Hoppa direkt till innehållet

Information till studenter och medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 14 januari 2021)

printicon

UNDERHÅLLA | Arbetssätt

Mål

När implementeringen är genomförd börjar det riktiga jobbet. Följ upp målen med verksamheten och stäm av löpande så att det inte uppstår målkonflikter.

Fördjupning

Vi har en tendens att betrakta arbetsmiljöfrågor som projekt, något som har ett tydlig start och stopp. Inget kan vara mera felaktigt, arbetsmiljöfrågor är precis som verksamhetsfrågor, en process. Allt som sker i verksamheten får arbetsmiljökonsekvenser eftersom verksamhet sker i arbetsmiljön. Det är svårt att integrera dessa områden eftersom det blir så mycket information att hålla i huvudet. Då ska man underlätta det för sig själv genom att skriva ner så mycket som möjligt och revidera skrivningarna allt eftersom verkligheten förändras. Skrivna mål som tagits i samverkan lämnar mindre utrymme för personlig tolkning (vilket man annars gör) och minskar därför konfliktrisk samtidigt som det ökar produktivitet.  

Lästips

Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer

Regler

När flexkontoret är sjösatt går det in i reguljär verksamhet där man ofta har olika avdelningar/enheter i samma miljö. Här måste man ta hänsyn på ett annat sätt än om man "äger sin korridor". Systematisera uppföljningen av beteendereglerna och korrigera dem om nödvändigt. 

Fördjupning

Beteenden styrs av normer och normer kan vara både formella och informella. Informella normer lämnar mycket tolkningsutrymme till individen och därmed ökar konfliktrisken. Se till att beteenderegler är anpassade efter olika verksamheters behov samt att de är formella och nedskrivna. Analysera även hur den som innehar  funktionen som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden upplever sin roll. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera betenden som stör.

Lästips

Arbete och teknik på människans villkor

Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer

Chefer

I och med att flexkontoret går in i reguljär verksamhet måste chefer hitta former för ledarskap i den fysiskt gränslösa miljön. Organisationen måste kontinuerligt tänka på att chefen också behöver stöd och kompetensutveckling i det nya ledarskapet. 

Fördjupning

Chefens balansbräda, att både värna produktivitet och en god arbetsmiljö, blir extra utmanande i flexkontoret med sin gränslösa fysiska miljö. Chefers uppdrag karaktäriseras av att se helheten, vilket är både komplext och tidskrävande. Organisationen måste stötta cheferna och skapa former för att chefer från olika verksamheter och nivåer ska kunna kommunicera, stötta och samverka med varandra. Det mest betydelsefulla stödet får cheferna från sin egen chef eller uppdragsgivare. Chefer ska också vända sig "uppåt" för att  resonera om utmaningar i chefsuppdraget. Att ingå i ett nätverk med chefer från andra arbetsplatser upplever många chefer som en tillgång.

Lästips

Chefens arbetsmiljöguide

Chefens balansbräda

Chefens egen arbetsmiljö

Teknik och IT

En kontinuerlig utveckling av IT är A och O i ett flexkontor. En viktig aspekt är papperslösheten men också att både hård- och mjukvara hela tiden uppfyller de krav som verksamheten ställer. Verksamheten lever i en föränderlig värld och därför måste IT:n också vara föränderlig. Det är också viktigt att medarbetarna förstår vikten av att förkovra sig i t ex nya system för att kunna följa med i utvecklingen. Bistå därför kontinuerligt med handfasta och konkreta utbildningar.

Fördjupning

För att klara ett papperslöst kontor måste/bör IT vara väl utvecklat och IT-avdelningen vara effektiv och kompetent; enhetliga och användarvänliga inloggningssystem finnas som fungerar överallt i lokalerna samt ger möjlighet till uppkoppling även hemifrån; arbetsuppgifterna i princip vara papperslösa; dokumenthanterings- och arkiveringsprinciper vara fastställda; man ha en modell för hur man ska hantera inkommande post, inskanning, access, dokumenthantering, arkivering etc. Här behöver chefer jobba med IT-klivet, man måste som ledare ta ansvar för sin egen verksamhet i den här förändringen. Tillsätt en funktion som kan stötta  ledare i digitaliseringsfrågan. Att skapa ett team som kan jobba med processkartläggningar där teamet består av flera kompetenser är ett förslag.

Lästips

Arbete och teknik på människans villkor

Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna

Att ha goda sociala relationer är helt nödvändigt för oss människor. Konflikter och samarbetsproblem tar mycket energi och kan leda till ohälsa. Skapa former för regelbundna träffar inom arbetsgrupperna.

Lästips

Härenstam, A. & Bejerot, E. (red.) (2010) Sociala relationer i arbetslivet. Malmö: Gleerups

Information, kommunikation och dokumentation

Allt som rör flexkontorets verksamhet och det arbete som bedrivs i miljön ska fortsättningsvis kommuniceras och informeras om på ett systematiskt sätt. Fortsätt att sprid information, gärna på intranät eller i något liknande system. 

Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder

Risk och konsevensanalyserna ska nu beröra den reguljära verksamheten och inlämmas i verksamhetens kontinuerliga arbetsmiljöarbete. Kom ihåg att flera verksamheter med olika behov nu kan komma att dela på samma fysiska miljö. Anpassa därför SAM efter respektive verksamhets samspel med den fysiska miljön.