Administrativ samordnare

Beskrivning

Vi söker nu en administrativ samordnare med fokus på personalfrågor och administrativt stöd till institutionens ledningsgrupp. Rollen är bred och du kommer att fungera som ”spindeln i nätet” för dessa områden.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du att fungera som ett konsultativt stöd till prefekt och avdelningschefer i HR relaterade frågor. Arbetet omfattar exempelvis områden som rekrytering, arbetsmiljö, rehabilitering, introduktion av nya medarbetare, arbetsrätt samt rådgivning utifrån gällande lagstiftning, avtal och policys/riktlinjer. I arbetsuppgifterna ingår även personaladministration som exempelvis administration av rekryterings- och anställningsärenden.

Rollen som administrativt ledningsstöd innebär att du är den som samordnar institutionens arbete med exempelvis verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och inkommande remisser. Du är även den som kallar till och planerar för olika ledningsmöten som institutionsråd, ledningsgruppsmöte, lokal samverkansgrupp samt arbetsmiljögrupp och fungerar som sekreterare vid dessa möten. Du är den som följer upp uppdrag som delegeras eller beslut som fattas.

Andra arbetsuppgifter som ingår i arbetet är att svara för institutionens externa webb och den interna kommunikationen. Arbetet i den externa webben handlar framförallt om att lägga ut färdiga texter med information om pågående forskning inom institutionen.

Arbetsuppgifterna kan till viss del komma att förändras och anpassas efter din kompetens och verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleexamen från personalvetarprogrammet eller motsvarande, med ett par års erfarenhet av administrativt HR arbete. Vidare krävs att du är strukturerad och god planeringsförmåga.

Arbetet kräver god datorvana och att du känner dig bekväm med att arbeta i flertalet administrativa system. God förmåga att kommunicera på såväl svenska och engelska är ett krav.

För att trivas med anställningen bör du vara serviceinriktad och flexibel och stimuleras av att ha flera kontaktytor, uppdrag och arbetsuppgifter pågående samtidigt. Du behöver kunna prioritera bland arbetsuppgifter och ska ha lätt för att samarbeta. För rollen krävs också att du har förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar för ditt arbete.

Har du erfarenhet av administrativt arbete inom högskolesektorn samt kunskap om universitetets organisation och regelverk är detta meriterande.

Erfarenhet av att arbetat med universitetets personalsystem såsom Primula, Varbi och Adato är också meriterande.

Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet.

Villkor

Anställningen gäller tillsvidare men provanställning kan komma att tillämpas.

Umeå universitet eftersträvar en jämn könsfördelning och eftersom merparten anställda som arbetar med administrativt stöd vid Samhällsmedicin och rehabilitering är kvinnor ser vi gärna manliga sökande. Om du tycker att arbetet verkar intressant - skicka in ett personligt brev, meritsammanställning samt eventuella arbetsbetyg som är relevanta för anställningen.

Har du frågor kring denna rekrytering kontakta gärna prefekt och ansvarig chef Ann Sörlin på per epost: ann.sorlin.umu.se. Vid frågor kring den HR relaterade delen av anställningen kan ni också kontakta HR specialist Ylva Hagervall per epost: ylva.hagervall@umu.se 

Välkommen med din ansökan senaste 16 april!