Bevara, lagra och arkivera
Det är i grunden ingen skillnad på att bevara, lagra eller arkivera handlingar. Alla begreppen handlar om att ta hand om information så att den finns kvar, går att hitta och kan användas när den behövs. Det innebär att spara dem för framtiden och skydda dem så att informationen inte går förlorad, förstörs eller blir oläslig. Handlingarna ska också vara ordnade och möjliga att hitta, läsa och använda över tid. För digitala data avgör handlingarnas informationsklassning vad som är ett lämpligt lagringsmedium. Analoga handlingar lagras i arkivboxar, i arkivlokal.
Däremot kan det vara så att handlingarna enbart behöver kunna hittas under en viss tid och därefter gallras (förstöras). Om de kan gallras framgår i Umeå universitets dokumenthanteringsplan.
Handlingar som beskriver projektets syfte och omfattning ska i regel bevaras, liksom publicerade avhandlingar och rapporter. Information om vad som ska bevaras finns i dokumenthanteringsplanen.
Data ska bevaras om de uppfyller något av följande kriterier:
- inomvetenskapligt värde
- värde för något annat forskningsområde
- vetenskapshistoriskt värde
- kulturhistoriskt värde
- personhistoriskt värde
- stort allmänt intresse.
Det är prefekten som fattar det yttersta beslutet om data ska gallras (förstöras) eller bevaras. Beslutet, som bör fattas i samband med att forskningsprojektet avslutas, måste vara skriftligt och ska diarieföras. Handlingarna ska hanteras vid ansvarig institution.
Gallra
Gallra betyder att förstöra allmänna handlingar och får endast göras utifrån ett gallringsbeslut. Det är dokumenthanteringsplanen som utgör gallringsbeslutet.
Innan handlingar kan förstöras måste en viss tid ha passerat, en så kallad gallringsfrist. För forskningsdata beror tiden på typ av forskning och finansiering. För forskning som finansierats av EU-medel är fristen 17 år, medan läkemedelsforskning har en frist på 25 år. För övrig forskning gäller 10 år. Innan forskningsdata kan gallras måste de lagras.
Ta backup (säkerhetskopiera)
När forskningsdata samlas in, bearbetas eller lagras måste det finnas tekniska lösningar som tar backup. Med jämna mellanrum ska en kopia på datamängden sparas ner och finnas tillgänglig ifall något skulle hända med uppgifterna under någon fas, så att arbetet inte går förlorat. Vid gallring försvinner även säkerhetskopian.
Läs mer om arkivering och om dokumenthanteringsplaner
Mer information om arkivering av forskningsmaterial hittar du i vanliga frågor och svar. Mer information om dokumenthanteringsplaner hittar du i anvisningar för dokumenthanteringsplan.
Vanliga frågor om arkivering av forskningsmaterial
Frågor och svar om arkivering och gallring av forskningsdata.
Dokumenthanteringsplan
I regelverket finns anvisningar för hur du hanterar dokument som rör din forskning.
Vill du komma i kontakt med någon om arkivering?
Om du har frågor när det gäller arkivering eller är osäker på vem som är arkivsamordnare på din institution eller enhet, kan du vända dig till Registratur och arkiv via e-post på universitetsarkiv@umu.se.
