Hjälp med ekonomisk redovisning
När det gäller den ekonomiska redovisningen, Financial Report, får du hjälp av den ansvariga ekonomiadministratören vid din institution. Tillsammans ansvarar ni för att
- rapporteringen följer både EU:s regelverk och interna rutiner
- skicka in redovisningen till EU-kommissionen – eller till koordinatorn om Umeå universitet är part i projektet
- förmedla medel vidare till andra parter i konsortiet om Umeå universitet koordinerar projektet.
Redovisningen görs elektroniskt i Funding & Tenders-portalen, EU:s system för ansökningar och projekthantering. Den ekonomiska delen ska innehålla projektets kostnader och antalet arbetade personmånader för projektperioden. Innan rapporten kan signeras i portalen ska ni skicka den till Enheten för forskningsstöd och samverkan för granskning.
Hämta granskningsmallen på Mallar för finansiering och rapportering
Utgå från den genomsnittliga växelkursen för rapporteringsperioden, enligt Europeiska centralbanken: ECB:s växelkursstatistik (ecb.europa.eu)
Ansvar för tidrapportering
Alla som deltar i projektet ska löpande dokumentera sin arbetade tid i mallen för tidredovisning. Som projektledare ansvarar du för att varje månad
- samla in deltagarnas tidrapporter
- lämna dem vidare till ansvarig ekonomiadministratör.
Genom tidrapporteringen kan ni följa upp projektet, uppfylla EU:s krav och undvika ekonomiska korrigeringar.
Hämta tidredovisningsmallen på Mallar för finansiering och rapportering
Spara underlag under hela projekttiden
För att kunna rapportera korrekt och visa hur projektets resurser har använts är det viktigt att ni inom projektet löpande sparar underlag och dokument. Till exempel:
- Ansökan och budget
- Avtal med EU-kommissionen och mellan parterna i projektet
- Prefektintyg, forskarintyg och villkor för deltagande
- Korrespondens med koordinator eller parter
- Anställningsavtal, löneuppgifter och tidrapporter
- Inköps- och upphandlingsunderlag, fakturor
- Projektuppföljning, redovisningar och revisionsintyg
Tips! Läs igenom kraven för genomförande i Annex 5, artikel 18, i ditt bidragsavtal (Grant Agreement). Se också till att dokumentationen är tillgänglig och sparas på ett sätt som gör det möjligt för andra att följa upp, utvärdera och genomföra revision, om det skulle bli aktuellt.
Förberedelser inför revision i EU-projekt
Behöver du stöd?
Om du har frågor under projektets gång kan du vända dig till Enheten för forskningsstöd och samverkan. De kan också hjälpa till i kontakterna med EU-kommissionen eller en koordinator ifall det behövs.
Kontakta forskningsstödet via rso@umu.se.
