Information till dig som är värd

Tack för att du ställer upp som en av Umeå universitets värdar för en hedersdoktor eller pristagare under Årshögtiden!

Information från ceremonimästaren

Att tänka på för dig som värd

Det är en viktig uppgift att se till så att våra festföremål (hedersdoktorer och pristagare) känner sig välkomna och trygga vid sin vistelse här i Umeå under högtidshelgen så att upplevelsen blir så värdig och trevlig som sig bör.

Som värd för ett festföremål förväntas du hjälpa din gäst och se till så att alla praktikaliteter löses. Det är bra om du har tänkt igenom vad som kan uppstå så att du innan frågorna uppstår kan förklara och lösa eventuella situationer. Förberedelse är a och o. Sedan finns du till hands och löser de frågor som ändå uppstår.

Några grundläggande riktlinjer

Vilken typ av hjälp festföremålet behöver är naturligtvis individuellt, men här är några grundläggande riktlinjer:

• Se till att festföremålet har ditt mobilnummer och e-mailadress.
• Se till att du har festföremålets mobilnummer.
• Din uppgift som värd är att se till att festföremålets vistelse i Umeå blir så bra som möjligt. Kolla hur hen tar sig till hotellet vid ankomsten. Kanske är det en bra start att du hämtar upp vid flyget.
• Om du har möjlighet att hämta och skjutsa festföremålet och följa hen dit hen ska så ser vi gärna att du gör det.
• Stäm gärna av med festföremålet att hen har koll på klädseln vid mottagningen och ceremoni och bankett. Observera dock att universitetet inte betalar för hyra av klädsel. 

Obligatoriska och frivilliga inslag i högtiden

Programmet för Årshögtiden kan du se nedan. Festföremålen väljer själv vad hen vill gå på, förutom följande som är obligatoriska (om hen deltar vid Årshögtiden):

För pristagare:
-         föreläsning med prisutdelning.

För hedersdoktorer:
-         övning
-         föreläsning
-         processionsmingel
-         ceremoni.

Därtill är det valfritt att delta vid fakultetslunchen, banketten och rektors mottagning, men anmälan krävs.

Notera att det är ditt ansvar som värd att festföremålet finns på plats i god tid till de obligatoriska punkterna i Årshögtidens program.

Föreläsning

Alla hedersdoktorer, professorer och vetenskapliga pristagare håller var sin föreläsning. Pristagare som delar pris föreläser dock tillsammans. 

Se hela föreläsningsprogrammet.

Information om föreläsningarna

Föreläsningen på 20 minuter för hedersdoktorer och 15 minuter för pristagare bör vara av populärvetenskaplig karaktär för allmänheten och handla om personens forskning, arbete eller liknande ämne. Efter pristagarens föreläsning delas priset ut.

• Det är bra om festföremålet är i god tid innan sin föreläsning.
• Festföremålen ska ta med presentationen på en USB-sticka.

Information till dig som är värd för en hedersdoktor

Introduktion av hedersdoktor vid föreläsningen

Din uppgift som värd är att introducera din hedersdoktor före föreläsningen. Din presentation får vara max 2 minuter lång och hålls på engelska om hedersdoktorn föreläser på engelska, annars på svenska.

Innan du håller din presentation hälsar salsvärden (en representant från fakulteten) pubiken välkommen och lämnar över ordet till dig.

Insignier

Hedersdoktorn får en doktorshatt (medicinska fakulteten) eller lagerkrans (övriga fakulteter), en guldring och ett diplom.

Lagerkransar, ringar och hattar finns att prova vid övningen fredag 18 februari kl. 13.30 i Aula Nordica.

Ringar kan justeras hos Umeå Ur & Guld, Kungsgatan 50, på fredag efter övningen eller efter högtiden. 

Utlägg för hedersdoktor med svenskt personnummer

Utlägg för hedersdoktor med svenskt personnummer

För att underlätta hanterandet av ev. utlägg (dock inte för hyra eller inköp av kläder) ber vi dig se till att din hedersdoktor:  

• fyller i följande blankett: Räkning_utlägg_LA05 (Wordblankett som laddas ner när du klickar på länken)
• registrera sitt lönekonto hos Danske Bank (pdf, skickas via e-post)
• ger dig originalkvittona.

