Hoppa direkt till innehållet
printicon
Huvudmenyn dold.

Frågor och svar för chefer

Uppdateringar, senast uppdaterat 2021-06-04

(2021-06-04) Uppdaterad fråga

  • Vad gäller angående medarbetare som ska påbörja sin anställning men som för närvarande befinner sig utanför Sverige?

(2021-05-18) Uppdaterad och ny fråga

  • Vad gäller angående möten och sociala träffar?
  • Kan jag bevilja tjänsteresor utomlands under pandemin?
  • Hur länge ska medarbetare arbeta hemma?

(2021-05-11) Ny fråga

  • Vad gäller för gåvor under 2021?

(2021-04-27) Uppdaterad fråga

  • Hur länge ska medarbetare arbeta hemma?
  • Får medarbetare vaccineras på betald arbetstid?

Frågor och svar

Kan jag bevilja tjänsteresor utomlands under pandemin?

Trots att universitetet har utfärdat stor restriktivitet när det gäller tjänsteresor och menar att digitala lösningar ska vara huvudalternativet, kan vissa resor vara nödvändiga. Innan du beviljar din medarbetare undantag från beslutet om restriktivitet bör du som chef bedöma om resan är nödvändig och kan genomföras på ett smittsäkert sätt. Medarbetaren ska också göra sig införstådd i UD:s reseavrådan och vilka regler som gäller för vistelse i landet samt inresa både till destinationen och tillbaka till Sverige. I vissa fall kan det krävas att den resande uppvisar ett negativt covid-prov för inresa till ett annat land. Då är det företagshälsovården medarbetaren ska vända dig till och kostnaden för provtagning står institutionen eller enheten för. 

Läs mer om Resor

Får medarbetare vaccineras på betald arbetstid?

Ja, medarbetare ges möjlighet att vaccineras på betald arbetstid. Informera dina medarbetare om vad som gäller och berätta hur de eventuellt ska registrera sin tid. Läs nyheten på Aurora.

Hur kan jag bidra till en god arbetsmiljö för mina medarbetare vid arbete hemma?

Råd kring arbetsmiljö vid hemarbete

Oavsett om arbetet utförs på arbetsplatsen eller hemma har Umeå universitet som arbetsgivare ansvaret för att medarbetarnas arbetsmiljö är säker och inte bidrar till att skapa ohälsa.

I Chefshandboken får du som chef råd om vad du bör tänka på när dina medarbetare arbetar hemifrån.

Arbetsmiljö vid hemarbete (HR-guiden)

På Aurora finns en sida till medarbetare som innehåller råd om arbetsmiljö vid hemarbete och webbaserade utbildningar i samarbete med Feelgood. Tipsa gärna dina medarbetare om den.

Arbetsmiljö vid hemarbete (Aurora)

Hälsofrämjande aktiviteter

Du kan själv eller genom att be en medarbetare genomföra hälsofrämjande aktiviteter som skapar goda hälsovanor och stärker den sociala tillvaron på arbetsplatsen när medarbetarna inte kan träffas. Tips får du i Chefshandboken.

Tips på hälsofrämjande aktiviteter (Chefshandboken)

Har du inte tillgång till Chefshandboken men skulle vilja komma åt materialet? Kontakta personal@umu.se.

Vad gäller angående möten och sociala träffar?

Interna och externa möten, internat, konferenser, seminarier, besök och liknande ska genomföras digitalt, alternativt skjutas upp eller ställas in.

Fysisk kontakt ska om möjligt begränsas till ett fåtal och samma individer.

När det gäller träffar mellan medarbetare utomhus, läs nyheten Utomhusträffar möjligt med försiktighet.

Hur gör jag om en medarbetare eller student bekräftas smittad av covid-19?

Krisledningsgruppen har tagit fram information och en checklista som stöd för chefer, kursansvariga och andra medarbetare som får information om att en student eller medarbetare konstaterats vara smittad av covid-19.

Läs om hur du hanterar att en student eller medarbetare smittats med covid-19

Läs även om anmälan av allvarligt tillbud i nästa fråga.

Vad innebär det att anmäla allvarligt tillbud om en medarbetare eller student exponerats för covid-19?

