Använd broschyr vid forskningssamarbeten
Dela broschyren Att samarbeta med Umeå universitet i forskning med din samarbetspartner för att informera om de juridiska förutsättningarna som gäller för samarbete med Umeå universitet.
Sekretess kan ofta föras över till svenska myndigheter
Med myndighet menas här de organisationer som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen, till exempel lärosäten, regioner och kommuner.
När du delar forskningsdata med en samarbetspartner på en svensk myndighet förs sekretessen många gånger över till den mottagande myndigheten. Den som är anställd på den myndigheten omfattas då av samma sekretess som du som är anställd på Umeå universitet. Det anses sällan vara till skada eller men för den enskilda att dela forskningsdata om mottagaren omfattas av lagstadgad tystnadsplikt.
Checklista för att dela forskningsdata med en annan svensk myndighet
Innan du delar forskningsdata med svenska myndigheter ska du:
- kontrollera om Umeå universitet har fått uppgifterna från en annan svensk myndighet eller offentlig verksamhet och den utlämnande myndigheten har fört över sekretess för uppgifterna till Umeå universitet
- göra en sekretessprövning
- informera mottagaren om uppgifterna delas med överförd sekretess enligt 11 kap 3§ Offentlighets- och sekretesslag (2009:400).
Om forskningsdata innehåller personuppgifter behöver du också:
- bedöma vilka personuppgifter som det är nödvändigt att dela
- kontakta det centrala forskningsdatastödsteamet om parterna i forskningsprojektet har ett gemensamt personuppgiftsansvar som behöver dokumenteras.
Dokumentera de överväganden som görs i samband med att du delar uppgifter, till exempel i forskningsprojektets datahanteringsplan.
Om uppgifterna omfattas av sekretess för att skydda individers personliga eller ekonomiska förhållanden, enligt 7§ offentlighets- och sekretessförordningen eller 24 kap 8§ offentlighets- och sekretesslagen, kan du använda mallen för förenklad sekretessprövning som dokumentation av delningen.
Sekretessprövning
Vilket sekretesskydd som uppgifterna kommer att omfattas av efter delningen är avgörande för sekretessprövningen när du delar sekretessbelagd forskningsdata med en annan svensk myndighet. Många myndigheter har sekretessbestämmelser som de ska tillämpa på sådana uppgifter, så kallad primär sekretess.
Om mottagaren saknar primär sekretess för uppgiften kan Umeå universitetet föra över sekretessen till mottagaren om delningen sker i forskningssyfte. Överföringen av sekretess sker med stöd av 11 kap 3 § i offentlighets- och sekretesslagen.
Läs mer om överförd sekretess på sidorna om sekretess och forskningsdata
Om mottagaren har en egen primär sekretess eller om Umeå universitet kan föra över sekretessen med stöd av 11 kap 3§ OSL anses det sällan vara till men eller skada för den enskilda att uppgifterna lämnas ut.
Om mottagaren inte har en primär sekretessbestämmelse och det inte går att överföra sekretess eller bryta kopplingen mellan uppgifterna och den eller det som skyddas av sekretess är delning inte möjlig.
Informera mottagaren om överförd sekretess
Om forskningsdata delas med överförd sekretess bör mottagaren få information om att sekretess har förts över och vilken bestämmelse i OSL som mottagaren ska tillämpa. Det kan du göra genom att skicka en kopia av din sekretessprövning enligt mallen för förenklad sekretessprövning, om den är tillämplig, eller kontakta stödteamet för forskningsdatahantering som hjälper dig att ta fram informationsmaterial.
Läs mer om sekretess och forskningsdata
Avtal som reglerar delning av forskningsdata
Universitetsjuristerna rekommenderar inte att avtal tecknas med svenska lärosäten, andra myndigheter, kommuner eller regioner om hur delade forskningsdata ska hanteras eftersom dessa omfattas av lagar gällande offentlighet och arkivskyldighet. Biobanksprover utgör inte allmänna handlingar och omfattas därför inte av denna vägledning eller ställningstagandet gällande avtal.
Läs mer om att dela olika typer av forskningsdata
Dela sekretessbelagda uppgifter
Vad som gäller när du ska dela forskningsdata med sekretessbelagda uppgifter.
Dela data med personuppgifter
Vad som gäller när du ska dela forskningsdata som innehåller personuppgifter.
Dela data i etikprövad forskning
Vad som gäller i samarbeten och att dela forskningsdata i etikprövad forskning.
Avtal i forskningssamarbeten
Här får du veta när avtal behövs, tips om rättigheter till resultat och intygsmallar.
Har du en fråga om forskningsdata?
På universitetet finns ett tvärfunktionellt stöd för forskningsdatahantering, där det ingår representanter från arkiv, juridik, ITS och universitetsbiblioteket. Du kan kontakta forskningsdatastödet via ett formulär som du hittar här:
