Om forskningsdata

Dina forskningsresultat bygger på forskningsdata

Material som ligger till grund för vetenskaplig analys räknas som forskningsdata. Det är all data som du tar fram eller samlar in inom din forskning. För att din forskning ska bli trovärdig är det viktigt att du hanterar data på ett korrekt och strukturerat vis, så att andra kan granska och vidimera dina forskningsresultat.

Vad räknas till forskningsdata?

Forskningsdata kan till exempel vara

• textdokument
• kalkyldokument
• ljudsekvenser
• bilder
• filmer
• register
• databaser
• webbsidor.

Till forskningsdata räknas även material som andra har samlat in och som du använder på nytt i ett projekt.

Inom vissa forskningsområden förekommer det att man använder andra begrepp på material som används under forskningsprocessen. Inom till exempel konstnärlig forskning talar man mer om en konstnärlig process, där konstnärligt material eller tidiga skisser ibland kan räknas som forskningsdata.

Forskningsdata är allmänna handlingar

Umeå universitet är en myndighet och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att forskningsdata är allmän handling hos universitetet. Om någon begär att få ta del av information som finns hos Umeå universitet behöver du avgöra om informationen finns i en allmän handling och om handlingen omfattas av sekretess.

Mer information om allmänna handlingar på Aktum (UMU-id krävs)

Läs mer om sekretess för forskningsdata

När blir forskningsmaterial allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad där.

• Manuskript, rapporter och artiklar blir allmän handling när de publiceras. Att en sådan handling skickas för peer review innebär i sig inte att handlingen blir allmän.
• Labbanteckningar och liknande uppgifter som förs löpande blir allmän handling i och med att de förs in i en förteckning, till exempel en labbdagbok.
• Svar på enkäter, registerdata från myndigheter, patientuppgifter med mera blir allmän handling när de inkommer till Umeå universitet, till exempel när de skickas in eller registreras i ett IT-system som forskare vid Umeå universitet har tillgång till.
• Ljud- och filminspelning är allmän handling när dessa är färdiga för analys. Om inspelningen transkriberas och det är transkriberingen som analyseras i forskningen kan inspelningen anses vara arbetsmaterial och det är istället transkriberingen som utgör allmän handling när denna är färdig för analys. Detta förutsätter att transkriberingen håller tillräcklig kvalitet så att ingen information från inspelningen förloras.

Vem äger forskningsdata?

Enkelt sagt är det den myndighet där forskningen utförs som äger handlingarna, inklusive forskningsdata. Det innebär att det är Umeå universitet som ansvarar för de forskningsdata som du som samlar in eller skapar.

Om du slutar jobba på Umeå universitet

Om du avslutar din anställning på Umeå universitet stannar forskningsdata kvar, så om du vill fortsätta med projektet på en annan arbetsplats behöver du begära ut data. Hur ett forskningsprojekt ska hanteras vid byte av lärosäte avgörs av berörda prefekter vid de aktuella lärosätena.

Om du byter anställning inom Umeå universitet 

Om du byter till en annan anställning inom Umeå universitet är överlämnandet inte att betrakta som ett utlämnande av allmänna handlingar. Berörda prefekter behöver komma överens om hur arkivansvaret för handlingarna ska hanteras. Dokumentera överenskommelsen på lämpligt sätt, till exempel i projektbeskrivningen eller projektets datahanteringsplan.

Att begära ut forskningsdata

Om du ska använda uppgifter från andra myndigheter i din forskning behöver du vara tydlig med syftet eftersom det finns bättre möjlighet att få ut uppgifter som omfattas av sekretess om uppgifterna ska användas för forskning än i andra fall. Din begäran om uppgifter ska hanteras skyndsamt, men det finns inga uttryckliga regler om hur snabbt den andra myndigheten ska lämna ut uppgifterna till Umeå universitet.

Du behöver

• kontakta regionen eller myndigheten som har uppgifterna i god tid. För att underlätta och snabba på hanteringen kan du berätta hur fort du behöver uppgifterna
• ange att du begär ut uppgifterna i egenskap av anställd på Umeå universitet
• kontrollera om uppgifterna omfattas av sekretess hos Umeå universitet eller om den utlämnande myndigheten för över sekretess för uppgifterna.

Om handlingarna som du begär ut innehåller känsliga personuppgifter eller personuppgifter om lagöverträdelser behöver du kunna visa upp ett beslut om godkänd etikprövning som omfattar de uppgifter som du har begärt att få ta del av.

Läs mer om sekretess och forskningsdata

Kontakta gärna forskningsdatastödet om du har frågor om sekretess.   

Använd din umu.se e-postadress

Använd alltid din umu.se e-postadress när du begär ut handlingar i ditt arbete. Privata e-postdomäner har inte samma säkerhet som universitetets. Att skicka handlingar som omfattas av sekretess till privata e-postadresser eller andra e-postdomäner utgör ett otillåtet röjande av sekretess och brott mot tystnadsplikten. Dessutom tar den utlämnande myndigheten inte ut avgift när begäran kommer från Umeå universitet.