NYHET Nu är det nya kontakthanteringssystemet Mira igång. Ett system som är gemensamt för hela universitetet.
Här kan institutioners och enheters samarbete med exempelvis näringsliv, myndigheter, organisationer, finansiärer och andra intressenter lagras.
– Hittills har man på olika håll suttit med Excel-ark, hembyggda system eller bara haft alla kontakter i huvudet. När de personerna försvinner av någon anledning, går också kunskaperna och relationerna förlorade. Nu kan allt samlas på ett ställe, så att alla kan dra nytta av varandras kontakter, förklarar projektledaren Malin Vikström på enheten för näringsliv och samhälle, ENS.
Det är lite av "äntligen" för hennes del, då förstudien gjordes redan 2006, men implementeringen försenades på grund av ENS' omorganisation.
– Först ville vil införa ett CRM-system (Customer relationsship Management) för att under lätta arbetet inom ENS, men så tänkte vi lite längre och förundersökningen visade också att det var ett universitetsgemensamt system vi skulle satsa på, säger Malin.
Mira kan vara till nytta på många sätt. Anvädnarna kan ta ut statistik om vilken samverkan man har, om antalet examensarbeten eller praktikplatser, identifiera branscher och söka olika kontaktpersoner, se vilka som är intresserade av forskningssamarbete eller har deltagit i olika arrangemang. Det blir även ett viktigt verktyg för fundraisingen som drar i gång under 2010.
Kvaliteten i kontakten med det omgivande samhället blir högre i och med att den högra handen vet vad den vänstra gör.
– När kunder kontaktas av någon institution kan de ibland, förvånat, förklara att redan pratat med universitetet. För kunden är Umeå universitet ett, och man förstår inte avrför olika institutioner eller enheter ringer om samma sak, förklarar Malin.
Systemet körs nu skarpt och ett tjugotal personer ska utbildas under hösten. Inom ett par år beräknas några hundra anställda vara inne. En som testar att använda MIra är Susanne Vikström, samverkansansvarig vid fakulteten för teknik och naturvetenskap.
– Jag tycker det är ett lättöverskådligt system, men det finns vissa saker vi vill ändra på och vidareutveckla. Mindre justeringar ska ske under hösten, så att det blir helt anpassat för just de behov Umeå universitet har.
Susanne ser stora fördelar med Mira i det egna arbetet.
– Det spar mycket tid, eftersom jag kan göra effektiva sökningar inför exempelvis utskick. Dessutom blir kundkontakten bättre, då jag vet vem som varit i kontakt med vem tidigare. Det är ett professionellt verktyg, och det är ingen slump att stora företag anvädner sig av liknande system, konstaterar Susanne.
Samtidigt är det ett levande system som blir det användarna gör det till.
– Det är roligt att så många är positiva till arbetsverktyget, men det kräver att användarna verkligen för in de kontakter man haft med företag och personer. konstaterar projektledaren Malin Viklund.
Redaktör: Susanne Wiklund