Information till medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 17 september 2020)

Hoppa direkt till innehållet
printicon

Frågor och svar för chefer

(Uppdaterad 3 september kl. 18.35)

Frågor och svar för chefer

Vad gäller angående medarbetare som ska påbörja sin anställning men som för närvarande befinner sig utanför Sverige?

Regeringen beslutade den 17 mars att tillfälligt förbjuda icke nödvändiga resor till Sverige från andra länder än EU-länder, Storbritannien, Norge, Island, Liechtenstein och Schweiz. Inreseförbudet gäller just nu till den 31 oktober. Medborgare från andra länder än EU-länder behöver ha ett uppehållstillstånd för vistelse längre än 3 månader. Kortare anställningar och besök som kräver ett visum handläggs inte av Migrationsverket under den tid som tillfälligt inreseförbud råder.

Personer både från EU-länder och länder utanför EU kan ha svårt att ta sig till Sverige under rådande omständigheter. Ett möjligt alternativ kan vara att flytta fram datumet för när medarbetaren påbörjar sin anställning. I de fall det inte går kan en bedömning göras huruvida det är möjligt att påbörja anställningen på distans. Ett sådant upplägg ska föregås av samråd med Personalenheten. Om det beslutas att personen ska påbörja anställningen på distans kan anställningsavtalet skickas med brev för underskrift.
Saker att beakta vid distansarbete:

Försäkring
Så länge rekommendationerna är att anställda arbetar hemifrån gäller arbetsskadeförsäkringen i hemmet under arbetstid. Till skillnad från arbete på arbetsplatsen krävs att olycksfallet har ett direkt samband med det arbete som ska utföras. Berörd medarbetare behöver se över sitt försäkringsskydd för tid utanför arbetstid.
Läs om försäkring under coronapandemin

Uppehållstillstånd/arbetstillstånd
Medarbetare från länder utanför EU/EES samt medborgare från Schweiz måste ha ett beviljat uppehållstillstånd/arbetstillstånd innan anställningen kan ingås.

Inresa
Umeå universitet kan inte på förhand lämna besked om vilka personer som kommer beviljas tillstånd att resa in i Sverige utifrån nu gällande regler. Bedömning om huruvida en person uppfyller kraven görs vid gränsen och mer information finns att läsa hos Polismyndigheten.

Övrigt
Ansökan om personnummer, öppnandet av bankkonto och dylikt kan inte göras på distans utan kräver fysiska möten i den mån det behöver ordnas.

Kontakta Personalenheten för mer information

Kan jag kräva att mina medarbetare meddelar om de testats positivt för covid-19?

Som chef kan du inte kräva att dina medarbetare informerar dig om att de testats positivt för covid-19. Men du kan gärna föregå genom att be dina medarbetare meddela sådan information för att du bättre ska kunna ge stöd åt dem som berörs. Särskilt viktigt är det om personen har befunnit sig på arbetsplatsen under den smittsamma perioden för att du ska kunna hantera eventuell oro som kan uppstå bland kollegor eller studenter som kontaktas i samband med smittspårningen.

Hur hanterar jag som chef medarbetare som tillhör riskgrupper, upplever oro, samt användande av skyddsutrustning med anledning av covid-19?

Inför höstterminen vidtar Umeå universitet en rad åtgärder för att möjliggöra social distansering och undvika smittspridning utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Den 23 juni 2020 beslutade rektor en ny regel för som vägleder hur chefer ska hantera medarbetare som tillhör riskgrupper, upplever oro, samt användande av skyddsutrustning med anledning av covid-19.

Läs mer i Chefshandboken på Aurora

Behöver jag kräva in läkarintyg från mina medarbetare?

Umeå universitet ska även fortsättningsvis följa Arbetsmiljöverkets tolkning som går ut på att arbetsgivare frivilligt kan ta bort kravet på läkarintyg för åttonde till fjortonde dagen om det finns ”särskilda skäl”.

Hur länge ska mina medarbetare arbeta på distans?

Enligt Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd, som gäller till och med 31 december 2020, bör arbetsgivare se till att personal, om det är möjligt, arbetar hemifrån. Universitetet uppmanar därför fortsatt att medarbetare, i överenskommelse med närmaste chef, helt eller delvis bör arbeta på distans med de arbetsuppgifter som är möjliga att utföra utanför arbetsplatsen.

