Använd broschyr vid forskningssamarbeten
Dela broschyren Att samarbeta med Umeå universitet i forskning med din samarbetspartner för att informera om de juridiska förutsättningarna som gäller för samarbete med Umeå universitet.
Om du vill dela forskningsdata med någon som inte är anställd på en svensk myndighet, såsom samarbetspartners utanför Sverige eller företag eller en frivilligorganisation i Sverige, omfattas den personen inte av samma lagstadgade tystnadsplikt som du som myndighetsanställd. Du måste därför ta ställning till om delningen kan ske med stöd av sekretessförbehåll eller om uppgifterna kan anonymiseras eller delas på aggregerad nivå.
Sekretessförbehåll
Om mottagaren finns i Sverige kan forskningsdata med sekretess i vissa fall delas med stöd av sekretessförbehåll enligt 10 kap 14§ offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för att skydda de sekretessbelagda uppgifterna. När du delar forskningsdata med sekretessförbehåll innebär det att mottagarens rätt att förfoga över informationen begränsas. Universitetet kan till exempel hindra mottagaren från att lämna informationen vidare eller nyttja informationen i andra sammanhang än i forskningsprojektet. Det är inte möjligt att nyttja sekretessförbehåll för att dela sekretessbelagda uppgifter till samarbetspartner utanför Sverige.
Checklista för att dela forskningsdata med företag och organisationer i Sverige
Innan du delar forskningsdata med din samarbetspartner ska du:
- kontrollera om Umeå universitet har fått uppgifterna från en annan svensk myndighet eller offentlig verksamhet och den utlämnande myndigheten har fört över sekretess för uppgifterna till Umeå universitet
- göra en sekretessprövning
- utreda om sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut med förbehåll
- utreda om avtal om delning av forskningsdata behöver tecknas.
Om forskningsdata innehåller personuppgifter behöver du också:
- bedöma vilka personuppgifter som det är nödvändigt att dela
- kontakta det centrala stödteamet för forskningsdata om parterna i forskningsprojektet har ett gemensamt personuppgiftsansvar som behöver dokumenteras.
Dokumentera de överväganden som görs i samband med att du delar uppgifter, till exempel i forskningsprojektets datahanteringsplan.
Sekretessprövning
Andra aktörer, till exempel företag och frivilligorganisationer, omfattas inte av offentlighets- och sekretesslagens tillämpningsområde. Forskningsdata skyddas därmed inte av lagstadgad sekretess hos dessa. Det innebär att du som utgångspunkt inte kan dela sekretessbelagda forskningsdata med en sådan aktör.
För att skydda de sekretessbelagda uppgifterna kan du i vissa fall dela forskningsdata med sekretessbelagda uppgifter med stöd av ett sekretessförbehåll enligt 10 kap 14 § OSL. Sekretessförbehåll kan bara användas om universitetet bedömer att skaderisken försvinner vid delning av forskningsdata.
Även om delningen sker till en organisation ska förbehållet adresseras till enskilda personer eftersom förbehållet innebär att sådan person omfattas av en lagstadgad och straffsanktionerad tystnadsplikt genom sekretessförbehållet. Andra personer i den mottagande organisationen får inte ta del av de sekretessbelagda uppgifterna.
Sekretessförbehåll ska utformas som ett beslut och inte som ett avtal. Kontakta det centrala stödteamet för forskningsdatahantering för stöd i att bedöma om delning med sekretessförbehåll är möjligt och hjälp att utforma beslut om sekretessförbehåll. Det är den som ansvarar för forskningsdata som sedan beslutar om sekretessförbehåll.
Läs mer på sidorna om sekretess och forskningsdata
Avtal som reglerar delning av forskningsdata
Avtal som reglerar konfidentialitet för forskningsdata och hur data får användas kan vara en del i sekretessprövningen. Ett sådant avtal bör reglera:
- att forskningsdata inte får användas i annat syfte än för det aktuella projektet
- vad samarbetspartnern ska göra med forskningsdata efter projektets slut.
Har du en fråga om forskningsdata?
På universitetet finns ett tvärfunktionellt stöd för forskningsdatahantering, där det ingår representanter från arkiv, juridik, ITS och universitetsbiblioteket. Du kan kontakta forskningsdatastödet via ett formulär som du hittar här:
