karensavdraget och identifiera de individer som är berörda. Ytterligare information kommer att lämnas så fort reglerna klarlagts. 

 

Frågor och svar för chefer

Vad gäller angående medarbetare som ska påbörja sin anställning men som för närvarande befinner sig utanför EU?

Regeringen har beslutat att tillfälligt stoppa icke nödvändiga resor till Sverige från länder utanför EU/EES, Storbritannien och Schweiz. Personer som befinner sig utanför dessa länder kommer därför nekas inträde i Sverige om de inte omfattas av vissa undantag. Det finns också personer som befinner sig inom EU/EES, Storbritannien och Schweiz som kan ha svårt att ta sig till Sverige under rådande omständigheter.

Ett alternativ kan vara att flytta fram datumet då medarbetaren påbörjar sin anställning till dess att regler för inresor till Sverige medger att personen beviljas inresa. På så vis kan personen i fråga ges en fullgod introduktion på plats.

Av olika anledningar kan det vara svårt att flytta fram datumet då anställningen inleds. I så fall kan det vara ett alternativ att berörd medarbetare arbetar på distans och inleder sin anställning därifrån personen befinner sig. Ett sådant upplägg ska föregås av samråd med Personalenheten. Berörd medarbetare behöver se över sitt försäkringsskydd eftersom det inte finns ett fullgott skydd när man inte är på plats och arbetar i Sverige.

Medarbetare från länder utanför EU/EES samt medborgare från Schweiz måste ha ett beviljat uppehållstillstånd/arbetstillstånd innan anställningen kan ingås. Om det beslutas att personen ska påbörja anställningen på distans kan anställningsavtalet skickas med brev för underskrift. Ansökan om personnummer, öppnandet av bankkonto och dylikt kan inte göras på distans utan kräver fysiska möten i den mån det behöver ordnas.

Umeå universitet kan inte på förhand lämna besked om vilka personer som kommer beviljas tillstånd att resa in i Sverige utifrån nu gällande regler. Bedömning om huruvida en person uppfyller kraven görs vid gränsen och mer information finns att läsa hos Polismyndigheten.

Kontakta Personalenheten för mer information

Kan jag som chef tillåta mina medarbetare att arbeta hemifrån?

För att minska risken för smittspridning på arbetsplatsen ska du som chef uppmana alla medarbetare som har möjlighet att helt eller delvis arbeta hemifrån.

Kan jag som chef beordra en medarbetare att jobba hemma/på distans?

Ja, i dialog med medarbetaren. Det är också viktigt att du informerar arbetstagarorganisationen om detta, samt gör en riskbedömning i samverkan med skyddsombud.

Kontakta Personalenheten för mer information.

Vilka åtgärder kan jag som chef vidta om en medarbetare som verkar sjuk ändå infinner sig på arbetsplatsen?

Universitetet har stor tillförsikt till att alla medarbetare vill bidra till att minska risken för smittspridning och därför stannar hemma vid misstanke om sjukdom.

Om situationen uppstår har du som chef en skyldighet att försöka hindra smittspridning på arbetsplatsen. Det innebär att du som chef kan uppmana den medarbetare som verkar sjuk att sjukanmäla sig och gå hem för att inte smitta andra. Om en medarbetare inte vill gå hem kan du som chef tillfälligt beordra medarbetaren att arbeta på distans med bibehållen lön.

Du kan däremot inte beordra en medarbetare att vara ledig på grund av sjukdom. Det finns dock stöd i 6 kap, 10 § i villkorsavtalen att tillfälligt försätta en medarbetare ur tjänst. 

Kan jag som chef göra tillfälliga förändringar för att täcka upp för medarbetare som är frånvarande?

Så långt det är möjligt bör arbetsgivaren försöka komma överens med medarbetare om andra arbetsuppgifter. Medarbetare är dock skyldiga att utföra arbetsuppgifter som

  • omfattas av det kollektivavtal hen omfattas av
  • omfattas av det enskilda anställningsavtalet
  • personen har kvalifikationer för och som
  • har ett naturligt samband med verksamheten

Arbetsgivaren har rätt att göra de omdispositioner som behövs för att täcka oförutsedd och tillfällig personalfrånvaro på grund av sjukdom.

I dessa fall är det oftast nödvändigt att fatta besluten snabbt, om verksamheten ska kunna upprätthållas. Arbetsgivaren behöver därför inte, så länge det rör sig om högst tillfälliga omdispositioner, fullgöra sin primära förhandlingsskyldighet enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) innan ett sådant beslut fattas. Blir det däremot fråga om mer långvariga eller stora förändringar är arbetsgivaren förhandlingsskyldig innan beslutet fattas.

Kan jag som chef återta beviljad semester?

Nej, beslut om beviljad semester är bindande. Vi rekommenderar att du tar en diskussion med den medarbetare det gäller. Om det finns särskilda skäl att återta beviljad semester kan det finnas möjlighet att göra det.

Däremot är det möjligt för en medarbetare att återta sin beviljade semester frivilligt. I ett sådant fall bör också facket involveras, mest för att förebygga att det sedan framstår som om arbetsgivaren har pressat medarbetaren till att återta semestern.

Kontakta Personalenheten för mer stöd i frågan.

Kan jag som chef beordra övertid och mertid på grund av covid-19?

Ja, en pandemi är en omständighet som kan medföra att nödfallsövertid/nödfallsmertid kan beordras. Uttag av sådan övertid och mertid ska anmälas till berörda lokala fackliga organisationer snarast möjligt. Regler för detta finns i 4 kap. 5 § i villkorsavtalen, 7 § 3 mom. I affärsverksavtalen och 9 § 2 stycket och 10 § 2 stycket i Arbetstidslagen (1982:673). Om du har frågor kan du vända dig till Personalenheten.

Vad finns för stöd från Arbetsgivarverket?

Arbetsgivarverket uppdaterar löpande sin information kring vad som gäller arbetsrättsligt i denna situation.

Frågor och svar om coronaviruset