Styrning, ekonomi, planering och uppföljning

Den 20 februari 2019 fastställde universitetsstyrelsen Anvisningar för verksamhetsplanering 2020-2022 och budget år 2020, vars syfte är att samla universitetsövergripande planeringsförutsättningar som avser fakulteternas, Lärarhögskolans, Universitetsförvaltningens och Universitetsbibliotekets arbete med verksamhetsplanering 2020–2022 och budget för år 2020.

Följande instruktion syftar till att lämna planeringsförutsättningar för aktiviteter som ska utföras under 2022 och ange datum för rapporteringar under året. Instruktionen riktar sig i huvudsak till fakulteter, Lärarhögskolan, Umeå universitetsbibliotek och Universitetsförvaltningen (hädanefter kallat fakulteter), även om vissa anvisningar också innefattar tidpunkter och information till institutioner, arbetsenheter och förvaltningsenheter (hädanefter kallat institutioner). Detsamma gäller centrum, om inte annat föreskrivs i centrumets instruktion. Fakulteterna ansvarar för att vidareförmedla relevanta anvisningar till institutioner.

Den treåriga verksamhetsplanen för Umeå universitet bygger på de verksamhetsplaner som fastställts av fakulteter, lärarhögskolan, universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen. Dessa planer utgör underlag till ny verksamhetsplan för Umeå universitet 2020-2022. Verksamhetsplaner och utmaningar ser delvis olika ut för fakulteter, lärarhögskolan, universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen. Det som formuleras i de universitetsgemensamma temana/prioriteringarna är det som är gemensamt och prioriterat för alla verksamheter. Planen ska verkställa genom tillitsbaserad styrning och ledning. Det innebär också att arbetet med att ta fram verksamhetsplaner förändrats i förhållande till tidigare år.

Dokumentet utgör gemensamma riktlinjer och förutsättningar samt övergripande tidplan för budgetarbetet inför år 2023. Dokumentet beskriver universitetsövergripande budgetförutsättningar respektive specifika budgetförutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning och utbildning på forskarnivå, samt universitetsgemensamma funktioner. Vidare ingår även Umeå universitets övergripande tidplan för budgetprocessen inför 2023 samt en bilaga innehållande stöd för inlämning av underlag till budget. Anvisningarna riktar sig i huvudsak till fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen. Dokumentet avser främst anvisningar för det årliga budgetarbetet. I syfte att ge verksamheten ökad långsiktighet omfattar anvisningar för verksamhetsplanering treårsperioder.

Dokumentet utgör Universitetsstyrelsens beslut om budget för Umeå universitet för år 2022 samt ekonomisk plan för år 2023-2024.

Universitetsstyrelsen beslutade 2021-06-09 att fastställa Budget 2022 Umeå universitet inkl. ekonomisk plan 2023–2024. Utifrån universitetsstyrelsens beslut fattar rektor detaljbeslut om fördelning av kostnader och anslag till fakulteter, Lärarhögskolan m.fl. för år 2022.

Syftet med följande dokument är att sammanställa anvisningar för uppföljning av verksamhetsåret 2021. Här ingår främst anvisningar för uppföljning av verksamheten, kvalitetssystem, ekonomi, m.m.

Regel för universitetsgemensamma projekt syftar till att tydliggöra och tillhandahålla stöd och systematik för de utvecklingsprojekt som initieras. Dokumentet ersätter också den tidigare regeln för universitetsgemensamma projekt och uppdrag (dnr 100-733-10).

Planen anger Umeå universitets riskanalys enligt förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) samt planerade förebyggande åtgärder och riskhantering för att minimera och förebygga att risken uppstår. I planen anges från och med år 2020 även kontrollmoment för varje förebyggande åtgärd. På så sätt har de båda dokumenten Riskanalys och Kontrollplan förts samman till ett gemensamt dokument.

Enligt internrevisionsförordningen (2006:1228) ska universitetsstyrelsen besluta om riktlinjer för internrevisionen. Regler för internrevisionen vid Umeå universitet omfattar bl.a. anvisningar kring internrevisionens organisering, oberoende och uppgifter.

Ekonomistyrreglerna tydliggör huvudprinciper för ekonomistyrning inom universitetet, samt ansvar och befogenheter för universitetets chefer gällande ekonomi. I ekonomistyrreglerna anges även vad som ingår i ansvaret för budget, ekonomisk uppföljning och prognos, samt vid bokslut.

Statligt upphandlade ramavtal som endast gäller leasing kan avropas av institution/enhet utan att kalkyl och ifrågasättande av ramavtal behöver göras vid varje enskilt avrop. Vid köp gäller inte undantaget.

Regel för under vilka förutsättningar extern uppdragstagare (juridisk person) får anlitas (direktupphandlas) för undervisning vid Umeå universitet.

Den handlar om hur Umeå universitet tillämpar lagen om offentlig upphandling vid anskaffningar och köp.

