Du behöver dokumentera din datahantering
Inför att du ska påbörja ett forskningsprojekt behöver du skapa ett antal dokument som beskriver hur data ska hanteras när du forskar. I dokumentationsprocessen kartlägger du vilket skydd forskningsdata behöver och hur du ökar möjligheten för återanvändning av data, såväl för dig själv som för andra.
Fördelar med att dokumentera din forskningsdatahantering
Dokumentationen av din forskningsdatahantering ger dig verktyg för att
- välja IT-system och tjänster samt arbetssätt för säker hantering av forskningsdata (val av skyddsåtgärder och planering av nödvändiga rutiner)
- underlätta att du från början väljer rätt datamängd och därmed minska riskerna med hantering av för stora mängder data
- skapa en struktur för hantering av forskningsdata som förenklar under hela livscykeln
- få snabbare hjälp från stödfunktioner
- organisera forskningsdata för att säkerställa sökbarhet och återanvändbarhet under och efter projektet.
Med dokumenterad datahantering kan regelverk som styr forskning, forskningsetik och god forskningssed kan uppfyllas samtidigt som du som forskare i högre utsträckning kan fokusera på forskningens kärnfrågor. Genom att du följer regler kring hur information får hanteras skyddar du både informationens och forskningspersoners integritet.
Det här ingår i dokumentationen
I dokumentationen av din forskningsdatahantering ingår alltid
I vissa fall kan också annan dokumentation behövas beroende på vilken typ av forskningsdata som behandlas och hur det hanteras. De vanligaste dokumenten som kan tillkomma är
- anmälan om personuppgiftsbehandling
- konsekvensbedömning av personuppgiftsbehandling
- bevarandeplan för egna IT-system eller molntjänster.
Så förhåller sig dokumenten till varandra
De olika dokumenten i processen har olika syften och kartlägger olika aspekter av forskningsdatahanteringen. Du beskriver ditt data utifrån olika aspekter och drar slutsatser för att lära känna forskningsdata i ditt forskningsprojekt och hur du bör hantera informationen i olika situationer.
Informationsklassning – grunden som annan dokumentation vilar på
Den första dokumentationen du gör inför ett projekt är en informationsklassning. I informationsklassningen av ditt forskningsprojekt kartlägger du vilken typ av uppgifter som du hanterar.
Risk- och sårbarhetsanalys – hur projektet ska hantera risker
Efter att du kartlagt din information i och informationsklassningen ska du göra en risk- och sårbarhetsanalys. I den beskriver du vilka hotbilder som kan finnas kopplat till hur informationen i projektet ska behandlas samt hur projektet ska hantera dessa risker.
Datahanteringsplan – hur du ska hantera data under forskningsprocessen
En datahanteringsplan (Data Management Plan, DMP) beskriver hur du arbetar med information under forskningsprocessen. Datahanteringsplanen är ett verktyg som skapar ett arbetsflöde för datahantering i ditt forskningsarbete. Om din forskning innefattar flera medverkande är det dessutom ett praktiskt sätt att kommunicera arbetsgång, rollfördelning, ägarskap av data samt synkroniserad bearbetning av data.
Personuppgiftsbehandling – anmäl hantering och gör konsekvensbedömning
Om du ska hantera personuppgifter i forskning ska du anmäla detta till Umeå universitets register över personuppgiftsbehandlingar.
Om hanteringen av personuppgifter innebär en hög risk för individerna ska du göra en konsekvensbedömning i samråd med universitetets dataskyddsombud innan du börjar.
Läs mer på sidorna om att behandla personuppgifter i forskning
Bevarandeplan – om du skaffar egna IT-system
Om du i ditt forskningsprojekt använder ett IT-system eller en molntjänst inte redan tillhandahålls av universitetet behöver du i samband med anskaffningen upprätta en bevarandeplan. Bevarandeplanen beskriver hur information i systemet ska kunna bevaras eller gallras ur arkivperspektiv, för att undvika att information försvinner eller förstörs.
Om du bara använder IT-system eller IT-tjänster som tillhandahålls av universitetet behöver du inte upprätta en bevarandeplan.
Återanvänd uppgifter mellan de olika dokumenten
Även om syftet är olika kan samma eller liknande information efterfrågas i de olika dokumenten. Det är bra att återanvända de uppgifter som du har angett i ett dokument i övriga dokument där samma information efterfrågas, dels för att förenkla ditt arbete men också för att undvika motstridig information.
Uppdatera din dokumentation vid behov
Dokumentation av forskningsdatahantering påbörjas innan insamling av forskningsdata för att säkerställa att insamlingen sker säkert och i enlighet med krav från lagstiftning och finansiärer.
Forskningsdatahanteringen utvecklas och kan förändras i olika stor utsträckning under forskningsprojektets genomförande. Dokumentationen behöver därför ses över och vid behov uppdateras under hela projektet. Om förändringarna ryms inom de befintliga bedömningarna behöver dokumentationen inte uppdateras men kan utgöra ett stöd för att bedöma hur informationen kan hanteras.
Annan dokumentation kring forskningsdata
Du kan komma att göra fler typer av dokumentation under och efter forskningsprocessen. Då kan du ofta ha nytta av att återanvända information från din tidigare dokumentation. Du kan läsa mer om det på dessa sidor.
Forskningsetik och god forskningssed
Du måste bedriva forskning vetenskapligt och på ett respektfullt och etiskt sätt.
Samarbeta med andra
Bygg ut ditt nätverk, men tänk på vilka data du delar och hur när du samarbetar.
Sekretess för forskningsdata
Forskningsdata kan omfattas av sekretess, vilket innebär att du har tystnadsplikt.
Arkivera och bevara data
Forskningsdata är allmänna handlingar och ska därför arkiveras vid universitetet.
Har du en fråga om forskningsdata?
På universitetet finns ett tvärfunktionellt stöd för forskningsdatahantering, där det ingår representanter från arkiv, juridik, ITS och universitetsbiblioteket. Du kan kontakta forskningsdatastödet via ett formulär som du hittar här:
