Begreppen lagring, katalog, repositorium och arkiv är centrala för forskningsdatahantering, men kan vara vanskliga att skilja åt.
Ordet lagring betecknar enbart utrymmet där forskningsdata eller information lagras. Informationen behöver inte passas in i någon särskild ordning på en lagringsyta, även om en ordning kan finnas för att underlätta arbetet. Därför behöver man i första hand lagring med en flexibel struktur under pågående projekt där organisationen av data kan vara mer flytande.
Det är viktigt att vara medveten om att molntjänster ofta inte är säkra nog för känsliga data. ITS är universitetets specialister på att hitta lämpliga lagringslösningar. De kan även ge råd om informationssäkerhet.
Tjänster för att lagra filer och hantera dokument (Aurora)
IT-tjänster och IT-stöd för forskning
En katalog är en samling med metadata som beskriver innehåll. Metadata och innehåll kan finnas i samma resurs, men innehållet kan även lagras någon annanstans än katalogen. Samma metadata kan finnas i flera kataloger.
Nationell katalog för forskningsdata (Svensk nationell datatjänst, SND)
Registrera forskningsdata i SND:s katalog
Ett repositorium är ett sätt att hantera och organisera forskningsdata som omfattar katalog, lagring, kuratering och tillgängliggörande av data över tid. Repositoriet innehåller organiserad och i någon mån paketerad information. Repositorium lämpar sig bättre för "färdiga" forskningsdata där arbetet och därmed även beskrivningen av data har avstannat och nått en mer stabil form.
Projektets data behöver inte ligga öppet i repositoriet, det viktiga är att repositoriet innehåller metadata om forskningsdata på ett sätt som gör det möjligt att förstå hur man hittar projektets data och de begränsningar som finns för åtkomst. Det innebär att det kan vara möjligt att vara generös med metadata men samtidigt skydda och begränsa tillgången till forskningsdata.
Både arkiv och repositorier kan vara fysiska eller digitala och innefattar ofta någon form av lagring, men ordet repositorium används i högre grad för digitala resurser.
Ett arkiv är en plats och en struktur för långtidslagring och bevarande som är tätt sammankopplat med repositorium i den meningen att det är en ordnad och strukturerad resurs. Ett regelrätt arkiv, till exempel arkivet här vid universitetet, har dessutom ansvar för att arkivlagen uppfylls.
Att informera sig, göra strategiska överväganden och upprätta en datahanteringsplan.
Att bibehålla ett långsiktigt arbete med projektets forskningsdata under forskningsprocessen.
Att avsluta forskningsprojektet med väl underbyggda beslut om projektets data.