Inköp av varor och tjänster ska ske från de leverantörer universitetet har ramavtal med, om inte internt utbud kan nyttjas. Om vare sig internt utbud eller ramavtal finns ska inköp ske via objektsupphandling eller, om förutsättningar för detta föreligger, direktupphandling. I denna regel anges under vilka förutsättningar direktupphandling får ske.

Riksgälden har upphandlat ett nytt ramavtal för korttjänster. Umeå universitet har avropat på detta avtal som gäller från den 1 januari 2018. Samtliga fysiska kort med myndigheten som betalningsansvarig, byts ut mot ett kortlöst inköpskonto där myndigheten är betalningsansvarig. Hanteringen flyttas från Personalenheten till Ekonomienheten. I regeln beskrivs användningsområde, villkor, ansvar och beloppsgränser.

Dokumentet reglerar interna köp och försäljningar av personalens insatser vid Umeå universitet. Reglerna ska tillämpas i samtliga fall vid köp och försäljning av tjänster inom universitetet där två parter inte har träffat överenskommelse som avviker från reglerna. Reglerna tydliggör när internfakturering eller omkontering av lönekostnad ska ske, hur timkostnad beräknas och vilka gemensamma kostnader som ska inkluderas. Dokumentet innehåller särskilda regler för undervisande respektive forskande och teknisk-/administrativ personal.

Regeln innehåller bestämmelser angående hantering och ansvar för kontanter genom kontantkassa och växelkassa vid Umeå universitet. Kontanthanteringen har minskat avsevärt under de senaste åren. Det är i linje med dagens allt mer kontantlösa samhälle. Grundregeln för universitetets försäljningsverksamhet är att den ska faktureras.

Policyn anger under vilka förutsättningar universitetet har möjlighet att ta emot donationer utifrån bestämmelser som framgår av lag och förordning.

I föreliggande handläggningsordning beskrivs ansvarsfördelning och process för universitetets arbete med donationer av ekonomiska tillgångar.

Policyn beskriver övergripande hur Umeå universitet, utifrån givna förutsättningar, ska agera i kapitalförvaltningen av Umeå universitets anknutna stiftelser. I policyn anges därför ansvar och uppföljning av förvaltningen samt regler för placering gällande tillgångsslag, etik och hållbarhet.

Dokumentet beskriver de regler och rutiner som gäller för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. I bilagan framgår vilka finansiärer som beviljats hel eller delvis medfinansiering. Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer men det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet undantag ska vara begränsat. I samtliga fall ska beslutad rutin för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade.

Handläggningsordningen vänder sig till institutioner/motsvarande som hanterar externa forskningsbidrag. Syftet är att visa på de olika momenten i handläggning av forskningsbidrag, tydliggöra ansvar och fungera som ett stöd i hanteringen. En översyn och uppdatering av befintlig handläggningsordning har genomförts med anledning av rektors besluts- och delegationsordning som fastställdes 2016-12-20, dnr FS 1.1-1570-16. Dokumentet har därför uppdaterats under våren 2017.

Beloppsgränsen för materiella anläggningstillgångar och för aktivering av ny-, till- och ombyggnad av annans fastighet blir 25 000 kr från och med 1 januari 2018. Inventering ska ske en gång per år enligt Ekonomienhetens anvisningar.

Handläggningsordningen anger klassificering av kurser utifrån ämnesinnehåll.

Vissa externa finansiärer kräver revision av beviljade bidrag som inte kan utföras av Riksrevisionen, vilket innebär att tjänsten måste köpas av externa revisionsbyråer. För EU-finansierade projekt har praxis varit att respektive projekt bekostar denna revision.

Anställda vid Umeå universitet har, precis som övriga anställda inom statlig förvaltning ett särskilt ansvar att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Allmänheten ska kunna förlita sig på att universitetet inte fattar beslut på felaktig grund eller för saken ovidkommande intressen. Bestämmelserna om tagande av muta och givande av muta gäller både offentlig och privat sektor men man kan konstatera att domstolarna ställer särskilt höga krav på anställda inom den offentliga sektorn.

Det finns ingen bestämd definition av begreppet representation, men vanliga kostnader för representation är till exempel mat och dryck. Representation kan vara extern eller intern och olika regler gäller för dessa. Representation är en viktig del av universitetets verksamhet. Reglerna för representation hittar du i Ekonomihandboken, kapitel 8. Universitetet har som myndighet ett viktigt ansvar att vara återhållsamma när det gäller representation, den får aldrig vara lyxbetonad. Universitetets verksamhet granskas kontinuerligt av revisorer, finansiärer och media och det är av största vikt att vi följer gällande regler. Varje tillfälle av representation ska vara noga planerad, gärna tillsammans med ekonomiadministratör och i förväg förankrad med chef.

Myndigheten är skyldig att besluta vilka anställda som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten ska fastställas i delegationsordning. En förteckning över de personer som har denna ätt u och uppdateras kontinuerligt. Som en viktig del av chefens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut om föranleder framtida utbetalningar. Det ekonomiska ansvaret innebär: att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet, att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler.

Detta styrdokument reglerar modellen för medfinansiering av gemensamma kostnader som tillämpas från och med år 2023.