Återgången till mer campusbaserad undervisning innebär dock att det kommer att bli fler arbetsuppgifter som inte kan utföras på distans. Personal som behöver arbeta på arbetsplatsen ska följa Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd. Det innebär att anställda som upplever symptom – även lindriga – ska stanna hemma och undvika sociala kontakter.

Möten

Fysiska möten ska så långt som möjligt ersättas med alternativa mötesformer. För stöd i riskbedömningen har Folkhälsomyndigheten tagit fram en Riskbedömning av evenemang och sammankomster med anledning av covid-19.

Restriktivitet ska gälla för planeringsdagar och interna konferenser. Om dessa trots allt anordnas, ska Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd följas.

Kan jag som chef beordra en medarbetare att jobba hemma/på distans?

Ja, i dialog med medarbetaren. Det är också viktigt att du informerar arbetstagarorganisationen om detta, samt gör en riskbedömning i samverkan med skyddsombud.

Kontakta Personalenheten för mer information

Vilka åtgärder kan jag som chef vidta om en medarbetare som verkar sjuk ändå infinner sig på arbetsplatsen?

Universitetet har stor tillförsikt till att alla medarbetare vill bidra till att minska risken för smittspridning och därför stannar hemma vid misstanke om sjukdom.

Om situationen uppstår har du som chef en skyldighet att försöka hindra smittspridning på arbetsplatsen. Det innebär att du som chef kan uppmana den medarbetare som verkar sjuk att sjukanmäla sig och gå hem för att inte smitta andra. Om en medarbetare inte vill gå hem kan du som chef tillfälligt beordra medarbetaren att arbeta på distans med bibehållen lön.

Du kan däremot inte beordra en medarbetare att vara ledig på grund av sjukdom. Det finns dock stöd i 6 kap, 10 § i villkorsavtalen att tillfälligt försätta en medarbetare ur tjänst. 

Kan jag som chef göra tillfälliga förändringar för att täcka upp för medarbetare som är frånvarande?

Så långt det är möjligt bör arbetsgivaren försöka komma överens med medarbetare om andra arbetsuppgifter. Medarbetare är dock skyldiga att utföra arbetsuppgifter som

  • omfattas av det kollektivavtal hen omfattas av
  • omfattas av det enskilda anställningsavtalet
  • personen har kvalifikationer för och som
  • har ett naturligt samband med verksamheten

Arbetsgivaren har rätt att göra de omdispositioner som behövs för att täcka oförutsedd och tillfällig personalfrånvaro på grund av sjukdom.

I dessa fall är det oftast nödvändigt att fatta besluten snabbt, om verksamheten ska kunna upprätthållas. Arbetsgivaren behöver därför inte, så länge det rör sig om högst tillfälliga omdispositioner, fullgöra sin primära förhandlingsskyldighet enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) innan ett sådant beslut fattas. Blir det däremot fråga om mer långvariga eller stora förändringar är arbetsgivaren förhandlingsskyldig innan beslutet fattas.

Kan jag som chef återta beviljad semester?

Nej, beslut om beviljad semester är bindande. Vi rekommenderar att du tar en diskussion med den medarbetare det gäller. Om det finns särskilda skäl att återta beviljad semester kan det finnas möjlighet att göra det.

Däremot är det möjligt för en medarbetare att återta sin beviljade semester frivilligt. I ett sådant fall bör också facket involveras, mest för att förebygga att det sedan framstår som om arbetsgivaren har pressat medarbetaren till att återta semestern.

Kontakta Personalenheten för mer stöd i frågan

Kan jag som chef beordra övertid och mertid på grund av covid-19?

Ja, en pandemi är en omständighet som kan medföra att nödfallsövertid/nödfallsmertid kan beordras. Uttag av sådan övertid och mertid ska anmälas till berörda lokala fackliga organisationer snarast möjligt. Regler för detta finns i 4 kap. 5 § i villkorsavtalen, 7 § 3 mom. I affärsverksavtalen och 9 § 2 stycket och 10 § 2 stycket i Arbetstidslagen (1982:673). Om du har frågor kan du vända dig till Personalenheten.

Vad finns för stöd från Arbetsgivarverket?

Arbetsgivarverket uppdaterar löpande sin information kring vad som gäller arbetsrättsligt i denna situation.

Frågor och svar om coronaviruset

 

Kontakta universitetets krisledningsgrupp

Kontakta Umeå universitets gemensamma mejladress för alla typer av frågor relaterade till covid-19, inklusive frågor som rör utbildning, forskning och samverkan: corona@umu.se