Blanketten och kvitton skickar du sedan till följande personer på kansliet:         

Medfak      Jenny Kurki, jenny.kurki@umu.se 
Tek-nat          Ola Berglund, ola.berglund@umu.se   
Samfak     Elisabet Torstensson, elisabet.torstensson@umu.se
Humfak         Kathrine Flyborg, kathrine.flyborg@umu.se  

Om du har frågor om utlägg kan du vända dig till din kontaktperson på kansliet. 

Utlägg för hedersdoktor som inte har svenskt personnummer

För att underlätta hanterandet av ev. utlägg (dock inte för hyra eller inköp av kläder) ber vi dig se till att din hedersdoktor fyller i följande blankett:  

• Danske Bank - UTLAND  
• Kontobevis/Proof of Acount
  Detta begär personen ifråga från sin bank eller om denne kan göra ett utdrag från sin digitala bank. Den information som behöver finnas med är :
  - Personens namn och adrss, för att säkerställa vems kontobevis det är
  - Personens banknamn och bankens adress
  - Bank Identifier Code (BIC)
  - Personens internationella bankkontonummer, IBAN
  
  Om personen inte har IBAN nummer så behöver LA personens bankkontonummer.
  - Fedwire/Routing number
  - Om personens hemma bank inte kan ta emot utländska transaktioner så behöver LA veta deras mellanbanks kontouppgifter

Här finns mer information om utbetalning av lön och ersättning till utländska medborgare.

Utöver detta behövs:  

• Blankett Expense Claim för reseutlägg (signerat i Edusign av prefekt/chef)   
• Kvitton i original skickas in separat med internposten.    

 Om även lön (t.ex. timarvode) ska utbetalas behövs också

• Sink-application  (underskrift av den anställde behövs ej) 
• en kopia av hedersdoktorns pass/legitimation  
    

Allt, förutom kvitton, skickas digitalt till SINK.loneadm@umu.se för vidare handläggning. 

Om du har frågor om utlägg kan du vända dig till fakultetskansliet. 

Resebyrån Express Global Business Travel (GBT)

Resebyrån Express Global Business Travel (GBT) har bokat resa och hotell till hedersdoktorn och nedan finns kontaktuppgifter. 

Notera att e-posten inte bevakas under kvällar/helger och om man ringer utanför kontorstid, debiteras jourarvode.

se.travel@amexgbt.com

08-50 25 23 01

Länk till hedersdoktorns information

Här kan du se informationen som din hedersdoktor får.

Information till dig som är värd för en pristagare

Pristagarnas resa och logi

Priskommittéerna betalar för pristagarens och ev. respektives resa och logi om pristagaren inte bor i Umeå. Se till att den hitresande pristagaren vet vad som gäller beträffande bokning av resa och hotell, rese- och hotellkostnader och var en eventuell faktura ska sändas om pristagaren bokar själv.

Diplom och prisutdelning i samband med föreläsningen

Pristagares diplom ombesörjs – och bekostas – av respektive priskommitté. Om du beställer diplomet via Inhousebyrån, Inhousebyran@umu.se, tänk på att göra beställningen i god tid innan.

Vi ser till att diplom delas ut till pristagare som föreläser. Lämna i så fall diplomet till Marika Wahlberg, Kommunikationsenheten, senast 14 oktober.
Om pristagaren inte föreläser är det priskommitténs ansvar att se till att pristagaren får diplomet.

Pristagare som föreläser får sitt diplom av salsvärden i samband med föreläsningen och då är det förstås trevligt om du som värd kan vara på plats.

Länk till pristagarens information

Här kan du se informationen som din pristagare får.

 

Årshögtidens program

Valfri klädsel om inget annat anges

Torsdag 17 oktober

Pedagogiskt samtal och prisutdelning
Kl. 10.15-12.30, Ljusgården, Lärarutbildningshuset

Två moderatorer leder de pedagogiska pristagare i ett pedagogiskt samtal. I samband med samtalet delas även priserna ut till de pedagogiska pristagarna.

• Alla är välkomna och det är valfritt att delta.

