Information till dig som är värd

Tack för att du ställer upp som en av Umeå universitets värdar för en hedersdoktor eller pristagare under Årshögtiden!

Information från ceremonimästaren

Att tänka på för dig som värd

Det är en viktig uppgift att se till så att våra festföremål (hedersdoktorer och pristagare) känner sig välkomna och trygga vid sin vistelse här i Umeå under högtidshelgen så att upplevelsen blir så värdig och trevlig som sig bör.

Som värd för ett festföremål förväntas du hjälpa din gäst och se till så att alla praktikaliteter löses. Det är bra om du har tänkt igenom vad som kan uppstå så att du innan frågorna uppstår kan förklara och lösa eventuella situationer. Förberedelse är a och o. Sedan finns du till hands och löser de frågor som ändå uppstår.

Några grundläggande riktlinjer

Vilken typ av hjälp festföremålet behöver är naturligtvis individuellt, men här är några grundläggande riktlinjer:

• Se till att festföremålet har ditt mobilnummer och e-mailadress.
• Se till att du har festföremålets mobilnummer.
• Din uppgift som värd är att se till att festföremålets vistelse i Umeå blir så bra som möjligt. Kolla hur hen tar sig till hotellet vid ankomsten. Kanske är det en bra start att du hämtar upp vid flyget.
• Om du har möjlighet att hämta och skjutsa festföremålet och följa hen dit hen ska så ser vi gärna att du gör det.
• Stäm gärna av med festföremålet att hen har koll på klädseln vid mottagningen och ceremoni och bankett. Observera dock att universitetet inte betalar för hyra av klädsel. 

Obligatoriska och frivilliga inslag i högtiden

Programmet för Årshögtiden kan du se nedan. Festföremålen väljer själv vad hen vill gå på, förutom följande som är obligatoriska (om hen deltar vid Årshögtiden):

• övning
• föreläsning
• processionsmingel
• ceremoni.

Därtill är det valfritt att delta vid fakultetslunchen, banketten och rektors mottagning, men anmälan krävs.

Notera att det är ditt ansvar som värd att festföremålet finns på plats i god tid till de obligatoriska punkterna i Årshögtidens program.

Föreläsning

Alla hedersdoktorer, professorer och vetenskapliga pristagare håller var sin föreläsning. Pristagare som delar pris föreläser dock tillsammans eller så håller en av dem föreläsningen. 

Se föreläsningsprogrammet.

Information om föreläsningarna

Föreläsningen på 20 minuter bör vara av populärvetenskaplig karaktär för allmänheten och handla om personens forskning, arbete eller liknande ämne.

• Det är bra om festföremålet är i god tid innan sin föreläsning.
• Festföremålen ska ta med presentationen på en USB-sticka.

Information till dig som är värd för en hedersdoktor

Introduktion av hedersdoktor vid föreläsningen

Din uppgift som värd är att introducera din hedersdoktor före föreläsningen. Din presentation får vara max 2 minuter lång, för att inte ta för mycket tid från hedersdoktorns föreläsning. Presentationen hålls på engelska om hedersdoktorn föreläser på engelska, annars på svenska.

Innan du håller din presentation hälsar salsvärden (en representant från fakulteten) publiken välkommen och lämnar över ordet till dig.

Taxi, resa och hotell

Resebyrån Express Global Business Travel (GBT) har bokat hedersdoktorns flygresa till och från Umeå.

• Kolla med hedersdoktorn hur hen tar sig till och från flyget.
• Om du inte har möjlighet att skjutsa hedersdoktorn och kollektivtrafik inte är möjlig/lämplig, tänk på att eventuella taxiresor under vistelsen kan vara bra att förbeställa. Notera att frågor om vilka utlägg som hedersdoktorn eventuellt kan få ersättning för besvaras av fakultetskansliet
• Rum för din hedersdoktor är bokade på Elite Mimer. Incheckning är kl. 15.00 och utcheckning är kl. 11.00.

Viktiga kontaktuppgifter:
– Resebyrån GBT nås för frågor om resan på se.travel@amexgbt.com och 08-50 25 23 01. Notera att e-posten inte bevakas under kvällar/helger och om man ringer utanför kontorstid, debiteras jourarvode.

– Flygtaxi nås för ev. ändring eller avbokning på 010-140 77 77 (Support för Kammarkollegiets avtalskunder). Välj Knappval #1 Akut ändring eller avbokning av befintlig bokning eller efterlysning av bil.

– Hotell Mimer ligger på Kungsgatan 75 och kan nås på info.mimer@elite.se eller tel. 090-203 94 00.

