Information till studenter och medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 14 januari 2021)
I samband med flytten är det nödvändigt att följa upp och justera utformningen av kontoret. Utveckla former för att regelbundet utvärdera och justera nyttjandet av lokalerna och det aktivitetsbaserade arbetssättet. Man behöver hitta nya former för att bedriva arbetsmiljöarbetet i ett flexkontor.
Konkreta tips
Bedöm när i tid en övergripande uppföljande riskbedömning för den fysiska miljön ska genomföras. Följ upp och säkerställ olika delar av den fysiska arbetsmiljön. T.ex att det finns fysiska arbetsmiljöer för olika typer av arbetsuppgifter, ventilation, kognitiv (koncentrationskrävande arbete) och fysisk ergonomi. Se förslag på dokument för uppföljning av olika områden i den fysiska miljön.
Det är nu man upptäcker hur lokalerna verkligen fungerar i förhållande till verksamhetens, arbetstagarnas och chefers behov. Fortsätt att ha kontakt med företagshälsovården under implementeringen för att kunna ta stöd.
Företagshälsovården är en extern part som ser dynamiken med nya ögon. De har kompetens för att ge stöd och råd. Att ta hjälp när man inte kan är en styrka.
Följ upp hur det fungerar för medarbetare med individuella anpassningsbehov och personer som inte verkar trivas i det nya kontoret. Detta sker förslagsvis genom att chefer har uppföljningssamtal med aktuella medarbetare.
Konkreta tips
När en övergripande uppföljning och ny riskbedömning har genomförts, kommunicera och involvera aktuella konsulter i processen så att viktig information överförs till dem som berörs.
I vissa fall kommer konsulter behövas för uppföljande åtgärder, t.ex. för att mäta ljud eller ljus, överväga förändringar av möblering och byggd struktur, eller zonering eller utveckla ledarskapet i relation till de nya förutsättningarna.
I implementeringsfasen är det viktigt att ha en pågående dialog mellan chefer och medarbetare (se Information och kommunikation under Organisations- och Arbetssätt). Man kan tidigt behöva göra nödvändiga justeringar av den fysiska miljön. Miljöns utformning styr hur vi människor interagerar, vilket kallas affordance. Det blir synligt när helt nya människor kommer in i en miljö och bara ser vad den erbjuder och inte känner till regler vi satt upp för hur vi ska bete oss just där.
Konkreta tips
Utvärdera hur arkivering och förvaring fungerar i förhållande till lokalernas utformning och verksamhetens behov. Vid behov, revidera dokumenthanteringsplanen.
Utvärdera hur IT och teknikstöd fungerar och korrigera vid behov. Lyssna på vad chefer och medarbetare upplever som utmaningar och som framgångsfaktorer. För att det papperslösa flexkontoret ska fungera optimalt krävs det att tekniken och IT-lösningarna är anpassade och att man tar hänsyn till medarbetarnas behov. Ta ställning till och genomför, om det behövs, ytterligare utbildning i de digitala verktygen.
Tänk också på att de digitala system som implementeras ska kunna fungera för att på ett rättssäkert sätt dokumentera och arkivera myndighetshandlingar.
Följ upp hur städning och underhåll fungerar. Här är synpunkter från både medarbetare på kontoret, företrädare från lokalvård och fastighetsförvaltning viktiga för att få en övergripande bild över hur det fungerar både ur ett verksamhets- och arbetsmiljöperspektiv.
Utvärdera hur den fysiska miljön fungerar med avseende på krav på sekretess, inom olika grupper på kontoret. Se till att de enskilda rummen uppfyller kraven för ljudisolering.