Information till medarbetare med anledning av covid-19 (Uppdaterad: 26 maj 2020)

Hoppa direkt till innehållet
printicon

Ekonomi och redovisning

Inköp, upphandling och försäljning m.m.

Angående leasing och ramavtal

Angående leasing och ramavtal

Statligt upphandlade ramavtal som endast gäller leasing kan avropas av institution/enhet utan att kalkyl och ifrågasättande av ramavtal behöver göras vid varje enskilt avrop. Vid köp gäller inte undantaget

Typ: Annat
Ansvarig: Universitetsledningens kansli
Diarienummer: 240-1755-00
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2000-09-19

Angående leasing och ramavtal

Anlitande av externa uppdragstagare i undervisningen

Anlitande av externa uppdragstagare i undervisningen

Regel för under vilka förutsättningar extern uppdragstagare (juridisk person) får anlitas (direktupphandlas) för undervisning vid Umeå universitet.

Typ: Regel
Ansvarig: Universitetsledningens kansli
Diarienummer: FS 1.1-2-15
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2015-02-10
Ersätter dokument: 100-1986-13

Anlitande av externa uppdragstagare i undervisningen

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy

Den handlar om hur Umeå universitet tillämpar lagen om offentlig upphandling vid anskaffningar och köp.

Typ: Policy
Ansvarig: Universitetsledningens kansli
Diarienummer: 200-732-11
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2011-03-22

Inköps- och upphandlingspolicy

Regler för direktupphandling

Regler för direktupphandling

Inköp av varor och tjänster ska ske från de leverantörer universitetet har ramavtal med, om inte internt utbud kan nyttjas. Om vare sig internt utbud eller ramavtal finns ska inköp ske via objektsupphandling eller, om förutsättningar för detta föreligger, direktupphandling. I denna regel anges under vilka förutsättningar direktupphandling får ske.

Typ: Regel
Ansvarig: Universitetsledningens kansli
Diarienummer: FS 1.1-1179-16
Giltig: rev. vart 5:e år
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2016-06-28
Ersätter dokument: FS 1.1.2-1160-14

Regler för direktupphandling

Regler för inköpskort/inköpskonto

Regler för inköpskort/inköpskonto

Riksgälden har upphandlat ett nytt ramavtal för korttjänster. Umeå universitet har avropat på detta avtal som gäller från den 1 januari 2018. Samtliga fysiska kort med myndigheten som betalningsansvarig, byts ut mot ett kortlöst inköpskonto där myndigheten är betalningsansvarig. Hanteringen flyttas från Personalenheten till Ekonomienheten. I regeln beskrivs användningsområde, villkor, ansvar och beloppsgränser.

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Område: Ekonomi och redovisning
Diarienummer: FS 1.1-1876-17
Giltig: 2018-01-01 - Tills vidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2017-11-14
Ersätter dokument: Regel - Hantering av företagskort/inköpskort, dnr 200-1362-11

Regler för inköpskort/inköpskonto

Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal

Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal

Dokumentet reglerar interna köp och försäljningar av personals insatser vid Umeå universitet. Reglerna ska tillämpas i samtliga fall vid köp och försäljning av tjänster inom universitetet där två parter inte har träffat överenskommelse som avviker från reglerna. Reglerna tydliggör när internfakturering eller omkontering av lönekostnad ska ske, hur timkostnad beräknas och vilka gemensamma kostnader som ska inkluderas. Dokumentet innehåller särskilda regler för undervisande respektive forskande och teknisk-/administrativ personal. Universitetsförvaltningens enheter omfattas inte av reglerna. För interna försäljningar och köp av varor och tjänster som sker från enheter inom universitetsförvaltningen finns särskilda regler om köp från internt utbud (Inköps- och upphandlingspolicy) och regleras således inte i detta dokument.

Typ: Regel
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-1550-19
Giltig: 2017-04-04 - tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2019-09-10
Ersätter dokument: "Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal, dnr: FS 1.1-593-17, 2017-04-04"

Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal

Regel för kontanthantering

Regel för kontanthantering

Regeln innehåller bestämmelser angående hantering och ansvar för kontanter genom kontantkassa och växelkassa vid Umeå universitet. Kontanthanteringen har minskat avsevärt under de senaste åren. Det är i linje med dagens allt mer kontantlösa samhälle. Grundregeln för universitetets försäljningsverksamhet är att den ska faktureras.

