Hantering av smittfall hos medarbetare och studenter

Informera närmaste chef eller kursansvarig

Samtliga studenter och medarbetare bör informera sin närmaste chef/prefekt eller kursansvarig lärare om de konstaterats smittade av covid-19.

Smittspårning

I Västerbottens län utför Smittskyddsenheten vid Region Västerbotten smittspårning. Det innebär att den som har testats positivt för covid-19 kontaktas av regionens smittspårare för fortsatt process. Regionen ber i vissa fall ansvarig chef/kursansvarig att kontakta medarbetare eller studenter som den smittade personen kan ha varit i närkontakt med.

Regionen har tagit fram ett exempel på information som kan gå ut till personer som haft närkontakt med den smittade personen. Se malltext längre ner på denna sida.

Information till närkontakter

Om en person ska räknas som närkontakt och ingå i smittspårningen avgörs av hur länge och hur nära personen kommit den smittade. Närkontakt räknas som kontakt i närhet till den smittbärande personen inom 2 meter i mer än 15 ackumulerade minuter under ett dygn från 48 timmar innan symptom uppträdde till dess att symptom försvunnit. De personer som den smittade har varit i närkontakt med ska alltid kontaktas. Personer som är dubbelvaccinerade och där det har gått mer än 2 veckor sedan dos två behöver inte ingå i tillbudsanmälan till Arbetsmiljöverket.

Region Västerbotten ansvarar för smittspårningen, men kan be universitetet om stöd. Följ instruktionerna i checklistan och ta hänsyn till personuppgifter.

Om den smittade delat rum med eller jobbat nära en annan medarbetare eller student är universitetets rekommendation att dessa medarbetare eller studenter om möjligt bör arbeta eller studera hemma de närmaste 7 dagarna och undvika närkontakt med andra. Det här gäller om personerna varit i närkontakt enligt definitionen. Detta är särskilt angeläget om personerna träffats i ett mindre rum.

Övriga personer som har varit i närkontakt med den smittade ska följa de råd och rekommendationer som smittskyddet ger. Dock ska man alltid vara noga med att hålla avstånd till andra, träffa så få personer som möjligt, och vara vaksam på eventuella symptom.

Information till övriga inom organisationen

Personer som den smittade inte har varit i närkontakt med behöver som huvudregel inte informeras. Ibland kan dock oro och ryktesspridning uppstå. I de fallen kan det vara nödvändigt att informera en större grupp om att smitta påträffats men att den smittade till exempel inte har befunnit sig på arbetsplatsen eller i undervisningen under sin smittsamma fas, alternativt kan det vara aktuellt att meddela att alla personer som har varit i närkontakt med den smittade har informerats.

Den smittade personen måste ge sitt samtycke innan sådan information delas, läs mer under avsnittet Hantering av personlig information. Prefekt eller annan chef informerar i så fall medarbetare. Kursansvariga lärare informerar sina respektive studenter.

Information till krisledningsgruppen

Krisledningsgruppen ska informeras vid varje enskilt fall som rapporteras till universitetet, det är chef/prefekt alternativt kursansvarig som informerar krisledningsgruppen. Rapportören ansvarar också för att notera smittfallen på ett säkert sätt för att kunna identifiera vilka fall som har rapporterats. Krisledningsgruppen ansvarar för att hålla universitetsledningen uppdaterad och sammanställer statistik för varje vecka. I informationen till krisledningsgruppen får inga personuppgifter om det smittade förekomma. Kontakta krisledningsgruppen på corona@umu.se.

Hantering av personlig information

Om du har fått information om att en student eller medarbetare är smittad av covid-19 ska denna information hanteras varsamt och med stor respekt för den personliga integriteteten, såsom är fallet vid alla sjukdomsfall.

Tystnadsplikt bedöms råda när det gäller uppgifter om att en student eller medarbetare är smittad av covid-19. Uppgifter får då inte, utan uttryckligt stöd i lag, spridas till andra av arbetsgivaren/universitetet utan individens uttryckliga, helst skriftliga, medgivande. Dialog behöver därför i samtliga situationer föras med den smittade om vilken information som är relevant och får delges till kollegor eller studentkamrater samt vem som ska delge informationen.

Stäm av om den smittade vill vara offentlig med sitt namn eller om den smittade föredrar att vara anonym i eventuell kontakt med närkontakter eller andra. Även om den smittade ger sin tillåtelse bör namnet som regel inte anges i eventuell kontakt med andra.

I rapporter om smitta till krisledningsgruppen ska inga personuppgifter om den smittade ingå.

Klustersmitta

Klustersmitta innebär, i detta avseende, att flera studenter eller medarbetare i samma grupp konstaterats sjuka i covid-19.

Regionen har inget fastställt antal för hur många som ska vara smittade för att det ska klassificeras som klustersmitta, utan gör en bedömning i varje situation.

Varje enskild smittad måste hanteras individuellt enligt rutinerna.

Anmälan av allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket

Checklista när en student bekräftats smittad

När en student har provtagit sig och fått bekräftad covid-19 ska följande ske:

1. Den smittade studenten kontaktar kursansvarig lärare om förekomst av smitta.
2. Lärare meddelar berörd prefekt som mejlar information om att det finns en person med smitta till corona@umu.se. OBS! Ange inte namn eller andra personuppgifter.
3. Regionen ansvarar för smittspårning, men kan be universitetet om hjälp med att informera berörda personer. I de fall där universitetet ska bistå i smittspårningen med information till närkontakter bör lärare och den smittade diskutera följande
   • Vilka personer på universitetet, medarbetare och studenter, har den smittade varit i närkontakt med?
     Närkontakt räknas som kontakt inom 2 meter i mer än 15 ackumulerade minuter under ett dygn och från 48 timmar innan symptom uppträdde till dess att symptomen försvunnit. De personer som den smittade har varit i närkontakt med ska alltid kontaktas.
   • Vem ska kontakta de personer som den smittade varit i närkontakt med?
     Kontakt med berörda tas antingen av smittspåraren, den smittade själv eller av universitetet. I de fall universitetet ska informera närkontakter kan smittskyddets malltext med fördel användas, den finns längre ner på denna sida. Prefekt/chef informerar medarbetare, och kursansvarig lärare informerar sina studenter.
   • Får fler informeras om smittan?
     Som huvudregel gäller att bara personer som behöver bli informerade om smittan ska informeras, men i vissa fall kan information till en större grupp vara nödvändig. Kom därför överens om den smittade studenten ger sitt samtycke till att en större grupp meddelas och om den smittade i så fall vill vara namngiven eller anonym.
4. Anpassa om möjligt undervisning till digitala alternativ under en period.
5. Följ gärna upp den smittade studentens tillstånd. Studenten får återgå till studier som kräver fysisk närvaro tidigast 7 dagar efter insjuknande och efter minst 2 dagar av symptomfrihet.
6. Bedöm om situationen kräver anmälan av allvarligt tillbud, dokumentation och åtgärder. Läs avsnittet Anmälan av allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket ovan. OBS! Personer som är dubbelvaccinerade och där det gått mer än två veckor sedan dos två behöver inte ingå i tillbudsanmälan.

Om Smittskyddsenheten eller motsvarande ger andra instruktioner än vad som presenteras här är det smittskyddets instruktioner som gäller. 

