Kom igång med projektet på rätt sätt
Tänk på att tidigt meddela prefekten och ekonomiadministratören vid din institution när du blivit beviljad medel. Då kan ni tillsammans gå igenom vad som gäller för just ditt projekt.
Så snart som möjligt efter beskedet kommer Enheten för forskningsstöd och samverkan att bjuda in till ett uppstartsmöte. Mötet är till för att underlätta projektets start genom att informera om sådant som budget, tidplan, rapportering, regler att förhålla sig till och vem som ansvarar för vad.
Få stöd i den löpande administrationen
Under projektets gång kan du vända dig till Enheten för forskningsstöd och samverkan för hjälp i frågor som rör löpande administration. De har också ansvar för att granska alla ekonomiska redovisningar innan de skickas in till EU-kommissionen.
Ta kontakt med enhetens projektstöd i god tid inför en kommande rapportering, så att ni kan få råd och information om hur processen går till.
Kontakta projektstödet
EU-expert
Projektsamordnare
Ekonom
Har du frågor rörande EU?
Funderar du kanske över Funding & Tenders-portalen, hur projektmedel hanteras internt vid universitetet eller hur du ska tolka EU:s krav på leveranser? Enheten för forskningsstöd och samverkan har goda kunskaper om EU och hjälper gärna till.
Kontakta forskningsstödet via rso@umu.se
Tips! Dokumentera från start
Börja gärna att spara och öppet hantera projektets dokumentation redan när du har fått besked om finansiering. Det kommer att underlätta både vid löpande rapportering och när det är dags för revision.
5 viktiga steg när du får besked om finansiering
1. Skicka in prefektintyg
Du som forskare behöver skicka in ett signerat prefektintyg till Enheten för forskningsstöd och samverkan: rso@umu.se – om du inte redan gjort det under ansökningsprocessen.
2. Lägg till rätt personer i Funding & Tenders-portalen
Lägg till de personer som ska ha rollerna Project Legal Signatory (PLSign) och Project Financial Signatory (PFSign) enligt instruktionerna i dokumentet Guide: Så lägger du till Legal och Financial Signatories till EU-projekt.
När rollerna är tillagda kan PLSign signera juridiskt bindande dokument, som Declaration of Honor.
Hitta guiden för att lägga till roller på sidan Mallar för finansiering och rapportering
3. Signera bidragsavtal (Grant Agreement, GA)
Universitetet ska skriva under ett bidragsavtal som beskriver projektets aktiviteter, löptid, budget, bidrag från EU:s budget samt alla rättigheter och skyldigheter. Det behöver godkännas av universitetets jurister.
• Om Umeå universitet är koordinator signerar PLSign ett bidragsavtal.
• Är universitetet part (beneficiary) signerar PLSign ett accession form.
Läs mer om processen för att ta fram ett bidragsavtal
(webgate.ec.europa.eu)
4. Signera tilläggsavtal (Supplementary Agreement, SA)
För projekt som får finansiering från Europeiska forskningsrådet (ERC) krävs ett tilläggsavtal som universitetets jurister tar fram. Den som har rollen PLSign signerar.
5. Upprätta och signera konsortialavtal (Consortium Agreement, CA)
För samarbetsprojekt ska ett konsortialavtal upprättas mellan parterna i projektet. Detta behöver universitetets jurister granska och den som har rollen PLSign skriva under.