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Område: Ekonomi och redovisning
Diarienummer: FS 1.1-1890-18
Giltig: Tills vidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-10-16
Ersätter dokument: Ersätter tidigare styrdokument: Kontanta medel - Regel/Dnr UmU 200-1182-11 från 2011-05-10

Regel för kontanthantering

Donationer

Umeå universitets policy för mottagande av donationer

Umeå universitets policy för mottagande av donationer

Policyn anger under vilka förutsättningar universitetet har möjlighet att ta emot donationer utifrån bestämmelser som framgår av lag och förordning.

Typ: Policy
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: UmU 200-1759-09
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2009-06-09

Umeå universitets policy för mottagande av donationer


Handläggningsordning för mottagande av donationer

Handläggningsordning för mottagande av donationer

I föreliggande handläggningsordning beskrivs ansvarsfördelning och process för universitetets arbete med donationer av ekonomiska tillgångar.

Typ: Annat
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-1158-18
Giltig: 2018-08-15 - tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-06-12

Handläggningsordning för mottagande av donationer

Finansiering

Hantering av internränta vid Umeå universitet

Typ: Regel
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.3.5-1743-14
Giltig: 2015-01-01 - tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2015-03-03

Hantering av internränta vid Umeå universitet

Placeringspolicy för stiftelser anknutna till Umeå universitet 

Placeringspolicy för stiftelser anknutna till Umeå universitet

Syftet med policyn är att ange regler för kapitalförvaltningen. Policyn skall precisera strategiska beslut kring den långsiktiga förvaltningsinriktningen, tydliggöra ansvarsfördelning samt fungera som vägledning i det dagliga arbetet samt för externa kapitalförvaltare.

Typ: Policy
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-858-17
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Universitetsstyrelsen
Fastställd: 2017-06-12
Ersätter dokument: Placeringspolicy för stiftelser anknutna till Umeå universitet (UmU 200-1180-11) beslutad av universitetsstyrelsen 2011-06-16

Placeringspolicy för stiftelser anknutna till Umeå universitet

Regler avseende räntekonto

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Diarienummer: UmU 200-4286-07
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2007-10-16

Regler avseende räntekonto

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader

Dokumentet beskriver de regler och rutiner som gäller för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. I bilagan framgår vilka finansiärer som beviljats hel eller delvis medfinansiering. Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer men det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet undantag ska vara begränsat. I samtliga fall ska beslutad rutin för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade.

Typ: Regel
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-2056-18
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-10-30
Ersätter dokument: Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (UmU 100-378-10) fastställd av rektor 2010-05-25

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader

Handläggningsordning externa forskningsbidrag

Handläggningsordning externa forskningsbidrag

Handläggningsordningen vänder sig till institutioner/motsvarande som hanterar externa forskningsbidrag. Syftet är att visa på de olika momenten i handläggning av forskningsbidrag, tydliggöra ansvar och fungera som ett stöd i hanteringen. En översyn och uppdatering av befintlig handläggningsordning har genomförts med anledning av rektors besluts- och delegationsordning som fastställdes 2016-12-20, dnr FS 1.1-1570-16. Dokumentet har därför uppdaterats under våren 2017.

Typ: Annat
Ansvarig: Planeringsenheten och Ekonomienheten
Diarienummer: FS 1.1-952-17
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2017-06-29
Ersätter dokument: Handläggningsordning för externa forskningsbidrag, dnr FS 1.1-807-15, 2015-05-26

Handläggningsordning externa forskningsbidrag

Redovisning

Beloppsgräns för redovisning av anläggningstillgångar samt investeringstidpunkt

Beloppsgräns för redovisning av anläggningstillgångar samt investeringstidpunkt

Beloppsgränsen för materiella anläggningstillgångar och för aktivering av ny-, till- och ombyggnad av annans fastighet blir 25 000 kr från och med 1 januari 2018. Inventering ska ske en gång per år enligt Ekonomienhetens anvisningar.

