Ekonomi och redovisning

Statligt upphandlade ramavtal som endast gäller leasing kan avropas av institution/enhet utan att kalkyl och ifrågasättande av ramavtal behöver göras vid varje enskilt avrop. Vid köp gäller inte undantaget

Regel för under vilka förutsättningar extern uppdragstagare (juridisk person) får anlitas (direktupphandlas) för undervisning vid Umeå universitet.

Den handlar om hur Umeå universitet tillämpar lagen om offentlig upphandling vid anskaffningar och köp.

Inköp av varor och tjänster ska ske från de leverantörer universitetet har ramavtal med, om inte internt utbud kan nyttjas. Om vare sig internt utbud eller ramavtal finns ska inköp ske via objektsupphandling eller, om förutsättningar för detta föreligger, direktupphandling. I denna regel anges under vilka förutsättningar direktupphandling får ske.

Riksgälden har upphandlat ett nytt ramavtal för korttjänster. Umeå universitet har avropat på detta avtal som gäller från den 1 januari 2018. Samtliga fysiska kort med myndigheten som betalningsansvarig, byts ut mot ett kortlöst inköpskonto där myndigheten är betalningsansvarig. Hanteringen flyttas från Personalenheten till Ekonomienheten. I regeln beskrivs användningsområde, villkor, ansvar och beloppsgränser.

Dokumentet reglerar interna köp och försäljningar av personals insatser vid Umeå universitet. Reglerna ska tillämpas i samtliga fall vid köp och försäljning av tjänster inom universitetet där två parter inte har träffat överenskommelse som avviker från reglerna. Reglerna tydliggör när internfakturering eller omkontering av lönekostnad ska ske, hur timkostnad beräknas och vilka gemensamma kostnader som ska inkluderas. Dokumentet innehåller särskilda regler för undervisande respektive forskande och teknisk-/administrativ personal. Universitetsförvaltningens enheter omfattas inte av reglerna. För interna försäljningar och köp av varor och tjänster som sker från enheter inom universitetsförvaltningen finns särskilda regler om köp från internt utbud (Inköps- och upphandlingspolicy) och regleras således inte i detta dokument.

Regeln innehåller bestämmelser angående hantering och ansvar för kontanter genom kontantkassa och växelkassa vid Umeå universitet. Kontanthanteringen har minskat avsevärt under de senaste åren. Det är i linje med dagens allt mer kontantlösa samhälle. Grundregeln för universitetets försäljningsverksamhet är att den ska faktureras.

Policyn anger under vilka förutsättningar universitetet har möjlighet att ta emot donationer utifrån bestämmelser som framgår av lag och förordning.

I föreliggande handläggningsordning beskrivs ansvarsfördelning och process för universitetets arbete med donationer av ekonomiska tillgångar.

Syftet med policyn är att ange regler för kapitalförvaltningen. Policyn skall precisera strategiska beslut kring den långsiktiga förvaltningsinriktningen, tydliggöra ansvarsfördelning samt fungera som vägledning i det dagliga arbetet samt för externa kapitalförvaltare.

Dokumentet beskriver de regler och rutiner som gäller för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. I bilagan framgår vilka finansiärer som beviljats hel eller delvis medfinansiering. Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer men det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet undantag ska vara begränsat. I samtliga fall ska beslutad rutin för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade.

Handläggningsordningen vänder sig till institutioner/motsvarande som hanterar externa forskningsbidrag. Syftet är att visa på de olika momenten i handläggning av forskningsbidrag, tydliggöra ansvar och fungera som ett stöd i hanteringen. En översyn och uppdatering av befintlig handläggningsordning har genomförts med anledning av rektors besluts- och delegationsordning som fastställdes 2016-12-20, dnr FS 1.1-1570-16. Dokumentet har därför uppdaterats under våren 2017.

Beloppsgränsen för materiella anläggningstillgångar och för aktivering av ny-, till- och ombyggnad av annans fastighet blir 25 000 kr från och med 1 januari 2018. Inventering ska ske en gång per år enligt Ekonomienhetens anvisningar.