Om en arbetstagare eller student exponerats för smittämnen från en allmänfarlig sjukdom i samband med arbete eller studier är prefekt, chef eller motsvarande skyldig att utan dröjsmål anmäla det till Arbetsmiljöverket. Kravet på anmälan gäller även retroaktivt och om chefen får kännedom om exponeringen i efterhand.

Chefen kan även vara skyldig att dokumentera och vidta åtgärder.

På medarbetarwebben hittar du mer information om hur du går tillväga:

Läs mer om anmälan av allvarligt tillbud

Informationen finns även på engelska:
Reporting serious incident and documenting exposure to COVID-19

Vad gäller angående medarbetare som ska påbörja sin anställning men som för närvarande befinner sig utanför Sverige?

Inreseförbud till Sverige omfattar inte anställda och stipendiater

Ett tillfälligt förbud för icke nödvändiga resor från andra länder till EU via Sverige gäller sedan mars 2020. Förbudet infördes efter uppmaning av Europeiska rådet och kommissionen. Sedan februari 2021 gäller dessutom ett särskilt inreseförbud med testkrav vid inresa från EES-stater och vissa andra stater. Inreseförbudet har förlängts ett par gånger och gäller just nu till den 31 augusti.

I dagsläget är samtliga anställda och stipendiater (inkl. familjemedlemmar) undantagna inreseförbudet och kan resa hit om de har ett giltigt uppehållstillstånd för vistelse längre tid än 3 månader. Även studenter undantas. Det kan finnas restriktioner i hemlandet vad gäller utresa på grund av coronapandemin som medför att utresa inte är möjlig. Om arbetstagaren inte kan resa ut från hemlandet ska anställningens startdatum i första hand flyttas fram. 

Även de som undantas från inreseförbudet kan behöva kunna uppvisa ett negativt testsvar för pågående covid-19-infektion vid ankomsten till Sverige.

Läs om inreseförbudet (Regeringskansliet)

Information på engelska: Temporary entry ban into Sweden (Government Offices of Sweden)

Krav på negativt covid-prov för inresa till Sverige

Från och med den 30 juni anpassas den svenska regleringen till EU-förordningen om covidintyg, även kallat covidbevis. Det innebär som huvudregel att det råder förbud mot att resa in i Sverige från länder inom EU/EES om inte ett vaccinationsintyg, testintyg eller intyg om att man tillfrisknat från covid-19 eller ett motsvarande intyg, kan visas upp. Denna reglering gäller för närvarande till och med den 31 augusti 2021.

Inresa från Danmark, Finland, Island och Norge omfattas inte av några inreserestriktioner.

Det råder tillfälligt förbud för icke nödvändiga resor från länder utanför EU/EES till Sverige. För att resa till Sverige från länder utanför EU/EES måste man omfattas av minst ett av undantagen från inreseförbudet och dessutom kunna visa upp ett negativt covid-19-test eller vara undantagen från testkravet.

För att ta reda på mer om krav på testning inför inresa till Sverige, utgå från följande länkar, men observera att uppdaterad information kan finnas på andra ställen:

Frågor och svar om inreseförbud till Sverige (Regeringskansliet)

Att resa till Sverige från utlandet under coronapandemin (Polismyndigheten)

Rekommendationer till dig som reser in i Sverige från utlandet (Folkhälsomyndigheten)

Information på engelska: Negative COVID-19 test required for entry into Sweden (Government Offices of Sweden)

Arbete hemifrån från ett land utanför Sverige

Arbetsgivarens rekommendationer att arbeta hemma avser bostad i närheten av arbetsplatsen, inte bostad i ett land utanför Sverige. Om arbetsuppgifterna kräver arbetstagarens närvaro på arbetsplatsen ska arbetstagaren inom kort tid kunna infinna sig på arbetsplatsen.

Undantag finns för arbetstagare som har ett distansavtal som reglerar att arbetet utförs på en annan ort i Sverige. Det finns inget motsvande avtal för arbete som utförs från ett land utanför Sverige, därför avråder Personalenheten från att om möjligt ingå anställningar med arbetstagare som befinner sig i ett land utanför Sverige.

I det fall ett önskemål finns att ingå anställning med en arbetstagare som inte befinner sig i Sverige ska det föregås av samråd med Personalenheten.

Kontakta Personalenheten för mer information

Mer information om resor under pandemin hittar du även på sidan Resor.

