Följ reglerna för upphandling – det är ditt ansvar
När du gör inköp i ett forskningsprojekt måste du följa upphandlingslagstiftningen eller de grundläggande principerna i lagen om offentlig upphandling (LoU). Det gäller oavsett hur forskningen är finansierad. Men om projektet får bidrag från EU är kraven extra höga. Då granskas dina inköp noggrant, och om du inte har följt reglerna kan du bli av med hela eller delar av ersättningen för projektets kostnader. Därför är det viktigt att du har koll på vad som gäller – redan innan du köper något.
Planera dina inköp
Planera tidigt i projektet vilka varor och tjänster du har behov av. På så sätt blir du inte stillastående senare i processen.
- Kontrollera om det finns någon enhet på universitetet som kan tillhandahålla varan eller tjänsten. Du får tips längre ner under rubriken "Köp av vissa varor och tjänster".
- Kontrollera om universitetet har befintliga avtal med externa leverantörer som du kan nyttja. Se e-Avrop.
- Kontrollera om det finns statliga ramavtal som du kan använda. Se avropa.se.
- Kontakta Upphandling och inköp så snart du vet att du har behov av att göra en upphandling genom att fylla i formuläret för att beställa upphandling.
Tänk på att en upphandling tar tid. Beställ därför upphandlingen så snart du kan. Uppskattningsvis tar det mellan 3 och 8 månader från det att beställningen mottagits tills dess att upphandlingen är färdig och du kan genomföra ett köp.
Köp av vissa varor och tjänster
Under följande rubriker hittar du några vanliga varor och tjänster som du kan köpa genom befintliga avtal eller av interna resurser.
Datorer, bildskärmar, telefoner
I E-beställningsportalen Wisum finns beställningsbara IT-produkter från Umeå universitets avtalsleverantörer. I Wisum hittar du bland annat datorer, bildskärmar, telefoner och tillbehör.
Gå till Wisum (UMU-id krävs)
Digital utveckling, IT-stöd och rådgivning inom IT
ITS kan hjälpa dig att ta fram en webbsida, utveckla en app eller bidra med utveckling, förvaltning eller drift av system och digitala produkter som du har behov av i ditt forskningsprojekt.
Kontakta ITS genom ITS Servicedesk för att få stöd
Forskningsutrustning, kontorsmaterial, arbetskläder
Marknadsplatsen är Umeå universitets e-beställningstjänst med allt ifrån kontorsmaterial till forskningsutrustning, arbetskläder och förbrukningsmaterial. Som besöksanvändare kan du fylla en varukorg, men bara en behörig beställare kan genomföra din beställning.
Läs mer om Marknadsplatsen i Sharepoint (UMU-id krävs)
Foto, film, trycksaker, annonser
Beställ studiofoto, pressbilder eller foto för dokumentation av Inhousebyrån vid Kommunikationsenheten, eller genom avtalade leverantörer.
Läs mer om olika tjänster på sidan Producera och beställa på Aktum (UMU-id krävs)
Eller använd grafiskt mallverktyg för att själv formge trycksaker och utskrifter som följer Umeå universitets grafiska profil.
Läs mer om Grafiskt mallverktyg på Aktum (UMU-id krävs)
IT-system eller molntjänst
Vid universitetet finns det system och molntjänster som är gemensamma och som vi bör använda i första hand.
Läs mer om olika program och tjänster du som forskare kan ha nytta av
Ibland kan det uppstå ett specifikt behov där de befintliga tjänsterna inte fungerar. För att underlätta för dig som behöver ett IT-system eller molntjänst finns det ett stödteam tillgängligt för att hjälpa till.
Ta hjälp av guiden för att köpa IT-system eller molntjänst på Aktum (UMU-ID krävs)
Kemikalier, lösningsmedel, glas- och laboratorieutensilier
Kemiförrådet är Umeå universitets lager- och beställningsservice för kemikalier och lösningsmedel, glas- och laboratorieutensilier, flytande kväve, kolsyreis, gas och mycket mer.
Läs mer om Kemiförrådet (umu.se)
Konferens, lokalbokning och evenemang
Om du behöver hjälp med konferenssamordning, bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemang kan du vända dig till universitetets upphandlade konferenssamordnare.
Sök efter "konferensförmedlare" i kategorin Resor, Boende & Konferens i e-avrop
Att planera en konferens eller event innebär en del arbete, både före, under och efter arrangemanget.
Läs mer om vad du behöver tänka på när du bokar en konferens eller event på Aktum (UMU-id krävs)
Tjänsteresor
När du ska resa i tjänsten finns det olika avtal du måste förhålla dig till. Umeå universitet har en upphandlad resebyrå där de flesta resor kan bokas, men vissa delar av tjänsteresan kan du boka genom andra avtal. På Aktum finns mer information om hur du bokar hotell, flyg, tåg, taxi, gruppresor med buss och liknande.
Läs mer om att boka tjänsteresor på Aktum (UMU-id krävs)
Transkribering
Umeå universitet har en upphandlad transkriberingstjänst för forskningsdata. Tjänsten erbjuder en säker transkribering av ljud- och videofiler som innehåller data med högt skyddsvärde, Infoklass 4. Tjänsten bygger på AI, är granskad och sker helt i Sverige.
Läs mer om transkriberingstjänsten för forskningsdata på Aktum (UMU-id krävs)
Om ditt underlag inte innehåller data med högt skyddsvärde kan du använda transkriberingstjänster som ingår i universitetets M365-licens, till exempel i Word. Du kan också köpa transkribering från statliga ramavtal för språktjänster. Vilket ramavtal som gäller beror på vilket språk transkriberingen ska ske på.
Läs mer om hur du beställer transkribering från statliga ramavtal på Aktum (UMU-id krävs)
Översättning och språkgranskning
Umeå universitet har egna ramavtal för översättning till engelska och språkgranskning på engelska. Men för övrig språkgranskning och översättning gäller statliga ramavtal.
Läs mer om den språktjänst du behöver på Aktum (UMU-id krävs)
Ta hjälp av vägledningen
Om du inte hittar något befintligt avtal som du kan nyttja eller om du har behov av att genomföra en upphandling får du hjälp av Vägledning för att köpa en vara eller tjänst på Aktum (UMU-id krävs). På den sidan hittar du också kontaktuppgifter om du behöver hjälp med att hitta befintliga avtal.