Handläggningsordningen anger klassificering av kurser utifrån ämnesinnehåll.

Vissa externa finansiärer kräver revision av beviljade bidrag som inte kan utföras av Riksrevisionen, vilket innebär att tjänsten måste köpas av externa revisionsbyråer. För EU-finansierade projekt har praxis varit att respektive projekt bekostar denna revision.

Ekonomistyrreglerna tydliggör huvudprinciper för ekonomistyrning inom universitetet, samt ansvar och befogenheter för universitetets chefer gällande ekonomi. I ekonomistyrreglerna anges även vad som ingår i ansvaret för budget, ekonomisk uppföljning och prognos, samt vid bokslut.

Myndigheten är skyldig att besluta vilka anställda som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten ska fastställas i delegationsordning. En förteckning över de personer som har denna ätt u och uppdateras kontinuerligt. Som en viktig del av chefens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut om föranleder framtida utbetalningar. Det ekonomiska ansvaret innebär: att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet, att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler.

Det finns ingen bestämd definition av begreppet representation, men vanliga kostnader för representation är till exempel mat och dryck. Representation kan vara extern eller intern och olika regler gäller för dessa. Representation är en viktig del av universitetets verksamhet. Reglerna för representation hittar du i Ekonomihandboken, kapitel 8. Universitetet har som myndighet ett viktigt ansvar att vara återhållsamma när det gäller representation, den får aldrig vara lyxbetonad. Universitetets verksamhet granskas kontinuerligt av revisorer, finansiärer och media och det är av största vikt att vi följer gällande regler. Varje tillfälle av representation ska vara noga planerad, gärna tillsammans med ekonomiadministratör och i förväg förankrad med chef.

Anställda vid Umeå universitet har, precis som övriga anställda inom statlig förvaltning ett särskilt ansvar att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Allmänheten ska kunna förlita sig på att universitetet inte fattar beslut på felaktig grund eller för saken ovidkommande intressen. Bestämmelserna om tagande av muta och givande av muta gäller både offentlig och privat sektor men man kan konstatera att domstolarna ställer särskilt höga krav på anställda inom den offentliga sektorn.

Föreliggande handläggningsordning beskriver den praktiska hanteringen gällande attestering av rektors egna kostnader.

Universitetsstyrelsen fastställde i juni 2019 budgetramar för år 2020 avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt för forskning och utbildning på forskarnivå. I beslutet ingår fördelning av ramarna till fakulteter och Lärarhögskolan (inkl. preliminära budgetramar för år 2021−2022), samt även budgetramar år 2020 (inkl. preliminära budgetramar för år 2021−2022) för universitetsgemensamma funktioner, och fördelning av denna till universitetsgemensamma funktioner inklusive Universitetsbiblioteket respektive Internrevisionen.

Universitetsstyrelsen fastställde i juni dokumentet ”Budget 2020 Umeå universitet inkl. ekonomisk plan 2021-2022”. Med anledning av regeringens budgetproposition inför år 2020 har rektor fattat tilläggsbeslut avseende justering av budgetramarna för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Även vissa kostnadsfördelningar, beslutade genom rektors detaljbeslut i budget 2020, har justerats och ingår i rektors tilläggsbeslut.

Universitetsstyrelsen beslutade 2019-06-11 att fastställa Budget 2020 Umeå universitet inkl. ekonomisk plan 2021–2022. Utifrån universitetsstyrelsens beslut fattar rektor detaljbeslut om fördelning av kostnader och anslag till fakulteter, Lärarhögskolan m.fl. för år 2020. Umeå universitet erhåller förslag från regeringen på budget för år 2020 först i budgetpropositionen som presenteras i september 2019. Universitetsstyrelsen har gett rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om budget för år 2020 utifrån budgetproposition. Eventuellt tilläggsbeslut kommer att fattas av rektor i oktober 2019.