NYHET Flexibla kontor utan fasta arbetsplatser har blivit en självklar del av det moderna arbetslivet. Men för många chefer har omställningen inneburit mer stress, sämre överblick och svårare arbetsvillkor. En ny studie från Umeå universitet visar hur aktivitetsbaserade kontor förändrar chefsrollen, och riskerar att försämra chefernas arbetsmiljö.
Chefer samlade i en modern kontorsmiljö, en arbetsform som enligt ny forskning kan innebära ökad press och nya utmaningar.
Bild Ulrika SahlénNärvarande, tillitsfull och engagerat ledarskap är en friskfaktor i arbetslivet. Om chefen blir för belastad försvinner chefens möjlighet att stödja medarbetarna
Aktivitetsbaserade kontor bygger på idén att medarbetare och chefer ska kunna välja arbetsplats efter uppgift. Det kan handla om öppna ytor för samarbete, tysta rum för koncentration eller mindre mötesrum för samtal. Fasta skrivbord ersätts av flexibla miljöer som ska främja både effektivitet och samarbete.
Men för många chefer har verkligheten sett annorlunda ut.
En ny studie från Umeå universitet och Institutet för stressmedicin (ISM) vid Västra Götalandsregionen visar att aktivitetsbaserade kontor i grunden förändrar chefsrollen. Cheferna i studien beskriver ökad stress, sämre överblick och svårigheter att leda i vardagen och flera chefer upplever också att arbetsmiljön blivit för krävande.
– Forskning visar att närvarande, tillitsfull och engagerat ledarskap är en friskfaktor i arbetslivet, och om chefen blir för belastad försvinner chefens möjlighet att stödja medarbetarna, säger Anita Pettersson-Strömbäck som är en av forskarna bakom studien.
Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i två organisationer som infört aktivitetsbaserade flexkontor. Intervjuerna genomfördes 12–18 månader efter omställningen, vilket gav forskarna möjlighet att studera hur den nya arbetsmiljön påverkat ledarskapet över tid. Resultaten visar att även om kommunikation och samarbete i vissa fall kan stärkas, hamnar dessa fördelar ofta i skuggan av nya utmaningar i det dagliga arbetet.
En av de största utmaningarna handlar om bristen på avskildhet. I aktivitetsbaserade kontor saknas ofta fasta, tysta arbetsplatser. Det gör det svårare att hantera känsliga samtal, som feedback, rehabiliteringsfrågor eller personalärenden.
Även korta samtal kräver att chefen letar efter ett ledigt rum. Det kan väcka frågor och nyfikenhet bland kollegor och samtalen kan därför upplevas som mer laddade, vilket försvårar hanteringen av känsliga frågor och skapar en pressande arbetssituation.
– Du blir så synlig i ditt ledarskap i det aktivitetsbaserade kontoret, det blir som att stå på en scen oavsett vad du behöver prata med din medarbetare om, det kan vara både neutral, positiv och negativ feedback från chefen, säger Pettersson-Strömbäck.
Många chefer beskriver också att arbetsdagen blivit mer splittrad, med fler avbrott och högre mental belastning. Samtidigt har det blivit svårare att ge stöd till medarbetare när avskildhet saknas. Den minskade fysiska överblicken gör det dessutom svårare att följa teamens behov i det dagliga arbetet.
Utöver de praktiska utmaningarna upplever cheferna också administrativa svårigheter, särskilt vid rekrytering och anpassningar av arbetsmiljön. Samtidigt hamnar de i ett tydligt dilemma. De förväntas försvara organisationens beslut om kontorsformen, men ska också leva upp till sitt ansvar för arbetsmiljön.
– Här behöver organisationen tänka till, så att man inte sätter cheferna i en situation som inte går att lösa. Tanken att ”one size fits all” är inte funktionell, den fysiska miljön måste ta höjd för olikheter, både utifrån verksamhetens och medarbetarnas behov och förutsättningar, säger Pettersson-Strömbäck.
Resultaten visar på att det fanns fall där den ökade belastningen ledde till att chefer valde att lämna sin tjänst, även om de hade lång erfarenhet inom yrket. Att samtliga 33 chefer beskriver liknande erfarenheter tyder enligt forskarna på strukturella problem.
Ett genomtänkt aktivitetsbaserat kontor kan fungera mycket bra, men det gäller att verkligen göra hemläxan innan man sjösätter konceptet
Den ökade pressen på chefer riskerar att sprida sig i organisationerna och påverka både arbetsmiljö, kvalitet och möjligheten att behålla erfarna ledare.
– Om inte den fysiska kontorsmiljön ger möjlighet att stödja verksamheten och medarbetarna skjuter man ansvaret för att fixa problemen till chef, som sen inte har mandat att åtgärda dem. Långsiktigt är det en ohållbar lösning, säger hon.
Forskarna betonar att aktivitetsbaserade kontor inte nödvändigtvis är fel i sig. Men de kräver rätt förutsättningar och att tillgång till funktionella miljöer och stödytor är viktig. Det behövs också tydliga kommunikationsrutiner och ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Chefer behöver mandat och resurser för att kunna anpassa arbetsmiljön efter verksamhetens behov.
– Ett genomtänkt aktivitetsbaserat kontor kan fungera mycket bra, men det gäller att verkligen göra hemläxan innan man sjösätter konceptet. Som en arkitekt en gång sa: ”det är billigare att sudda (på ritningen och i sina processbeskrivningar för övergången till det aktivetsbaserade kontoret) än att riva och bygga nytt, avslutar Anita Pettersson-Strömbäck.
Intervjuerna har analyserats med en induktiv, tematisk metod. Resultaten ger ny kunskap om chefers arbetsvillkor i en kontorsform som blivit allt vanligare, men som fortfarande är relativt lite utforskad ur ett ledarskapsperspektiv.
För dig som är mer intresserad av att läsa mer om hur man kan tänka kring aktivitetsbaserade kontor finns Checkflex. Det är ett verktyg som är tänkt att stödja övergången till och förvaltningen av verksamhet i flexkontor med aktivitetsbaserat arbetssätt.
