Nytt sätt att redovisa externa medel

SUHF, Sveriges universitets- och högskoleförbund, gjorde under 2007 en jämförelse mellan lärosätena och fann att kostnaderna beräknades mycket olika på olika håll, vilket gör "avdragen" svåra att motivera för finansiärerna.
Umeå universitet har t.ex hittills dragit en schablonkostnad om 12 procent för universitetsgemensamma resurser direkt när anslaget kommit, medan andra lärosäten gjort på andra sätt.

– Universiteten är skyldiga att ha full kostnadstäckning även för externa bidrag, så att även forskningsprojekt är med och betalar för stödverksamhet i form av ledning, utrustning, lokaler och så vidare, förklarar budgetchef Per Ragnarsson.

Detta har upplevts problematiskt för några större stiftelser och fonder, som haft inskrivet i sina statuter att insamlade medel enbart får användas för forskning och inte för kostnader för ledning och administration.

Ny gemensam modell

Därför beslutade SUHF i november 2007 att införa en ny modell. Det man vill uppnå är dels att alla lärosäten ska använda samma beräkningsgrunder, dels att tydliggöra vilka kostnader som tas med och därigenom förhoppningsvis få finansiärerna att bidra i högre utsträckning.

– Ett exempel är lokalkostnader, som tidigare ingått i "overheaden", men det är ju egentligen ingen administrativ kostnad utan något som behövs för nästan all forskning och därför en "naturlig kostnad", säger Per Ragnarsson.

Nytt blir också att hela bidraget går direkt ut till forskningsprojektet, och att man där drar kostnader för till exempel personaladministration, forskningsadministration, lokaler med mera. Mer pengar till institutionerna alltså, men också mer kostnader på institutionsnivå.

Ökad tydlighet, minskad flexibilitet

– Det leder nog till större tydlighet om vart pengarna går, säger Bengt Järvholm, dekan på medicinsk fakultet.
– Det blir mer uppenbart vad man betalar för, och det kan leda till rationaliseringar eller att man lär sig arbeta smartare. Men det påverkar också hur vi kan organisera arbetet och ledningen, och det är nog så viktigt ur mitt perspektiv – om vi får icke önskvärda styreffekter.

Kristin Palmqvist, professor och prefekt på institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap (EMG), håller med om att flexibiliteten minskar.
– Jag kan förstå att det är otillfredsställande för en forskningsfinansiär om det bara läggs på en schablonavgift för overhead på varje projekt. Är det verkliga kostnader eller bara slentrian? Så långt är tanken god. Men att gå hela vägen och bara belasta projekt med faktiska kostnader är rent ogörligt på en institution där vi knappt kan räkna antalet personer från månad till månad och där flera projekt ofta delar personal och lokaler, eller samma projekt finansieras av flera finansiärer.

Som exempel påpekar hon att man i en budgetprocess, långt innan man vet hur många projekt man tar hem, inte vet om ett, två eller tio projekt ska dela på kostnader för administration och lokaler – som man rimligen bokar i förväg och i båda fallen har lång uppsägningstid för.
– I fleråriga projekt kan kostnaderna dessutom variera kraftigt mellan åren, inte minst för oss som har en del av verksamheten utomhus – och sådan berörs inte alls av detta.

Stora skillnader mellan institutioner

Per Ragnarsson berättar att man tidigare tagit ut samma schablon för stödverksamhet för forskning som för grundutbildning, men att man nu sett att administrationen för utbildningen är mer krävande. I framtiden blir det alltså relativt sett lägre uttag för forskningsprojekt.
– Detta är alltså inget sätt att höja avgifterna generellt, totalt sett ska uttaget vara detsamma. Den nya modellen kan givetvis slå lite olika mot enskilda institutioner.

Ett fall där det blir svårt att skipa omedelbar rättvisa gäller de storinstitutioner där mycket av administrationen sköts på enheter/avdelningar nivån under "institution".
– Det kan nog bli spänningar mellan institutioner, eftersom olika delar inom storinstitutionen kan ha olika andel forskning och utbildning, olika mycket stödpersonal, men nu ska betala lika mycket, säger Bengt Järvholm.

Eftersom kostnaden för stödverksamhet läggs på institutionsnivå – någon lägre nivå finns inte i den nya modellen – kan det inledningsvis upplevas dyrt för sådana institutioner som "delegerat" administrationen nedåt.

En annan slags klurighet är utbildningsprogram som berör många men inte alla institutioner och där det är rationellt att sköta administrationen av gemensamma resurser på central fakultetsnivå, till exempel läkarprogrammet. Det är då knepigt att lösa detta utan att man för över resurser mellan olika utbildningsprogram.

Projekt till stöd för införandet

Nu är det meningen att sådana stötestenar ska malas till smågrus under resans gång. Sedan mars 2008 har en projektgrupp och flera referensgrupper med representanter för berörda parter – bland annat budgetsamordnare – arbetat med den här typen av frågor för att göra införandet så smidigt som möjligt.

– En fråga som ofta dykt upp handlar om att detta skapar mer administration. Dels en puckel vid införandet, och därefter lite mer än det varit hittills, eftersom vi haft en väldigt enkel modell förut. Och det är inget att sticka under stol med att det blir mer – men vi får samtidigt ett bättre verktyg för ekonomistyrning, säger Per Ragnarsson och får medhåll av rektor Göran Sandberg.

–  Den nya redovisningsmodellen är nödvändig för att vi ska kunna ha koll på våra administrativa kostnader. Grundprincipen är att vi ska använda så mycket av våra resurser som möjligt till utbildning och forskning. Vi har inte haft full kontroll över kostnaderna tidigare,  det nya systemet ger oss mycket bättre möjligheter till det, säger Göran Sandberg.

Förhoppningsvis leder detta också till en mer rättvis konkurrens mellan lärosätena, när alla kommer att följa en gemensam modell.
– Allt blir inte exakt lika, men nu finns ändå gemensamma principer, till exempel om vilka poster som ska ingå i lokalkostnader. Dessutom träffas de lärosäten som har medicinsk fakultet löpande för att lösa gemensamma frågor och nå samsyn, säger Per Ragnarsson.

Redaktör: Michael Nordvall