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Område: Ekonomi och redovisning
Diarienummer: FS 1.1-2081-17
Giltig: Tills vidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-01-01
Ersätter dokument: Ersätter tidigare Styrdokument: Dnr 200-2295-02, rektorsbeslut 2002-08-27

Beloppsgräns för redovisning av anläggningstillgångar samt investeringstidpunkt

Handläggningsordning för kursklassificering

Handläggningsordning för kursklassificering

Handläggningsordningen anger klassificering av kurser utifrån ämnesinnehåll.

Typ: Annat
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-2106-17
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2017-12-12

Handläggningsordning för kursklassificering

Revision

Kostnader för revision som inte kan utföras av Riksrevisionen.

Kostnader för revision som inte kan utföras av Riksrevisionen.

Vissa externa finansiärer kräver revision av beviljade bidrag som inte kan utföras av Riksrevisionen, vilket innebär att tjänsten måste köpas av externa revisionsbyråer. För EU-finansierade projekt har praxis varit att respektive projekt bekostar denna revision.

Typ: Annat
Ansvarig: Ekonomienheten
Diarienummer: Umu 210-1223-06
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2006-04-11

Kostnader för revision som inte kan utföras av Riksrevisionen.

Representation, ekonomistyrning m.m.

Ekonomistyrregler vid Umeå universitet

Ekonomistyrregler vid Umeå universitet

Ekonomistyrreglerna tydliggör huvudprinciper för ekonomistyrning inom universitetet, samt ansvar och befogenheter för universitetets chefer gällande ekonomi. I ekonomistyrreglerna anges även vad som ingår i ansvaret för budget, ekonomisk uppföljning och prognos, samt vid bokslut.

Typ: Regel
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-2514-18
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Universitetsstyrelsen
Fastställd: 2019-02-20
Ersätter dokument: Ekonomistyrregler vid Umeå universitet (FS 1.1-1767-15) beslutade av universitetsstyrelsen 2015-12-17

Ekonomistyrregler vid Umeå universitet

Regel för chefens ansvar och behörighet att förfoga över myndighetens medel

Regel för chefens ansvar och behörighet att förfoga över myndighetens medel

Myndigheten är skyldig att besluta vilka anställda som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten ska fastställas i delegationsordning. En förteckning över de personer som har denna ätt u och uppdateras kontinuerligt. Som en viktig del av chefens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut om föranleder framtida utbetalningar. Det ekonomiska ansvaret innebär: att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet, att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler.

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Område: Ekonomi och redovisning
Diarienummer: FS 1.1-368-18
Giltig: Tills vidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-02-20
Ersätter dokument: Ersätter tidigare styrdokument: Regler för prefektens ansvar och behörighet att förfoga över myndighetens medel/200-1189-09/2009-04-28. Regler för namnteckningsprov samt delegering av utbetalnings-/bokföringsorder/200-3699-08/2009-04-28

Regel för chefens ansvar och behörighet att förfoga över myndighetens medel

Regler för Representation vid Umeå universitet, Ekonomihandboken kapitel 8

Regler för Representation vid Umeå universitet, Ekonomihandboken kapitel 8

Det finns ingen bestämd definition av begreppet representation, men vanliga kostnader för representation är till exempel mat och dryck. Representation kan vara extern eller intern och olika regler gäller för dessa. Representation är en viktig del av universitetets verksamhet. Reglerna för representation hittar du i Ekonomihandboken, kapitel 8. Universitetet har som myndighet ett viktigt ansvar att vara återhållsamma när det gäller representation, den får aldrig vara lyxbetonad. Universitetets verksamhet granskas kontinuerligt av revisorer, finansiärer och media och det är av största vikt att vi följer gällande regler. Varje tillfälle av representation ska vara noga planerad, gärna tillsammans med ekonomiadministratör och i förväg förankrad med chef.

