Hoppa direkt till innehållet
printicon
Huvudmenyn dold.

Frågor och svar för chefer

Uppdateringar, senast uppdaterat 2021-10-13

(2021-10-13) Ny fråga

  • Vad gäller för riskbedömning och förebyggande av smittrisker när medarbetarna återvänder till arbetsplatsen?

(2021-10-05) Uppdaterad fråga

  • Hur kan nya medarbetare utan svenskt personnummer provta sig efter ankomst till Sverige?

(2021-09-30) Alla frågor

  • Hela Frågor och svar för chefer är uppdaterad

Avstånd och munskydd

Vad gäller när det kommer till avstånd? 

Universitetets rekommendation är att rimligt avstånd ska hållas i alla situationer där det är möjligt. Vilket avstånd som är rimligt och möjligt avgörs från situation till situation. Umeå universitets riktlinje är att lämna varannan stol tom i föreläsningssalar, mötesrum, fikarum, studieytor och liknande. Behovet av att hålla avstånd bygger på att många fortfarande inte är fullt vaccinerade. 

Regeringen och Folkhälsomyndigheten har slopat alla deltagarbegränsningar. Det innebär att den tidigare meddelade maxgränsen på 50 personer per sal tas bort i universitetets lokaler. I lokalbokningssystemet TimeEdit är dock maxantalet per sal fortfarande inställt på att varannan stol ska stå tom oktober ut. 

Det är också fortfarande viktigt att alla, oavsett vaccination, fortsätter att stanna hemma och provta sig vid symptom på sjukdom. 

Det är också fortfarande viktigt att alla, oavsett vaccination, fortsätter att stanna hemma och provta sig vid symptom på sjukdom. 

Vad gäller för personer som inte är vaccinerade? 

Vaccination är det bästa sättet att undvika allvarlig sjukdom och spridning av covid-19 och Umeå universitet ställer sig bakom Folkhälsomyndighetens rekommendation om att alla som kan bör vaccinera sig. 

Enligt Folkhälsomyndighetens allmänna råd bör du som inte är fullvaccinerad mot covid-19 ta särskild hänsyn till personer i riskgrupp och personer som är 70 år och äldre. Du bör vidta försiktighetsåtgärder för att undvika att du själv blir smittad och för att undvika spridning av covid-19. Du bör därför, när det är möjligt hålla avstånd till andra människor, och särskilt undvika nära kontakter med personer i riskgrupp och personer som är 70 år och äldre. 
 
Dessa råd gäller inte för personer under 18 år eller för personer som av medicinska skäl rekommenderats att inte vaccinera sig mot covid-19. 
Källa: Folkhälsomyndigheten 

Bör studenter och medarbetare använda munskydd? 

I situationer där människor inte kan undvika att vistas nära varandra bör studenter och medarbetare använda munskydd.

Läs mer om universitetets rekommendation om munskydd

Arbetsplats, möten och tjänsteresor 

Vad gäller för arbete hemma respektive arbete på arbetsplatsen?

Från och med den 30 september kan universitetets medarbetare successivt återgå till sin arbetsplats. Varje chef avgör, i dialog med sina medarbetare, hur återgången ska se ut utifrån medarbetarnas och verksamhetens behov. Inriktningen är att den successiva återgången ska vara genomförd senast den 31 december. I och med återgången till arbetsplatsen gäller inte längre rekommendationen att arbeta hemifrån, men arbete hemifrån är möjligt under perioden om ansvarig chef har godkänt detta. 

Den som befinner sig på arbetsplatsen ska hålla rimligt och respektfullt avstånd till andra. Umeå universitets riktlinje för perioden 30 september till 1 november är att varannan stol bör lämnas tom, men vilket avstånd som är rimligt och möjligt avgörs från situation till situation.

Från och med den 2 november gäller inte längre rekommendationen om att varannan stol ska lämnas tom och begränsningarna i antalet personer i varje lokal tas bort.

Den som inte är fullvaccinerad ska vara särskilt noga med att följa Folkhälsomyndighetens allmänna råd gällande avstånd till andra personer. Detta gäller så länge som Folkhälsomyndigheten anser att det är nödvändigt.

Läs om begränsningar i antal deltagare per lokal

Vad gäller för riskbedömning och förebyggande av smittrisker när medarbetarna återvänder till arbetsplatsen?

I HR-guiden hittar du information om riskbedömning och förebyggande av smittrisker i samband med återgången till arbetsplatsen. Där hittar du även information om medarbetare som är i riskgrupp, gravida eller oroliga.

Riskbedömning vid återgång till arbetsplatsen

Hur kan jag bidra till en god arbetsmiljö för mina medarbetare vid arbete hemma?

Oavsett om arbetet sker på arbetsplatsen eller hemma så har universitetet som arbetsgivare ansvar för medarbetarnas arbetsmiljö. 
I HR-guiden får du som chef råd om vad du bör tänka på när dina medarbetare arbetar hemma. 

Arbetsmiljö och hälsa vid arbete hemma (HR-guiden) 

På Aurora finns en sida till medarbetare som innehåller råd om arbetsmiljö vid arbete hemma. Tipsa gärna dina medarbetare om den.