Kan jag kräva att mina medarbetare meddelar om de testats positivt för covid-19?

Som chef kan du inte kräva att dina medarbetare informerar dig om att de testats positivt för covid-19. Men du kan gärna föregå genom att be dina medarbetare meddela sådan information för att du bättre ska kunna ge stöd åt dem som berörs. Särskilt viktigt är det om personen har befunnit sig på arbetsplatsen under den smittsamma perioden för att du ska kunna hantera eventuell oro som kan uppstå bland kollegor eller studenter som kontaktas i samband med smittspårningen.

Om du får information om att en medarbetare smittats med covid-19 ska du meddela krisledningsgruppen via corona@umu.se. Observera att inga personuppgifter får skickas med gällande den smittade. 

Hur hanterar jag som chef medarbetare som tillhör riskgrupper, upplever oro, samt användande av skyddsutrustning med anledning av covid-19?

Umeå universitet vidtar löpande en rad åtgärder för att möjliggöra fysisk distansering och att undvika smittspridning utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Den 19 januari 2021 beslutade rektor om revideringar i den regel som vägleder hur chefer ska hantera medarbetare som tillhör riskgrupper, upplever oro, samt användande av skyddsutrustning med anledning av covid-19.

Läs mer i Chefshandboken på Aurora

Behöver jag kräva in läkarintyg från mina medarbetare?

Umeå universitet ska även fortsättningsvis följa Arbetsmiljöverkets tolkning som går ut på att arbetsgivare frivilligt kan ta bort kravet på läkarintyg för åttonde till fjortonde dagen om det finns ”särskilda skäl”.

Hur länge ska medarbetare arbeta hemma?

Fram till den 7 augusti ska alla medarbetare arbeta hemma i den utsträckning det är möjligt och efter samråd med närmaste chef.

Mellan 8 augusti och 29 augusti ges undervisande medarbetare möjlighet att använda sig av universitetets lokaler för att genomföra planering av undervisning inför hösten, i den utsträckning det behövs.

Mellan 30 augusti och 29 september ges medarbetare som arbetar med undervisning för nybörjarstudenter på programutbildningar möjlighet att arbeta på arbetsplatsen i den utsträckning som behövs för att genomföra den campusförlagda undervisningen för de studenterna. Det kan röra sig om både lärare och T/A-personal som behövs för att välkomna nya studenter eller på andra sätt bistå i undervisningen.

Alla övriga medarbetare som inte ingår i ovanstående kategorier ska arbeta hemma i den utsträckning det är möjligt och efter samråd med närmaste chef fram till den 29 september 2021.

Den som befinner sig på arbetsplatsen ska följa Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd. Möten och evenemang ska fortfarande genomföras digitalt.

Regeringens uppdrag

Regeringen har förlängt uppdraget som gäller att myndigheterna ska säkerställa att endast arbetstagare vars fysiska närvaro är nödvändig för att bedriva verksamheten befinner sig i myndighetens lokaler. Trots att regeringens uppdrag är förlängt till den 15 september ska alla medarbetare vid Umeå universitet arbeta hemma i den utsträckning som är möjligt till den 29 september enligt gällande beslut (FS 1.1-821-21), samt enligt undantagen som listas ovan. Läs om Regeringens uppdrag.

Läs vad som gäller för möten

Kan jag som chef beordra en medarbetare att arbeta hemma?

Ja, i dialog med medarbetaren. Det är också viktigt att du informerar arbetstagarorganisationen om detta, samt gör en riskbedömning i samverkan med skyddsombud.

Kontakta Personalenheten för mer information

Vilka åtgärder kan jag som chef vidta om en medarbetare som verkar sjuk ändå infinner sig på arbetsplatsen?

Universitetet har stor tillförsikt till att alla medarbetare vill bidra till att minska risken för smittspridning och därför stannar hemma vid misstanke om sjukdom.

Om situationen uppstår har du som chef en skyldighet att försöka hindra smittspridning på arbetsplatsen. Det innebär att du som chef kan uppmana den medarbetare som verkar sjuk att sjukanmäla sig och gå hem för att inte smitta andra. Om en medarbetare inte vill gå hem kan du som chef tillfälligt beordra medarbetaren att arbeta på distans med bibehållen lön.