Typ: Regel
Ansvarig: Ekonomienheten
Diarienummer: FS 1414-17
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2018-10-23
Ersätter dokument: Regler för Representation vid Umeå universitet, Ekonomihandboken kapitel 8 (FS 1414-14) beslutad av rektor 2017-12-19

Regler för Representation vid Umeå universitet, Ekonomihandboken kapitel 8

Umeå universitets policy mot tagande och givande av muta

Umeå universitets policy mot tagande och givande av muta

Anställda vid Umeå universitet har, precis som övriga anställda inom statlig förvaltning ett särskilt ansvar att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Allmänheten ska kunna förlita sig på att universitetet inte fattar beslut på felaktig grund eller för saken ovidkommande intressen. Bestämmelserna om tagande av muta och givande av muta gäller både offentlig och privat sektor men man kan konstatera att domstolarna ställer särskilt höga krav på anställda inom den offentliga sektorn.

Typ: Policy
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: UmU 100-2052-12
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2012-10-30

Umeå universitets policy mot tagande och givande av muta

Handläggning - attestering av rektors kostnader

Handläggningsordning - attestering av rektors kostnader

Föreliggande handläggningsordning beskriver den praktiska hanteringen gällande attestering av rektors egna kostnader.

Typ: Annat
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.1-2420-19
Giltig: Tillsvidare
Beslutad av: Universitetsstyrelsens ordförande
Fastställd: 2019-12-20

Handläggning - attestering av rektors kostnader

Budget

Budget 2020 Umeå universitet inkl. Ekonomisk plan 2021-2022

Budget 2020 Umeå universitet inkl. Ekonomisk plan 2021-2022

Universitetsstyrelsen fastställde i juni 2019 budgetramar för år 2020 avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt för forskning och utbildning på forskarnivå. I beslutet ingår fördelning av ramarna till fakulteter och Lärarhögskolan (inkl. preliminära budgetramar för år 2021−2022), samt även budgetramar år 2020 (inkl. preliminära budgetramar för år 2021−2022) för universitetsgemensamma funktioner, och fördelning av denna till universitetsgemensamma funktioner inklusive Universitetsbiblioteket respektive Internrevisionen.

Typ: Plan
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.3.2-754-19
Giltig: 2020-01-01 - 2020-12-31
Beslutad av: Universitetsstyrelsen
Fastställd: 2019-06-11
Ersätter dokument: Budget Umeå universitet 2019 inkl. ekonomisk plan 2020–2021 FS 1.3.2-864-18/2018-06-18

Budget 2020 Umeå universitet inkl. Ekonomisk plan 2021-2022

Budget 2020 - Justeringar utifrån budgetproposition 2019/20:1 Utgiftsområde 16: Utbildning och universitetsforskning

Budget 2020 - Justeringar utifrån budgetproposition 2019/20:1 Utgiftsområde 16: Utbildning och universitetsforskning

Universitetsstyrelsen fastställde i juni dokumentet ”Budget 2020 Umeå universitet inkl. ekonomisk plan 2021-2022”. Med anledning av regeringens budgetproposition inför år 2020 har rektor fattat tilläggsbeslut avseende justering av budgetramarna för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Även vissa kostnadsfördelningar, beslutade genom rektors detaljbeslut i budget 2020, har justerats och ingår i rektors tilläggsbeslut.

Typ: Plan
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.3.2-754-19
Giltig: 2020-01-01 - 2020-12-31
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2019-10-08

Budget 2020 - Justeringar utifrån budgetproposition 2019/20:1 Utgiftsområde 16: Utbildning och universitetsforskning

Regel - Rektors detaljbeslut i budget 2020

Regel - Rektors detaljbeslut i budget 2020

Universitetsstyrelsen beslutade 2019-06-11 att fastställa Budget 2020 Umeå universitet inkl. ekonomisk plan 2021–2022. Utifrån universitetsstyrelsens beslut fattar rektor detaljbeslut om fördelning av kostnader och anslag till fakulteter, Lärarhögskolan m.fl. för år 2020. Umeå universitet erhåller förslag från regeringen på budget för år 2020 först i budgetpropositionen som presenteras i september 2019. Universitetsstyrelsen har gett rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om budget för år 2020 utifrån budgetproposition. Eventuellt tilläggsbeslut kommer att fattas av rektor i oktober 2019.

Typ: Regel
Ansvarig: Planeringsenheten
Diarienummer: FS 1.3.2-1228-19
Giltig: 2020-01-01 - 2020-12-31
Beslutad av: Rektor
Fastställd: 2019-06-24

Regel - Rektors detaljbeslut i budget 2020