Information till studenter och medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 20 januari 2021)
(Uppdaterad 11 januari 2021 kl. 10.45) Rektor har beslutat att fram till den 7 juni 2021 bör examinationer genomföras digitalt eller genom andra anpassade examinationsformer,. förutsatt att rättssäkerhet och rimliga krav på kvalitet kan tillgodoses.
Studieadministrativa och studierelaterade frågor på grund av covid-19.
Ta hjälp av rekommendationerna för anpassad examination för att hitta nya sätt att examinera.
Examination bör ställas om till digitalt genomförande eller andra examinationsformer som inte innebär fysisk närvaro på campus, förutsatt att rättssäkerhet och rimliga krav på kvalitet kan tillgodoses. Respektive dekan fattar beslut om formerna för genomförande av disputation.
I de fall undervisning och examination behöver genomföras på campus för att tillgodose rättssäkerhet och rimliga krav på kvalitet, ska Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd följas.
Läs även på sidan Undervisning och Studieadministrativa frågor
Avsteg från kursplan avseende undervisnings- och examinationsformer får göras i den mån som krävs för att motverka smittspridning av covid-19. Den som har delegation att under normala omständigheter fatta beslut om kursplan och examination, fattar beslut om nödvändiga avsteg och säkerställer att beslutet dokumenteras och diarieförs. I de fall examination förutsätter tillgång till dator eller uppkoppling ska studenterna erbjudas sådana hjälpmedel som ger dem teknisk möjlighet att delta.
Vägledning och mall för avsteg från kursplan hittar du på sidan Mallar med logotyp under rubriken Covid-relaterade mallar - utbildning (Aurora).
Beslut att flytta kurs, modul, provtillfälle eller avsteg från utbildningsplan får fattas för att minska risken för smittspridning om ingen annan lösning är möjlig. En sådan flytt får ske inom vårterminen 2021 eller till annan termin, då i första hand till höstterminen 2021. Sådant beslut kan fattas i annan ordning än den som föreskrivs i rektors besluts- och delegationsordning
Inför ett sådant beslut ska i möjligaste mån samråd med studentrepresentant ske. Rektor delegerar härmed till dekan och föreståndare för Lärarhögskolan att fatta sådana beslut.
Denna beslutanderätt får vidaredelegeras. Sådan vidaredelegation ska dokumenteras, diarieföras och meddelas berörda studenter och den studentkår som representerar studenterna. Besluten ska också anmälas till fakultetsnämnden eller Lärarhögskolans styrelse vid deras nästkommande sammanträde och då noteras till protokollet.
Beslut om flytt av kurs, modul eller provtillfälle samt avsteg från utbildningsplan ska dokumenteras enligt mall. Särskild hänsyn bör tas för internationella studenter.
Mall och vägledning hittar du på sidan Mallar med logotyp under rubriken covid-relaterade mallar – utbildning (Aurora)
Läs rektorsbeslutet om flytt av kurs, modul, provtillfälle samt avsteg från utbildningsplan
Kurs, modul eller provtillfälle kan flyttas utanför ordinarie terminstid som närmast infaller, dvs sommaren 2021. Delegation ges till dekan och föreståndare för Lärarhögskolan att fatta sådana beslut. Denna beslutanderätt får inte vidaredelegeras. Inför ett sådant beslut ska i möjligaste mån samråd med studentrepresentant ske.
Den som fattar beslut om flytt av kurs, modul eller provtillfälle, ansvarar för att säkerställa att beslutet dokumenteras, diarieförs och meddelas berörda studenter och den studentkår som representerar studenterna.
För de studenter som inte kan medverka utanför ordinarie terminstid ska ett annat tillfälle erbjudas inom ordinarie terminstid, dvs ht 2021. Vid flytt ska eventuella behörighetskrav för kurser inom program beaktas. Särskild hänsyn bör tas för internationella studenter.
Läs rektorsbeslutet om flytt av kurs, modul och provtillfälle till sommaren
Om en student inte kan delta i undervisning på grund av lokala allmänna råd eller motsvarande, bör institutionerna se om möjlighet finns att göra anpassningar så att studenten kan delta, t.ex. göra ett obligatoriskt moment digitalt. Kan anpassningar inte göras ska studenten erbjudas deltagande vid nästa tillfälle momentet ges.