– Universitetets resesamordnare Annica Lindmark nås på tjansteresor@umu.se. Om du behöver kontakta henne utanför kontorstid är det effektivast att ringa 070-344 55 61.

 

Utlägg för hedersdoktor med svenskt personnummer

För att underlätta hanterandet av ev. utlägg (dock inte för hyra eller inköp av kläder) ber vi dig se till att din hedersdoktor:  

• fyller i följande blankett:  Räkning_utlägg_LA05.
• registrera sitt lönekonto hos Danske Bank med hjälp av mobilt bank-ID
• ger dig originalkvittona.
   

Blanketten och kvitton skickar du sedan till följande personer på kansliet:         

Tek-nat: Ola Berglund, ola.berglund@umu.se   
Samfak: Elisabet Torstensson, elisabet.torstensson@umu.se

Om du har frågor om utlägg kan du vända dig till din kontaktperson på kansliet. 

Utlägg för hedersdoktor som inte har svenskt personnummer

För att underlätta hanterandet av ev. utlägg (dock inte för hyra eller inköp av kläder) ber vi dig se till att din hedersdoktor fyller i följande blankett:  

• Bankkonto utland (underskrivet av hedersdoktorn, går bra att scanna in).
• Kontobevis/Proof of Acount
  Detta begär personen ifråga från sin bank eller om denne kan göra ett utdrag från sin digitala bank. Den information som behöver finnas med är:
  - Hedersdoktors fullständiga namn och adress
  - Hedersdoktors banks namn och bankens adress
  - Bankens BIC- Bank Identifier code
  - Bankens IBAN nummer- Bank Account number

Om banken saknar IBAN nummer så behövs hedersdoktorns bankkontonummer.
- Fedwire/Routing number
- Om hedersdoktors bank inte kan ta emot utländska transaktioner så behöver LA veta deras mellanbanks kontouppgifter.

Här finns mer information om utbetalning av lön och ersättning till utländska medborgare.

Utöver detta behövs:  

• Blankett Expense Claim för reseutlägg (signerat i Edusign av prefekt/chef).
• Kvitton i original skickas in separat med internposten. 
• Sink-application  (underskrift av den anställde behövs ej).
• En kopia av hedersdoktorns pass/legitimation . 

Allt, förutom kvitton, skickas digitalt till SINK.loneadm@umu.se för vidare handläggning. 

Om du har frågor om utlägg kan du vända dig till fakultetskansliet. 

Länk till hedersdoktorns information

Här kan du se information till hedersdoktorer.

Information till dig som är värd för en pristagare

Informera pristagare om resa och hotell

Priskommittéerna betalar för pristagarens och en ev. respektives resa och logi om pristagaren inte bor i Umeå. Se till att den hitresande pristagaren vet vad som gäller beträffande bokning av resa och hotell, rese- och hotellkostnader och var en eventuell faktura ska sändas om pristagaren bokar själv.

Lämna diplom senast 8 oktober

Inhousebyrån producerar diplomet enligt inlämnade uppgifter. När diplomet är tryckt ansvarar den som tar emot diplomet för signering och att det lämnas till Marika Wahlberg, Kommunikationsenheten, senast 8 oktober.

Om pristagaren inte deltar vid ceremonin är det priskommitténs ansvar att se till att pristagaren får diplomet.

Länk till pristagarens information

Här kan du se information till pristagaren.

Årshögtidens program

Valfri klädsel om inget annat anges

Torsdag 15 oktober

Pedagogiska samtal och prisutdelning
9.00–12.30 i Ljusgården, Lärarutbildningshuset

Två moderatorer leder årets pedagogiska pristagare samt excellenta lärare i ett pedagogiskt samtal. I samband med samtalet delas även de pedagogiska pristagarnas diplom ut.

• Alla är välkomna och det är valfritt att delta.

Fredag 16 oktober

Invigning av utställning skapad av Universitetsbiblioteket
11.00–11.45 i Vardagsrummet, Humanisthuset.

I anslutning till Årshögtiden arrangeras en utställning om årets alla festföremål i universitetsbiblioteket. Den invigs under festliga former och vid invigningen håller professor Karin Neutel sin föreläsning "Fleshing Out Humanity: Death, Intelligence, and Space Travel​" och lättare förfriskningar serveras.

• Vi hoppas att både du och festföremålet kommer på invigningen. Alla är välkomna, men det är valfritt att delta.

Fakultetens lunch
12.00 i restaurangen på hotell Björken

Separat inbjudan har skickas ut från varje fakultet och dekanen bestämmer vilka som bjuds.

Anmälan krävs.

Obligatorisk övning för hedersdoktorer och pristagare
13.30–ca 15.00 i Aula Nordica (OBS! Ingång till Aula Nordica via tentamenshuset Aurora)

Efter lunchen hålls en generalrepetition av ceremonin i Aula Nordica då lördagens ceremoni gås igenom. Hedersdoktorer får prova sin doktorsring och lagerkrans eller doktorshatt.

• Följ gärna festföremålet till aulan och hämta gärna när övningen är slut. Du behöver inte vara med under övningen.

Rektors mottagning
18.00–20.00 i restaurang Bygden, Bildmuseet
Klädsel: Mörk kostym.

Rektor bjuder in dig och en medföljande gäst (respektive eller kollega) samt festföremålet och en medföljande gäst till en mottagning med övriga hedersdoktorer, nya professorer, pristagare, universitets- och fakultetsledning. Vid mottagningen serveras snittar och vin.

Anmälan krävs.

• Om festföremålet deltar är det bra om du också deltar. 
• Följ festföremålet till mottagningen och stannar så länge hen är kvar.

Lördag 17 oktober

Föreläsningar och prisutdelning
9.00–12.00 i Samhällsvetarhuset och Humanisthuset

I anslutning till Årshögtiden brukar hedersdoktorerna, de nya professorerna och de vetenskapliga pristagarna hålla en föreläsning över ett självvalt ämne. Det är 10 minuters paus mellan varje föreläsning.

• Du som är värd för en hedersdoktor håller en kort introduktion innan föreläsningen (se under rubrik Introduktion av hedersdoktor vid föreläsningen ovan).

Obligatoriskt processionsmingel för festföremålen
14.30 i Universitetsklubben (OBS! Ingång till Aula Nordica via tentamenshuset Aurora)
Klädsel: Högtidsdräkt.

Hedersdoktorerna, vetenskapliga pristagare och övriga som ska gå i processionen samlas på ett mingel innan ceremonin. Under fakultetsmarskalkarnas ledning ställer de sedan upp i processionen.

• Se till att hedersdoktorn vet när och var hen ska vara på plats.
• Du deltar inte vid minglet, men ta gärna hand om hedersdoktorns gäster innan ceremonin, särskilt om hen bara har med sig en gäst.

Högtidsceremoni
15.00 i Aula Nordica (OBS! Ingång till Aula Nordica via tentamenshuset Aurora)
Klädsel: Högtidsdräkt.
(valfri klädsel för publik som inte deltar vid banketten)

Vid ceremonin sitter hedersdoktorerna och pristagarna på scenen, tillsammans med de nya professorerna. Festföremålets eventuella gäster placeras tillsammans med dig och din eventuella gäst i salongen.

Busstransport för bankettgäster
Efter ceremonin från Aula Nordica till restaurang Äpplet 

Efter ceremonin går det busstransport till restaurang Äpplet för anmälda gäster som ska delta vid banketten. Naturligtvis går det även bra att ta egen bil eller annan egen transport till Äpplet.

Bankett
Ca 18.00-02.00 i restaurang Äpplet.
Klädsel: Högtidsdräkt.

På restaurang Äpplet serveras en aperitif och toastmaster ger tecken när det är dags att gå till bords.

Förrätt, huvudrätt och dessert serveras med vin eller alkoholfria alternativ. Under middagen hålls några kortare tal. Berörda talare tillfrågas i förväg. Efter kaffet bjuder Renhornen upp till dans. Vid banketten sitter du vid samma bord som festföremålet. 

Anmälan krävs.

Kostnad för banketten
Festföremålet och en medföljande gäst samt du och en medföljande gäst bjuds av universitetet till banketten.

Festföremålet kan på egen bekostnad bjuda ytterligare gäster för 1200 kr för vuxna och 700 kr för personer under 18 år. Fakturan skickas till festföremålet via e-post efter högtiden.

Klädsel

Läs mer om de klädkoder som gäller vid de olika tillfällena under Årshögtiden.
Är du osäker på klädseln eller undrar var man kan hyra frack i Umeå, hör av dig till arshogtid@umu.se. 

• Stäm av med festföremålet att hen förstår vad klädkoderna innebär, särskilt för ceremonin. 

Transport och garderob

Taxi- och privata bilar kan köra ända fram till huvudingången vid Aurora för att släppa av passagerare innan ceremonin. 

Parkeringen Biologen på Gösta Skoglunds väg är gratis under ceremonin.

Busstransporten mellan ceremoni och bankett erbjuds till alla anmälda bankettgäster.

Ett tips om du åker taxi är att förbeställa din hemresa. 

Det finns fri garderob för ytterkläder i Aurorahuset och i restaurang Äpplet.