Checklista när en medarbetare bekräftats smittad

När en medarbetare har provtagit sig och fått bekräftad covid-19 ska följande ske:

1. Den smittade medarbetaren kontaktar närmaste chef om förekomst av smitta.
2. Chefen meddelar berörd prefekt/enhetschef som mejlar information om att det finns en person med smitta till corona@umu.se. OBS! Ange inte namn eller andra personuppgifter.
3. Regionen ansvarar för smittspårning, men kan be universitetet om hjälp med att informera berörda personer. I de fall där universitetet ska bistå i smittspårningen med information till närkontakter bör chef och den smittade diskutera följande
   • Vilka personer på universitetet, medarbetare och studenter, har den smittade varit i närkontakt med?
     Närkontakt räknas som kontakt inom 2 meter i mer än 15 ackumulerade minuter under ett dygn och från 48 timmar innan symptom uppträdde till dess att symptomen försvunnit. De personer som den smittade har varit i närkontakt med ska alltid kontaktas.
   • Vem ska kontakta de personer som den smittade varit i närkontakt med?
     Kontakt med berörda tas antingen av smittspåraren, den smittade själv eller av universitetet. I de fall universitetet ska informera närkontakter kan smittskyddets malltext med fördel användas, den finns längre ner på denna sida. Prefekt/chef informerar medarbetare, och kursansvarig lärare informerar sina studenter.
   • Får fler informeras om smittan?
     Som huvudregel gäller att bara personer som behöver bli informerade om smittan ska informeras, men i vissa fall kan information till en större grupp vara nödvändig. Kom därför överens om den smittade medarbetaren ger sitt samtycke till att en större grupp meddelas och om den smittade i så fall vill vara namngiven eller anonym.
4. Chefen följer upp den smittade medarbetarens tillstånd. Medarbetaren får återgå till arbetsplatsen tidigast 7 dagar efter insjuknande och efter minst 2 dagar av symptomfrihet.
5. Bedöm om situationen kräver anmälan av allvarligt tillbud, dokumentation och åtgärder. Läs avsnittet Anmälan av allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket ovan. OBS! Personer som är dubbelvaccinerade och där det gått mer än två veckor sedan dos två behöver inte ingå i tillbudsanmälan.

Om Smittskyddsenheten eller motsvarande ger andra instruktioner än vad som presenteras här är det smittskyddets instruktioner som gäller.

Malltext för information till närkontakter

Anpassa texten utifrån verksamheten och den aktuella situationen.

Svensk malltext

Jag har fått information om att en person med covid-19 varit på [X] under [smittsam period, datum, ev. tidsintervall]. Jag vill därför informera dig som varit där samtidigt om att du kan ha utsatts för en smittrisk. Var observant på eventuella symptom i 14 dagar, och särskilt under de första 7 dagarna efter smittotillfället. Du kan arbeta/gå i skola som vanligt så länge du inte har några symptom, men du bör i övrigt träffa så få personer som möjligt. Var noggrann med att hålla avstånd till andra. Om symptom tillkommer ska du isolera dig. Kvarstår symptomen efter 24 timmar eller blir förvärrade ska du provta dig – det gäller alla personer över 6 år. Provtagning kan ske genom egenprovtagning för alla med svenskt personnummer. Den som saknar personnummer får vända sig till sin hälsocentral. Du ska fortsätta hålla dig isolerad tills provsvar kommit. Mer information finns på 1177.se.

Engelsk malltext

I have been informed that a person with confirmed COVID-19 has been at [X] during [contagious period, date, time interval]. I must therefore inform everyone who were there at the same time that you may have been exposed to risk of infection. Please be observant of any potential symptoms for 14 days, and particularly during the first 7 days after the time in question. You may continue to go to work/school as usual as long as you have no symptoms – but you should avoid meeting other people to the extent possible. Be careful to keep physical distance between yourself and others. If symptoms of disease should arise, you must isolate yourself. If the symptoms remain after 24 hours or if they worsen, all individuals over the age of 6 must get tested. Testing can take place through self-sampling at Region Västerbotten if you have a Swedish personal identity number. If you have no Swedish personal identity number, please contact a healthcare centre to get tested. Testing is free of charge. Remain in isolation until your test results have come. More information can be found on 1177.se.

Checklista och malltext som pdf

Ladda ner checklistan och malltexten som pdf. 

Svensk: Checklista för hantering av smittfall hos medarbetare eller studenter.pdf (363 kB)

Engelsk: Checklist for when a student or staff has confirmed COVID-19.pdf (281 kB)