Vanliga frågor och svar
Vad är forskningshandlingar och vad ingår där?
Forskningshandlingar är handlingar som uppstår under forskningsprojektets arbete och kan vara allt från ansökningshandlingar till analyssvar.
Handlingarna kan delas upp i:
- Administrativa handlingar: projektplaner, anslagsansökningar, kontrakt, projektbeskrivningar, korrespondens med finansiärer eller uppdragsgivare, ekonomi- och personaladministrativa handlingar.
- Primärmaterial: grundmaterial från forskningsprocessen, till exempel enkäter, intervjuer, undersökningsprotokoll, försöksprotokoll, mät- och testresultat, röntgenbilder.
- Redovisningsmaterial: delrapporter, slutrapporter och artiklar.
Vad är en allmän handling och räknas primärmaterialet som en allmän handling?
Eftersom Umeå universitet är en myndighet, omfattas universitetet av offentlighetsprincipen, och det omfattar även forskningshandlingar. Det innebär i stora drag att en allmän handling är en handling som har inkommit eller upprättats och förvaras hos myndigheten (Umeå universitet).
När du har publicerat en handling, upprättat en labbanteckning eller tagit emot ett svar på en enkät, så blir det en allmän handling.
Uppgifter i en allmän handling kan vara sekretessbelagda om det anges i sekretesslagstiftningen.
På sidorna om offentlighet och sekretess kan du läsa mer att läsa om sekretess i universitetets forskningsverksamhet.
Läs om allmänna handlingar och forskningsdata
Läs mer om sekretess och tystnadsplikt på Aktum (UMU-id krävs)
Vem är ägare av forskningshandlingarna och primärmaterialet?
Umeå universitet räknas som huvudman för all den forskning som bedrivs vid myndigheten. Det är universitetet som äger de forskningshandlingar som du som anställd forskare hanterar. Det innebär att forskningshandlingarna ska arkiveras här. Om du som forskare slutar eller byter tjänst får forskningshandlingarna inte flyttas från Umeå universitet.
Hur ska jag arkivera mina forskningshandlingar?
Varje institution ansvarar för att arkivera sina forskningshandlingar. Du bör alltid kontakta institutionens arkivsamordnare och diarieansvariga i början på ett projekt för att få information om hur forskningsmaterial ska arkiveras.
Hur de olika delarna av ett forskningsprojekt ska hanteras beskrivs i dokumenthanteringsplanen, verksamhetsområde 5 Bedriva forskning.
Innan du startar ditt forskningsprojekt måste du genomföra en informationsklassning och en risk- och sårbarhetsanalys av projektet.
Läs Anvisningar dokumenthanteringsplan (umu.se/regelverk)
Här på forskarwebben hittar du också mer relevant information:
Läs om risk- och sårbarhetsanalys
I dokumenthanteringsplanen står bland annat att ansökningar ska diarieföras, hur gör man det?
Ansökningar ska diarieföras i institutionens diarium. Kontakta institutionens diarieansvariga för att få ett diarienummer (dnr). Du ska diarieföra kontinuerligt och inte bara vid projektets slut.
Hur gör jag med diarienummer för det som ska diarieföras?
Om det är många handlingar som behöver diarieföras i ett projekt, kan det vara lämpligt att samtliga handlingar i projektet får samma diarienummer (det kallas "samlingsärende"). I andra fall passar det bättre att handlingarna får unika diarienummer. Institutionens diarieansvariga kan hjälpa till att avgöra vad som är lämpligt för just ditt ärende.
Varför måste jag arkivera det här? Det är ingen annan än jag som kommer ha användning av det ändå.
Arkivering betyder att ett material bevaras för evig tid. Allt primärmaterial behöver inte arkiveras, men det måste lagras säkert en viss tid innan det kan gallras. Gallras betyder att materialet förstörs.
Allt primärmaterial måste lagras i minst 10, 15 eller 17 år efter sista publicering, beroende på vilken typ av forskning eller finansiär det rör sig om. Efter att den sista publiceringen har skett ska prefekten besluta om materialet är så unikt och värdefullt att det ska arkiveras för framtiden eller om det ska gallras efter att lagringsperioden har löpt ut.
God forskningssed förutsätter att forskningshandlingar arkiveras i enlighet med arkivreglerna.