Arbetsmiljö vid arbete hemma (Aurora) 

Vad gäller angående möten och fysiska träffar? 

Möten med fysisk närvaro kan genomföras. 
Det finns inte längre någon maxgräns på antal deltagare i möten, föreläsningssalar eller liknande. Universitetets rekommendation är däremot att rimligt avstånd ska hållas i alla situationer där det är möjligt. Lokalen bör också dimensioneras för att möjliggöra avstånd mellan deltagare. Vilket avstånd som är rimligt och möjligt avgörs från situation till situation. Umeå universitets riktlinje är att lämna varannan stol tom. Behovet av att hålla avstånd bygger på att många fortfarande inte är fullt vaccinerade. 

Regeringen och Folkhälsomyndigheten har slopat alla deltagarbegränsningar. Det innebär att den tidigare meddelade maxgränsen på 50 personer per sal tas bort i universitetets lokaler. I lokalbokningssystemet TimeEdit är dock maxantalet per sal fortfarande inställt på att varannan stol ska stå tom oktober ut. 

Det är också fortfarande viktigt att alla, oavsett vaccination, fortsätter att stanna hemma och provta sig vid symptom på sjukdom. 

Vad gäller för tjänsteresor? 

Tjänsteresor kan genomföras. Den resande ska hålla sig informerad om och efterfölja internationella, nationella och regionala bestämmelser gällande resor.

Läs mer om internationella tjänsteresor i Frågor och svar för medarbetare.

Sjukdom

Ska medarbetare stanna hemma om de får symptom?

Alla ska fortfarande stanna hemma även om personen bara känner sig lite sjuk eftersom det inte går att veta om det beror på covid-19. Det gäller även om personen tidigare haft covid-19 eller är vaccinerad.

Folkhälsomyndigheten rekommenderar att vuxna med symptom på covid-19 testar sig för pågående infektion. Detta gäller även om personen är vaccinerad. Om personen har haft covid-19 inom det senaste halvåret behöver personen vanligtvis inte testa sig.

Källa: Folkhälsomyndigheten 

Vad gäller på Umeå universitet när medarbetare är sjuka?

  • Medarbetare som är för sjuka för att arbeta ska anmäla sjukfrånvaro i PASS. 
  • Medarbetare som är hemma med sjukt barn bör ansöka om vård av barn via Försäkringskassan och anmäla detta i PASS.
  • Medarbetare som har förkylningssymptom kan arbeta hemma efter överenskommelse med dig som chef. 
  • Medarbetare som inte har möjlighet att arbeta hemma har tidigare kunnat stanna hemma med bibehållen lön under en kort period. Detta gäller inte längre. 


Behöver jag kräva in läkarintyg när mina medarbetare är sjuka?

Från och med den 1 oktober tar regeringen bort undantaget som gällt för läkarintyg. Det innebär att medarbetare behöver visa upp ett läkarintyg för sin arbetsgivare på dag 8 i sjuklöneperioden och för Försäkringskassan på dag 15 när medarbetaren ansöker om sjukpenning.

Läs mer om universitets rutiner vid sjukfrånvaro (Aurora) 

Läs mer om regeringens beslut att ta bort undantaget kring läkarintyg (Försäkringskassan)

Vad har hänt med karensavdraget?

Från och med den 1 oktober ger inte Försäkringskassan längre ersättning för karens, riskgruppsersättning och ersättning för sjuklönekostnader. Däremot går det att söka ersättning i efterhand för sjukdagar som inföll den 30 september eller tidigare. 
 
Läs mer om ersättning vid sjukdom och karensavdrag (Aurora)

Läs mer om regeringens beslut att ta bort ersättningen för karens (Försäkringskassan) 

Kan jag kräva att mina medarbetare meddelar om de testats positivt för covid-19?

Som chef kan du inte kräva att dina medarbetare informerar dig om att de testats positivt för covid-19. Men du kan gärna föregå genom att be dina medarbetare meddela sådan information för att du bättre ska kunna ge stöd åt dem som berörs. Särskilt viktigt är det om personen har befunnit sig på arbetsplatsen under den smittsamma perioden för att du ska kunna hantera eventuell oro som kan uppstå bland kollegor eller studenter som kontaktas i samband med smittspårningen.

Läs om hur du hanterar att en student eller medarbetare smittats med covid-19

Hur gör jag om en medarbetare eller student bekräftas smittad av covid-19?

Krisledningsgruppen har tagit fram information och en checklista som stöd för chefer, kursansvariga och andra medarbetare som får information om att en student eller medarbetare konstaterats vara smittad av covid-19.

Läs om hur du hanterar att en student eller medarbetare smittats med covid-19

Läs även om anmälan av allvarligt tillbud i nästa fråga.

Vad innebär det att anmäla allvarligt tillbud om en medarbetare eller student exponerats för covid-19?

Om en arbetstagare eller student exponerats för smittämnen från en allmänfarlig sjukdom i samband med arbete eller studier är prefekt, chef eller motsvarande skyldig att utan dröjsmål anmäla det till Arbetsmiljöverket i en så kallad anmälan av allvarligt tillbud. Covid-19 omfattas av den skyldigheten. Kravet på anmälan gäller även retroaktivt och om chefen får kännedom om exponeringen i efterhand. 

Personer som är dubbelvaccinerade och där det har gått mer än två veckor sedan dos två behöver inte ingå i anmälan av allvarligt tillbud. 

Chefen kan även vara skyldig att dokumentera och vidta åtgärder.

På medarbetarwebben hittar du mer information om hur du går tillväga: 
Läs mer om anmälan av allvarligt tillbud

Informationen finns även på engelska: 
Reporting serious incident and documenting exposure to COVID-19

Internationella medarbetare

Vad gäller angående medarbetare som ska påbörja sin anställning men som för närvarande befinner sig utanför Sverige?

Ett tillfälligt förbud för icke nödvändiga resor från andra länder till EU via Sverige gäller fram till 31 oktober 2021. Inreseförbudet till Sverige omfattar däremot inte anställda och stipendiater som tillåts resa in i Sverige om de har ett giltigt uppehållstillstånd för vistelse längre tid än tre månader. Även studenter undantas. Även de som undantas från inreseförbudet kan däremot behöva uppvisa ett negativt provsvar för pågående covid-infektion vid ankomst till Sverige eller testa sig efter ankomst. 

Det kan finnas restriktioner i hemlandet vad gäller utresa på grund av coronapandemin som medför att utresa inte är möjlig. Om arbetstagaren inte kan resa ut från hemlandet ska anställningens startdatum i första hand flyttas fram. 

Håll dig uppdaterad via de svenska myndigheterna:

Frågor och svar om inreseförbudet (Regeringskansliet) 

Att resa till Sverige från utlandet under coronapandemin (Polisen) 

Information på engelska: 

Temporary entry ban into Sweden (Government Offices of Sweden) 

Travel to Sweden during the corona pandemic (The Swedish Police) 

Hur kan nya medarbetare utan svenskt personnummer provta sig efter ankomst till Sverige? 

Provtagning utan svenskt personnummer

Personer som inte har ett svenskt personnummer och som även saknar samordningsnummer från Skatteverket och reservnummer från Region Västerbotten behöver kontakta valfri hälsocentral via telefon för att boka provtagning. Be om ett reservnummer vid sådan kontakt så kan reservnumret användas i all kontakt med vården därefter.

Om du bistår en medarbetare eller student kan du hjälpa till genom att ta fram kontaktuppgifterna och telefontiderna till en närliggande hälsocentral.

Läs mer om provtagning för covid-19 – på engelska (1177 Vårdguiden)

Hitta en hälsocentral (1177 Vårdguiden)

Provtagning med universitetets tillfälliga personnummer

OBS! UPPDATERING. Det tillfälliga personnummer som Umeå universitet utfärdar kan bara användas för provtagning om numret innehållet ett T i de fyra sista siffrorna. Det fiktiga personnummer som universitetet utfärdar i samband med löneutbetalning eller utbetalning av andra ersättningar och som återfinns på lönespecifikationen har ett U i de fyra sista siffrorna och kan därför inte användas.

Personer som inte kan använda sitt fiktiva personnummer för egenprovtagning behöver kontakta valfri hälsocentral via telefon.

Provtagning med universitetets tillfälliga personnummer – på engelska (umu.se)

Eventuella förändrade rutiner för egenprovtagning för personer utan svenskt personnummer meddelas här.

Övriga arbetsgivarfrågor

Får medarbetare vaccineras på betald arbetstid?

Ja, medarbetare ges möjlighet att vaccineras på betald arbetstid. Informera dina medarbetare om vad som gäller och berätta hur de eventuellt ska registrera sin tid.

Läs nyheten på Aurora. Nyheten finns även på engelska

Kan jag som chef beordra övertid och mertid på grund av covid-19?

Ja, en pandemi är en omständighet som kan medföra att nödfallsövertid/nödfallsmertid kan beordras.

Uttag av sådan övertid och mertid ska anmälas till berörda lokala fackliga organisationer snarast möjligt.

Regler för detta finns i

  • 4 kap. 5 § i villkorsavtalen
  • 7 § 3 mom. I affärsverksavtalen
  • 9 § 2 stycket och 10 § 2 stycket i Arbetstidslagen (1982:673).

Om du har frågor kan du vända dig till Personalenheten.

Vad gäller för gåvor under 2021?

Maxbeloppet för skattefria gåvor till anställda har höjts till följd av pandemin. Läs mer i nyhet på Aurora. Nyheten finns även på engelska

Vad finns för stöd från Arbetsgivarverket?

Arbetsgivarverket uppdaterar löpande sin information kring vad som gäller arbetsrättsligt i denna situation.

Frågor och svar om coronaviruset 

Kontakta universitetets krisledningsgrupp

Kontakta Umeå universitets gemensamma mejladress för alla typer av frågor relaterade till covid-19, inklusive frågor som rör utbildning, forskning och samverkan: corona@umu.se