Fredag 18 oktober

Invigning av utställning
Kl. 11.00-11.30, Universitetsbiblioteket

I anslutning till Årshögtiden arrangeras en utställning om årets alla festföremål i universitetsbiblioteket. Den invigs under festliga former och vid invigningen håller en pristagare eller en hedersdoktor håller ett kort föredrag.

• Vi hoppas att både du och festföremålet kommer på invigningen. Alla är välkomna, men det är valfritt att delta.

Fakultetens lunch
Kl. 12.00, Hjortron, Universum

Separat inbjudan har skickas ut från varje fakultet och dekanen bestämmer vilka som bjuds.

Anmälan krävs.

Obligatorisk övning för hedersdoktorer
Kl. 13.30-ca 15.00, Aula Nordica

Efter lunchen hålls en generalrepetition av ceremonin i Aula Nordica då lördagens ceremoni gås igenom och hedersdoktorerna får prova sin doktorsring och lagerkrans eller doktorshatt.

• Följ gärna hedersdoktorn till aulan och hämta gärna när övningen är slut. Du behöver inte vara med under övningen.

Rektors mottagning
Kl. 18.00-20.00, Brashörnan, Universum.
Klädsel: Mörk kostym.

Rektor bjuder in dig och en medföljande gäst (respektive eller kollega) samt festföremålet och en medföljande gäst till en mottagning med övriga hedersdoktorer, nya professorer, pristagare, universitets- och fakultetsledning. Vid mottagningen serveras snittar och vin. Anmälan krävs.

• Om festföremålet deltar är det bra om du också deltar. 
• Följ festföremålet till mottagningen och stannar så länge hen är kvar.

Lördag 19 oktober

Föreläsningar och prisutdelning
9.00-12.00 i Samhällsvetarhuset och Humanisthuset

I anslutning till Årshögtiden brukar hedersdoktorerna, de nya professorerna och de vetenskapliga pristagarna hålla en föreläsning över ett självvalt ämne. Det är 10 minuters paus mellan varje föreläsning.

Efter pristagarens föreläsning delas diplomet ut av salsvärden.

Du som är värd för en hedersdoktor håller en kort introduktion innan föreläsningen (se under rubrik Introduktion av hedersdoktor vid föreläsningen ovan).

Se hela föreläsningsprogrammet.

Obligatoriskt processionsmingel för hedersdoktorer
Kl. 16.00 i Universitetsklubben
Klädsel: Högtidsdräkt.

Hedersdoktorerna och övriga som ska gå i processionen samlas på ett mingel innan ceremonin. Under fakultetsmarskalkarnas ledning ställer de sedan upp i processionen.

• Se till att hedersdoktorn vet när och var hen ska vara på plats.
• Du deltar inte vid minglet, men ta gärna hand om hedersdoktorns gäster innan ceremonin, särskilt om hen bara har med sig en gäst.

Högtidsceremoni
Kl. 17.00 i Aula Nordica.
Klädsel: Högtidsdräkt.

Vid ceremonin sitter hedersdoktorerna på scenen, tillsammans med de nya professorerna. Hedersdoktorns eventuella gäster placeras tillsammans med dig och din eventuella gäst i salongen.

Pristagarna bjuds till ceremonin som åskådare och om pristagaren går på ceremonin är det trevligt om du som värd också gör det. Ni placeras i så fall tillsammans i salongen.

Bankett
Ca 19.00 i Universum.
Klädsel: Högtidsdräkt.

Banketten börjar direkt efter ceremonin med en välkomstdrink. Förrätt, huvudrätt och dessert serveras med vin eller alkoholfria alternativ. Under middagen hålls några kortare tal. Berörda talare tillfrågas i förväg. Efter kaffet bjuder Renhornen upp till dans. Anmälan krävs. Vid banketten sitter du vid samma bord som festföremålet. 

Kostnad för banketten
Festföremålet och en medföljande gäst samt du och en medföljande gäst bjuds av universitetet till banketten.

Festföremålet kan på egen bekostnad bjuda ytterligare gäster för 1050 kr för vuxna och 650 kr för personer under 18 år. Fakturan skickas till festföremålet efter högtiden.

Klädsel

Läs mer om de klädkoder som gäller vid de olika tillfällena under Årshögtiden.
Är du osäker på klädseln eller undrar var man kan hyra frack i Umeå, hör av dig till arshogtid@umu.se.