Du kan däremot inte beordra en medarbetare att vara ledig på grund av sjukdom. Det finns dock stöd i 6 kap, 10 § i villkorsavtalen att tillfälligt försätta en medarbetare ur tjänst. 

Kan jag som chef göra tillfälliga förändringar för att täcka upp för medarbetare som är frånvarande?

Så långt det är möjligt bör arbetsgivaren försöka komma överens med medarbetare om andra arbetsuppgifter. Medarbetare är dock skyldiga att utföra arbetsuppgifter som

  • omfattas av det kollektivavtal hen omfattas av
  • omfattas av det enskilda anställningsavtalet
  • personen har kvalifikationer för och som
  • har ett naturligt samband med verksamheten

Arbetsgivaren har rätt att göra de omdispositioner som behövs för att täcka oförutsedd och tillfällig personalfrånvaro på grund av sjukdom.

I dessa fall är det oftast nödvändigt att fatta besluten snabbt, om verksamheten ska kunna upprätthållas. Arbetsgivaren behöver därför inte, så länge det rör sig om högst tillfälliga omdispositioner, fullgöra sin primära förhandlingsskyldighet enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) innan ett sådant beslut fattas. Blir det däremot fråga om mer långvariga eller stora förändringar är arbetsgivaren förhandlingsskyldig innan beslutet fattas.

Kan jag som chef återta beviljad semester?

Nej, beslut om beviljad semester är bindande. Vi rekommenderar att du tar en diskussion med den medarbetare det gäller. Om det finns särskilda skäl att återta beviljad semester kan det finnas möjlighet att göra det.

Däremot är det möjligt för en medarbetare att återta sin beviljade semester frivilligt. I ett sådant fall bör också facket involveras, mest för att förebygga att det sedan framstår som om arbetsgivaren har pressat medarbetaren till att återta semestern.

Kontakta Personalenheten för mer stöd i frågan

Kan jag som chef beordra övertid och mertid på grund av covid-19?

Ja, en pandemi är en omständighet som kan medföra att nödfallsövertid/nödfallsmertid kan beordras. Uttag av sådan övertid och mertid ska anmälas till berörda lokala fackliga organisationer snarast möjligt. Regler för detta finns i 4 kap. 5 § i villkorsavtalen, 7 § 3 mom. I affärsverksavtalen och 9 § 2 stycket och 10 § 2 stycket i Arbetstidslagen (1982:673). Om du har frågor kan du vända dig till Personalenheten.

Vad finns för stöd från Arbetsgivarverket?

Arbetsgivarverket uppdaterar löpande sin information kring vad som gäller arbetsrättsligt i denna situation.

Frågor och svar om coronaviruset

En medarbetare har fått förhållningsregler om att inte gå till jobbet för att en närstående smittats med covid-19. Vad gäller?

Folkhälsomyndigheten kom den 1 oktober 2020 med nya rekommendationer som innebär att en person som delar boende med någon som smittats av covid-19 ska ges förhållningsregler. Dessa förhållningsregler kan innebära att medarbetaren inte får gå till arbetet. Information om vad som gäller i sådana fall hittar du i Chefshandboken. Tänk på att på förhand informera dina medarbetare om vad som gäller.

Läs om Arbete vid närståendes smitta i covid-19

Vad gäller angående tjänsteresor?

Vid Umeå universitet gäller stor restriktivitet för tjänsteresor. Digitala lösningar ska alltid vara huvudalternativet.

Mer information om resor hittar du på sidan Resor.

Vad gäller för gåvor under 2021?

Maxbeloppet för skattefria gåvor till anställda har höjts till följd av pandemin. Läs mer i en nyhet på Aurora. Nyheten finns även på engelska.

 

Kontakta universitetets krisledningsgrupp

Kontakta Umeå universitets gemensamma mejladress för alla typer av frågor relaterade till covid-19, inklusive frågor som rör utbildning, forskning och samverkan: corona@umu.se

Sommarkontakt 2021

Mejlen corona@umu.se kommer inte att bemannas under vecka 27–31. Om du under denna tid behöver komma i brådskande kontakt med krisledningsgruppen med anledning av covid-19 vänligen kontakta krisledningsgruppens ordförande Per Ragnarsson på telefon eller sms, 070-380 55 83.