Inför revision i EU-projekt

När krävs revisionsintyg?

Ett revisionsintyg behövs om de totala redovisade kostnaderna i projektet uppgår till

• 325 000 euro eller mer i Horisont 2020 (exklusive overhead)
• 430 000 euro eller mer i Horisont Europa (inklusive overhead).

Andra EU-program kan också kräva revision, men med andra beloppsgränser – kontrollera vad som gäller för just ditt avtal.

Utöver detta kan EU-kommissionen, Europeiska revisionsrätten eller EU:s bedrägeribekämpningsorgan (OLAF) genomföra revisioner och granskningar – både under projektets gång och upp till flera år efter att det har avslutats.

Boka i god tid

Umeå universitet har avtal med EY för revision av EU-projekt. Boka revisionen så snart som möjligt före projektperiodens slut, så att intyget hinner bli klart i tid. EU-kommissionens deadline för slutrapportering är normalt 60 dagar efter projektets slutdatum. Om Umeå universitet inte är koordinator kan intyget behöva skickas in ännu tidigare, så att koordinatorn hinner färdigställa hela rapporten. Tänk också på att planera med hänsyn till helgdagar och semestrar – både vid universitetet och hos EY.

Kostnaden för revisionsintyget är en tillåten projektkostnad och kan tas upp i den ekonomiska slutrapporten.

Kontaktperson på EY i Umeå

Sebastian Lindgren
Mejl: sebastian.lindgren@se.ey.com
Telefon: 072–179 70 64

Förbered dokumentationen

I samband med bokningen skickar EY ut en aktuell checklista över vilket material du och din projektgrupp behöver lämna in. Det är klokt att redan vid projektstart bekanta sig med dessa krav – då blir det enklare att löpande samla in rätt dokumentation.

Läs igenom EY:s förberedelselista inför revision (pdf)

Revisionsintyget (CFS)

Intyget består av två delar som ska sammanfogas till en fil innan det laddas upp i EU:s Funding & Tenders-portal i samband med slutrapporten:

1. Terms of Reference (ToR)
   Ett avtal mellan institutionen och revisionsbyrån som båda parter signerar vid starten av granskningen.
2. Granskningsrapport
   • Horisont 2020: Independent Report of Factual Findings on costs declared under Horizon 2020 Research and Innovation Framework Programme.
   • Horisont Europa: Agreed-upon procedures report on the certificate on the financial statement.

I ToR refereras även till Letter of Representation (LoR) – ett intyg som institutionen signerar. Där framgår bland annat att alla nödvändiga underlag lämnas till EY och att institutionen ansvarar för den finansiella rapporteringen. LoR skickas inte till EU-kommissionen.

Innan ni skickar in

• Be EY:s revisor mejla en kopia av intyget innan det signeras.
• Kontrollera att alla uppgifter i revisionsintyget stämmer – projekttitel, adress, tidsperiod med mera.
• Stäm av att kostnaden (exklusive moms) i intyget matchar fakturan.
• Se till att alla delar är signerade innan intyget skickas in till EU.