Om en student som bedriver distansstudier inte har möjlighet att delta i ett obligatoriskt moment på studieorten på grund av allmänna råd eller motsvarande, bör anpassningar göras så långt det är möjligt, för att underlätta studentens deltagande, exempelvis genom att göra ett obligatoriskt moment digitalt. Kan anpassningar inte göras ska studenten erbjudas deltagande vid nästa tillfälle momentet ges.
Undervisning och examination som normalt skulle bedrivas på dagtid kan förläggas till kvällstid om det krävs av smittskyddsskäl.
Vid ett sådant beslut ska hänsyn till studenternas och lärares möjlighet att delta beaktas. Till exempel kan studenter och lärare med små barn ha svårt att delta på kvällstid.
Kvällstid räknas från kl. 18.00.
Enligt rektorsbeslut bör examination ställas om till digitalt genomförande eller andra alternativa examinationsformer som inte innebär fysisk närvaro på campus. Detta förutsatt att rättssäkerhet och rimliga krav på kvalitet kan tillgodoses. Överväg därför om planerade salstentamina kan genomföras på annat sätt. Ta hjälp av de uppdaterade rekommendationerna för anpassad examination för att konvertera din salstentamina. I dessa avråder universitetet även från videoövervakning.
Om kursplanen anger att en kurs ska examineras genom salstentamen eller annan examinationsform som inte kan genomföras, har rektor beslutat att avsteg från kursplans examinationsformer får göras i den mån som krävs för att motverka smittspridning av covid-19. Tänk då på att beslutet måste dokumenteras och diarieföras.
Rekommendationer för anpassade examinationsformer
Mall och vägledning hittar du på sidan Mallar med logotyp under rubriken covid-relaterade mallar – utbildning (Aurora)
Videoövervakning på distans via digitala mötessystem såsom Zoom, Teams, Skype eller motsvarande avråds ifrån vid all skriftlig tentamen. Sådana digitala mötessystem är inte att likställa vid övervakning av salstentamen. Dessa system är varken utvecklade eller anpassade för övervakning vid skriftliga kunskapsmätningar. Av den anledningen finns åtskilliga säkerhetsbrister som medför att studenter som avser att fuska enkelt kan göra detta utan att det att upptäcka för tentamensvakt eller examinator.
Videoövervakning via digitala mötesverktyg är inte att betrakta som rättssäkert och rimliga krav på kvalitet vid examination kan därför inte tillgodoses. Detta ska ställas i relation till vad som sägs i rektorsbeslutet för vårterminen angående salstentamina (FS 1.1-2617-20) som bland annat tydliggör att digitalt genomförande av examination ska ske ”…förutsatt att rättssäkerhet och att rimliga krav på kvalitet kan tillgodoses.” Videoövervakning via digitalt mötessystem ger därmed en falsk känsla av trygghet och rättssäkerhet.
Om det är nödvändigt får universitetet spela in examinationen eller det obligatoriska momentet om syftet är att inspelningen ska utgöra grund för examinationen, som till exempel muntliga examinationer.
Videoövervakning i Zoom är inte ett brott mot dataskyddsförordningen, se sida 3 i Umeå universitets skrift om GDPR. Trots detta avråder universitetet från videoövervakning på distans via alla digitala mötessystem. Däremot är det bra att känna till vad som gäller för personuppgiftsbehandling för andra syften.
Universitetet har rättslig grund för personuppgiftsbehandling (allmänt intresse) när Zoom används inom utbildning. Personuppgifter som behandlas i Zoom är umu-id, namn, roll och e-post. För detta finns ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Det du bör tänka på vid användandet av Zoom är att inte behandla känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information (exempelvis i möteschatten). GDPR ställer därmed inga hinder för användningen, men studenterna bör informeras om att personuppgifter behandlas.
Det är dataskyddsombudets uppfattning att en inspelning av studenterna i deras hemmiljö via Zoom strider mot dataskyddsförordningen, och alltså inte får ske. Ett undantag är vid muntlig examination där inspelning är tillåten och rekommenderas för att förenkla vid en omprövning av bedömningen.