Allt mitt material finns på en server på institutionen eller i ett systemstöd. Hur arkiverar eller lagrar jag det?
Innan projektet startar och för att avgöra vilken nivå av säkerhet som krävs för handlingarna i ett projekt, måste du genomföra en informationsklassning och en risk- och sårbarhetsanalys.
Läs mer om informationsklassning
Läs mer om risk- och sårbarhetsanslys
Läs mer på Aktum om att lagra filer (UMU-id krävs)
Om du hanterar känsliga personuppgifter eller uppgifter som kan vara sekretessbelagda gäller högre krav på hur materialet kan hanteras än vid till exempel kemiska labbrapporter.
Materialet kan ligga kvar för lagring på den säkra ytan eller i det säkra system som materialet är upprättat i under den tid det ska lagras.
Läs om sekretess och tystnadsplikt på Aktum (UMU-id krävs)
Läs om behandling av personuppgifter i forskning
Är det något jag bör tänka på vad gäller strukturering och sökbarhet?
Säkerställ att det finns rutiner för att kontrollera forskningsdatans riktighet, att forskningsdata är korrekta och fullständiga. Se till att strukturera forskningsdata på ett enhetligt sätt och använd en genomtänkt mappstruktur. Döp filerna på ett enhetligt sätt och använd logiska namn. Säkerställ att du regelbundet tar backup.
Läs mer om hur du bör hantera forskningsdata
Läs om hur du organiserar data när du forskar
Vilket format bör jag använda för att lagra dokument och information?
Digitala filformat riskerar att bli föråldrade och därför ska du välja ett format som är lämpligt för långtidsbevarande. Det innebär att formatet ska vara vanligt förekommande, kunna läsas av många olika datorprogram och vara väl dokumenterat, så att det går att hitta en teknisk specifikation som berättar hur formatet lagrar information.
Läs mer i Riksarkivets föreskrift 2009:2 för godkända arkivformat
Vad är metadata och vad är en metadatastandard?
Metadata kan man kort säga är data om data eller information om data.
En metadatastandard är en uppsättning regler som talar om hur man ska strukturera och formulera metadata. Det förenklar överföringar av metadata och ökar sökbarheten av primärmaterialet.
Vid Universitetsbibliotekets sida om metadata beskrivs närmare vilken metadata och vilka standarder som ska användas vid forskningsprojekt.
Läs mer om metadata och hur du beskriver forskningsdata
Hur hanterar jag analogt primärmaterial?
Handlingar ska lagras och arkiveras i det format som de upprättats i. Analogt material, som pappersenkäter, bör läggas i en logisk sorteringsordning i arkivboxar. Det kan vara utifrån namn- eller personnummerordning. Arkivboxar finns att köpa i universitets e-beställningssystem.
På arkivboxen skrivs:
- vilken typ av handling som finns i materialet, till exempel enkäter
- vilket projekt handlingarna tillhör
- vilken tidsperiod handlingarna upprättades eller inkom
- övrig information som underlättar sökning i arkivboxen.
Institutionens arkivsamordnare kan hjälpa dig med material för arkivering.
Hur gör jag om jag anser att primärmaterialet ska gallras?
Efter att de fastställda 10, 15 eller 17 åren har passerat ska myndigheten ta ställning till om primärmaterialet ska gallras eller bevaras. Det är institutionens prefekt som representerar universitetet i gallringsbesluten och som måste ta ställning till om primärmaterialet har:
- inomvetenskapligt värde
- värde för något annat forskningsområde
- vetenskapshistoriskt värde
- kulturhistoriskt värde
- personhistoriskt värde
- stort allmänt intresse.
Om prefekten bedömer att primärmaterialet ska gallras, ska ett gallringsprotokoll fyllas i och diarieföras vid berörd institution.
Hur fylls gallringsprotokollet i?
Ett gallringsprotokoll ska innehålla uppgifter om:
- vilken mängd handlingar eller data som har gallrats, vilket anges i hyllmeter eller i datamängd
- vilket datum gallring har skett
- vilken författning som hänvisas till för gallring, vilket finns i dokumenthanteringsplanen
- prefektens underskrift.
Vill du komma i kontakt med någon om arkivering?
Om du har frågor när det gäller arkivering eller är osäker på vem som är arkivsamordnare på din institution eller enhet, kan du vända dig till Registratur och arkiv via e-post på universitetsarkiv@umu.se.
