För blivande leverantörer

Så blir du leverantör

Håll koll på våra annonser om upphandlingar. De annonseras i upphandlingsverktyget e-Avrop.

Lagen om offentlig upphandling reglerar vilka inköp som Umeå universitet måste annonsera samt på vilket sätt. Mer information om inköpsregler finns hos Upphandlingsmyndigheten.

Alla våra upphandlingar genomförs via systemet e-Avrop. Det innebär att alla handlingar publiceras där, frågor och svar hanteras där och du lämnar ditt anbud i systemet. Inga handlingar hanteras i pappersform.

För att du enkelt ska kunna ta del av upphandlingarna är det bra om du är registrerad i systemet.

Förutsättningar för att kunna teckna avtal med universitetet är bland annat att:

• Företaget är registrerat och har F-skattsedel.
• Företaget betalar skatter och sociala avgifter.
• Företaget inte är dömt för kriminell verksamhet, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.
• Ytterligare krav kan tillkomma. Mer information om dem hittar du i respektive upphandling.

Att tänka på när du lämnar anbud

För att ta del av handlingarna och lämna anbud behöver du vara registrerad i upphandlingssystemet e-Avrop.

Läs samtliga handlingar i god tid och kontrollera sista datum för att ställa frågor och sista datum att lämna anbud. Information kan finnas både i systemet och i bifogade handlingar.

Notera kraven. Ställ frågor så tidigt som möjligt. Påtala eventuella brister i upphandlingsdokumenten så tidigt som möjligt under anbudstiden. Frågor ställs i systemet där de även besvaras.

• Se till att ni uppfyller de krav som ställs.
• Anbud lämnas delvis genom att fylla i uppgifter i upphandlingssystemet men också genom att bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas.
• Slutför anbudet i upphandlingsverktyget i rätt tid. Vi får inte acceptera ett anbud som kommer in för sent och har mycket små möjligheter att begära in kompletteringar.
• Vid tekniska problem kontakta e-Avrop, som också ser till att ni får bekräftelse på att anbudet är inlämnat.
• All återkoppling från universitetet avseende anbudet görs i systemet där även tilldelningsbeslutet annonseras.
• Fram till att avtal tecknats sker kommunikationen i systemet.

Så upphandlar vi

Umeå universitet är en myndighet och inköpen ska ske i enlighet enligt Lagen om offentlig upphandling 2016:1145. Det innebär att myndigheten alltid ska sträva efter att upphandla varor, tjänster och entreprenader i konkurrens.

Konkurrensen ska upprätthållas genom följande förhållningssätt:

Icke diskriminering
Den upphandlande myndigheten får inte diskriminera en leverantör på grund av nationstillhörighet, vare sig leverantören kommer från ett land inom eller utanför EU, och förfrågningsunderlagen får inte innehålla diskriminerande krav.

Likabehandling
Anbudsgivare och anbudssökande ska få så lika förutsättningar som möjligt att delta i upphandling. Informationen ska vara lika och tillgänglig för alla samtidigt.

Proportionalitet
Förfrågningsunderlaget får inte innehålla krav som inte är nödvändiga för den aktuella upphandlingen. De krav som den upphandlande enheten eller myndigheten ställer ska ha samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.

Transparens
Den upphandlande enheten eller myndigheten är skyldig att lämna information om upphandlingar och hur anbudsgivare och anbudssökande praktiskt går till väga vid upphandlingar. Upphandlingsprocessen ska vara förutsägbar och öppen. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Upphandlaren får inte heller frångå de krav som har ställts.

Ömsesidigt erkännande
En upphandlande enhet eller myndighet som vill att en anbudsgivare ska visa att denne uppfyller vissa krav, måste godta bevis och intyg även från behöriga myndigheter i andra länder.

Upphandlingsprocessen

Behov
Ett behov av en vara eller tjänst uppstår inom Umeå universitet. Behovet definieras i ett förfrågningsunderlag.

Framtagning av förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är det samlade underlaget som beskriver vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på anbudsgivaren och föremålet för upphandlingen samt hur anbud kommer att utvärderas.

Förfrågningsunderlaget består av flera dokument. Till exempel inbjudan, administrativa föreskrifter, tekniska kravspecifikationer, avtalsförslag, övriga bilagor samt standardbestämmelser.

Annonsering
Annonsering av upphandlingen sker i upphandlingssystemet E-avrop och på Umeå universitets webbplats. Upphandlingar med lågt värde, så kallade direktupphandlingar, behöver inte annonseras.

Anbud in
Leverantören svarar på frågorna i systemet och laddar upp eventuella bilagor.

Kvalificering och anbudsprövning
Anbudsgivaren och anbuden kontrolleras och utvärderas enligt beskrivning i förfrågningsunderlaget.

Tilldelning
Ett beslut om tilldelning annonseras i systemet, där det framgår vilken/vilka leverantörer som vunnit upphandlingen. Avtal kan tecknas tidigast tio dagar senare.

Avtalsskrivning
Avtal tecknas med vinnande leverantör/leverantörer.

Uppföljning
Uppföljning av Avtalen sker kontinuerlig under avtalsperioden.

E-handel

Umeå universitet jobbar löpande med anslutningar till våra avtalsleverantörer i beställningssystemet. För kontakt e-bestallning.ea@umu.se