Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.
Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.
På Institutionen för klinisk vetenskap forskar och undervisar vi inom flertalet ämnesområden i nära samarbete med de fyra Norrlandsregionerna. Undervisning ges inom läkarprogrammet och logopedprogrammet, men även som fristående kurs i barn- och ungdomspsykiatri samt rättsmedicin. Vi har internationellt erkända forskningsmiljöer där bredden av ämnesområden möjliggör innovation och samarbete över gränser. De flesta av våra forskare och lärare arbetar kliniskt och våra lokaler finns på regionsjukhusen i Östersund, Sunderbyn, Sundsvall och Umeå.
Vi söker dig som vill arbeta brett inom administration och har erfarenhet av administrativt arbete på universitet eller högskola!
Du blir en del av vårt trevliga arbetslag av administratörer inom Institutionen för klinisk vetenskap som arbetar med kommunikation, ekonomi-, HR-, utbildnings- och institutionsadministration.
Arbetsuppgifter
Arbetet som institutionsadministratör är en självständig och bred roll, som kommer att utvecklas i takt med verksamheten. Du arbetar nära den administrativa chefen och institutionsledningen och stödjande mot potentiellt samtliga medarbetare inom institutionen.
En viktig och växande uppgift är IT-säkerhet och du är institutionens IT-kontaktperson gentemot universitetet. Du administrerar inköp av arbetsutrustning, ansvarar för licenshantering samt administrerar våra anknutna medarbetare och deras åtkomst till universitetets IT-tjänster. Du medverkar vid institutionsmöten för att sprida kunskap om bland annat IT-säkerhet och applikationerna inom Office-paketet såsom Teams, Forms och Planner, samt Zoom. Du skriver och informerar även via institutionens intranät.
Därutöver administrerar du en stor del av våra övriga inköp samt hanterar upphandlingsfrågor och utgör som sådan en viktig stödfunktion till institutionens anställda och anknutna medarbetare.
Till området IT-säkerhet hör även hantering av forskningsdata och i dessa frågor kommer du att ha ett nära samarbete med institutionens koordinator. Arkivering och säker lagring av avslutad forskning är områden där vi gärna ser att du bidrar med kompetens för effektiv hantering.
I ditt arbete kommer studieadministration av grundutbildning och forskarutbildning ingå, liksom stöd och samarbete med biträdande prefekter för respektive område. Du administrerar kursplattformen, publicerar scheman och examinationsuppgifter och deltar i vissa möten för att skriva minnesanteckningar. I arbetet ingår att arrangera workshops och seminarier och du kommer att ha en nyckelroll inför och vid våra disputationer. I ditt arbete ingår att formulera inbjudningar, hantera anmälningar, beställa lokaler och förtäring.
Andra administrativa arbetsuppgifter kan också förekomma
Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen och några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete vid universitet eller högskola. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och har erfarenhet av att agera teknisk support vid möten. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.
Erfarenhet av administration av såväl grundutbildning som forskarutbildning inom högskolesektorn är meriterande liksom arbete med de studieadministrativa system som Umeå universitet använder, exempelvis Ladok och Canvas.
Du är utåtriktad och har gott ordningssinne, samarbetsförmåga och god förmåga att självständigt ta ansvar för och lösa förekommande arbetsuppgifter. Du är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt, vilket inkluderar nyttjandet av AI.
Eftersom rollen innebär samverkan med många olika parter ska du ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter i situationer där man periodvis arbetar under tidspress. Erfarenhet av samarbete våra samarbetspartners Norrlandsregionerna är meriterande. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Villkor
Intervjuer genomförs löpande under ansökningstiden. Tillträde efter överenskommelse.
Läs mer om institutionen på: https://www.umu.se/institutionen-for-klinisk-vetenskap/
Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