Läs mer
Personuppgiftsbehandling vid undervisning och examination på distans
Universitetets behandling av personuppgifter
Vanliga frågor om personuppgiftsbehandling
Kontakta universitetets dataskyddsombud
Om examinator under de omständigheter som råder med anledning av covid-19 inte har möjlighet att meddela studenter resultat på prov inom 15 arbetsdagar från provtillfället, kan meddelande om provresultat ske senare. I sådant fall ska studenterna informeras om när deras resultat kommer att meddelas.
Läs rektorsbeslutet om kommunikation av resultat på prov
Smittläget gör att antalet personer i varje tentamenssal har begränsats markant. Det är en utmaning att möjliggöra salstentamina för utbildningar som önskar plats.
Därför gäller följande för att kunna genomföra de salstentamina som är absolut nödvändiga och samtidigt följa de restriktioner som gäller på grund av covid-19 för att minska smittspridningen:
Studenter som har behov av förlängd skrivtid hanteras separat och påverkas inte av beslutet. Eventuella frågor om förlängd skrivtid ställs till Tentamensservice.
Läs rektorsbeslutet om åtgärder för salstentamina
För att minska smittspridningen av covid-19 i samband med salstentamen, införs nya tillfälliga rutiner.
Ingen student som har symptom på sjukdom får delta vid salstentamen. Studenten ska meddela kursansvarig lärare om hen inte kan delta och har möjlighet att delta vid nästa tillfälle.
Antalet studenter i varje sal är kraftigt begränsat. Till exempel är antalet platser i den största salen på Östra Paviljongen, som normalt rymmer 108 skrivande, nu begränsat till 29. Mindre salar har ännu färre platser.
Alla skrivande är placerade med ett avstånd om 2 meter i alla riktningar från varandra, enligt rekommendation från smittskyddet i Västerbotten.
Bord och toaletter rengörs mellan tentamenspassen.
En student som känner sig orolig över att delta kan också välja att avstå och har då möjlighet att delta vid nästa tillfälle som ges.
Dialog om smittskyddsåtgärderna sker med Smittskyddsenheten vid Region Västerbotten.
Samtliga studenter ska vara anmälda för att skriva tentamen och finnas med på den anmälningslista som institutionen skickar till Tentamensservice. Oanmälda studenter kommer inte att få skriva tentamen.
För att undvika att många använder samma telefon och att onödig kontakt sker med tentamensvakten, kommer studenter inte att kunna ringa sin lärare om oklarheter i tentan. Istället uppmanas de att göra en kommentar om det i tentan. Lärare får heller inte besöka salen under tentamens gång. Vid speciella situationer som till exempel frågetecken vid hjälpmedel eller att frågor saknas i tentan kan vakten ringa läraren.
Istället för att använda bara en entré på Östra paviljongen kommer vi att ha fyra entréer. Dessa kommer att vara knutna till olika salar.
Öppna kartan för att se de olika entréerna och vilka salar de leder till.
För att minska folksamlingar på Östra paviljongen kommer vi att ha olika starttider. Starttiden för fyra av salarna kommer att vara kl. 8.00 och kl. 16.00. Starttiden för de andra fyra salarna kommer att vara kl. 9.00, 14.00 och 18.00. Vissa undantag kan förekomma.
För att minska köbildning när studenterna går in i salen kommer inte tentamensvakten att kontrollera legitimation och anmälan vid dörren. I stället kontrollerar vakten det efter att tentamen börjat. Listor med anmälda studenter kommer att finnas uppsatta utanför respektive sal.
Vid inlämning av tentamen går studenten fram till vaktbordet, visar legitimation och lämnar in tentan.
Ny rutin är att plexiglas finns uppsatt mellan student och vakt, samt att markeringar på golvet anvisar att max en student får stå i kö samt att den håller lämpligt avstånd.
I övrigt uppmanas studenterna att hålla avstånd och undvika att tala med tentamensvakten och varandra i så stor utsträckning som möjligt.
Under perioder då många tentor skrivs samtidigt kommer fler platser än Östra Paviljongen att användas för att avståndsreglerna ska kunna hållas. Till exempel kommer tentamen att skrivas i salar på Iksu, Nolia, Ersboda Folkets Hus och campus. Även där gäller samma regler för avstånd och att inte delta vid sjukdom.
Mer information om disputationer hittar du under Utbildning på forskarnivå.
